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Best Practice: VAEB

Transformation entstaubt Versicherungsträger

Das Angebot der Versicherungsanstalt für Eisenbahnen & Bergbau (VAEB) ist vielfältig: Sie deckt mit Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung alle drei Sparten ab, zudem betreibt sie österreichweit zahlreiche Stützpunkte.

„Die Unterlagen wurden immer auf Basis von Papier ausgetauscht, was eine große Herausforderung darstellte. Unser Wunsch war daher: möglichst wenig Papier – ganz papierlos wird es nie gehen“, sagt Renate Molnar, Leiterin der Organisationseinheit Gesundheit & Service im Geschäftsbereich Gesundheit und Innovationen, im Gespräch mit der COMPUTERWELT. „Für uns war außerdem wichtig, dass der Versicherte immer Auskunft bekommt. Damit muss der Mitarbeiter, egal wo er sitzt, auf die entsprechenden Dokumente zugreifen können – nicht nur stationär, sondern auch unterwegs.“ Kurz: Der Ruf nach einer digitalen Lösung wurde immer lauter.

Von Anfang an gepasst

Als Projektleiterin hat Renate Molnar zahlreiche Produkte und Anbieter evaluiert. „Wir sind vor folgender Wahl gestanden: Eigenentwicklung, SER, mit der wir bereits eine Partnerschaft hatten, oder Ausschreibung.

Der Aufwand für eine Eigenentwicklung wäre zu groß gewesen, um überhaupt starten zu können. Außerdem gab es schon sehr viele Lösungen, warum sollten wir das Rad neu erfinden? Die Gespräche mit der SER waren von Anfang an sehr positiv. Die Hilfestellungen waren nicht oberflächlich, sondern tiefgehend; die Mitarbeiter zeigten sich engagiert. Kurz: Es hat von Anfang an gepasst.“ VAEB entschied sich also für SER und die ECM-Lösung Doxis4.

Molnar und ihr Team haben sich entschlossen, zunächst den Posteingang zu digitalisieren. Der Wunsch nach Weiterverarbeitung führte zum elektronischen Workflow: „Wir haben einen Workflow aufgesetzt, der sehr umfangreich ist. Er inkludiert heute unter anderem Stellungnahmen, Fristen und Rückmeldungen. Der Workflow verteilt sich heute über alle Abteilungen. Es reicht oft das Drücken eines Button, damit lassen sich viele Schritte automatisieren.“ Das dritte Projekt, das VAEB mit Doxis4 umgesetzt hat, betraf die Organisation der internen Projektakten. Jetzt stehen digitale Akten mit einem Registerbaum zur Verfügung, der sich an dem jeweiligen Projekt orientiert.

Am Ende zählt die Kundenzufriedenheit

Was die Einführung von Doxis4 gebracht hat? „Es fallen viele manuelle Schritte weg, wie z.B. das Herumtragen der Akten. Man muss natürlich auch sagen, dass mit dem Scannen, Beschlagworten und Archivieren Schritte hinzugekommen sind, die es davor nicht gegeben hat. Die Ersparung beträgt pro Person ein paar Minuten. In Summe aber bei 400 Mitarbeitern und beim gegebenen Stundensatz erspart man sich über fünf Jahre gesehen Millionen Euro. Die Qualität der Arbeit wird besser und man hat mehr Zeit für die Versicherten. Am Ende des Tages zählt die Kundenzufriedenheit – und die ist unbezahlbar“, so Molnar abschließend.

Auszüge aus einem Artikel der computerwelt.at (Autor: Wolfgang Franz)

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10.08.2015   Calender Best Practice  |  ECM

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