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Standpunkt: Personalbeschaffung

Stille Reserven

Nicht jeder Personalbeschaffung liegt ein tatsächlicher Personalbedarf zugrunde. Man könnte auch von einer betrieblichen „Schnittstellen-Problematik“ sprechen, wie nachfolgend deutlich wird: Gibt es mehr Arbeit als die Ressourcen scheinbar leisten können, wird ein Personalbedarf angemeldet, der wiederum häufig zu einem Beschaffungsprozess führt. Inwieweit die Ressourcen z.B. durch den Einsatz moderner Softwarelösungen wie ECM (Enterprise Content Management) dauerhaft entlastet werden können, kommt nur selten auf den Prüfstand.

Woran liegt das eigentlich? Die Personalbeschaffung ist ureigene Aufgabe der HR, während die technologische Arbeitsplatzgestaltung der IT in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Fachabteilung obliegt. Damit wird deutlich, dass Ressourcendenken und Intransparenz der betrieblichen Abläufe die Effizienz in Hinblick auf den Einsatz wertvoller Ressourcen ausklammern und stattdessen durch Personalbeschaffung kompensieren möchten. Das Potenzial an „Stillen Reserven“ ist demnach eines der größten bislang ruhenden Handlungsfelder.

Wenn man Personalbedarf nicht zu wirtschaftlich vertretbaren Aufwänden am Arbeitsmarkt decken kann, ist die Überlegung nur folgerichtig, die Büroarbeit auf den Computer zu übertragen und zu automatisieren. Dabei geht es nicht primär darum, Mitarbeiter durch Computer zu ersetzen, sondern Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikation und ihrer Kompetenzen mit der richtigen Arbeit zu betrauen. Und die heißt nicht: Nach Informationen zu suchen, manuell Prozesse zu managen und Daten zu erfassen, Fileverzeichnisse händisch zu pflegen, Papierdokumente in Ordner zu heften…

Immer mehr Geschäftsprozesse lassen sich automatisiert, flexibler und in höchster Qualität abwickeln. Am Beispiel der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung, Bestell- und Auftragsabwicklung etc. wird deutlich, dass bislang papiergebundene Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch intelligent automatisiert werden können.  

Die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes wirkt sich wiederum positiv auf die Personalbeschaffung aus. Besonders jüngere, hochqualifizierte Mitarbeiter legen Wert auf einen modernen Arbeitsplatz und informelle Souveränität. Schließlich ist es ein großer Unterschied, ob ein qualifizierter Mitarbeiter seinen Informationsbedarf aus den eAkten einer modernen Enterprise Content Management-Software wie Doxis4 stillen kann, oder ob er den Informationen im Unternehmen hinterher laufen muss. Ob er mehrere Stunden am Tag Mails senden und organisieren muss, oder sich stattdessen kreativ am Unternehmenserfolg beteiligen kann.

Die Organisation der Unternehmen und Verwaltungen wird zunehmend auf Projekt- und Teamarbeit umgestellt, bei der nicht mehr die Summe der Arbeitsergebnisse eines Einzelkämpfers gefragt ist, sondern der Teamerfolg, was bestmögliche Information und Kommunikation der Beteiligten fordert.

Die Produktivität ist zunehmend unabhängig vom Standort des Arbeitsplatzes, was eine Digitalisierungsstrategie von Unternehmen und Verwaltungen abverlangt. Papier ist standortgebunden und scheidet damit als Informationsmedium aus. Telearbeit hat schon manchem Unternehmen und mancher Verwaltung bei der Personalbeschaffung geholfen, während sich ansonsten die Bewerber wahrscheinlich für höher dotierte Stellen entschieden hätten. Das Beispiel der Stadt Göttingen belegt, wie sich eine Verwaltung als Arbeitgeber mit Unterstützung durch Doxis4 attraktiver machen kann.

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24.06.2014   Calender Standpunkt  |  ECM

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