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Standpunkt: BPM

Regeln bestätigen die Ausnahmen

Dort, wo bestmögliche menschliche Beurteilungen und Entscheidungen getroffen werden müssen, erweisen sich zu eng definierte Prozessmodelle als nachteilig. Was tun, wenn ein dringendes Anliegen vom Kunden eine Entscheidung fordert, die es im Modell nicht gibt? Getroffen werden muss sie trotzdem. Die Erkenntnis, dass Ausnahmen die Regel bestätigen, hilft beim klassischen Business Process Management (BPM / Workflow) mit starren Modellen nicht weiter. Mit dem neuen Doxis4 Task & Process Management verfolgen wir einen anderen Ansatz.

Alles geregelt?

Die Abläufe im Unternehmen müssen geregelt und vor allem jederzeit nachvollziehbar sein. Das gilt für Vorgänge und Aufgaben innerhalb des Teams, die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und der Umgang mit Kunden und Lieferanten. Wer macht was bis wann? Wie ist der aktuelle Status? Welche Informationen sind für die einzelnen Aufgaben relevant? Mit Tabellen und E-Mails ist das längst nicht mehr zu stemmen.

Immer gleich ablaufende Prozesse lassen sich in ein Modell gießen, das Optimierung, Automatisierung und Effizienzsteigerungen ermöglicht. Die Industrialisierung hat mit ihren Produktionsprozessen erfolgreich vorgemacht, wie es geht.

Jenseits der Produktion müssen wir genau entscheiden, was sich automatisieren lässt und was nicht. Was für eine Online-Bestellabwicklung oder für Rechnungsprüfung und -freigabe funktioniert, ist für andere Geschäftsprozesse zu aufwändig oder schlicht unmöglich.

Automation vs. Innovation

Daher führt die generelle Automation von Büroarbeit – im Gegensatz zur industriellen Produktion – nicht zwangsläufig zu mehr Effizienz. In Zeiten, in denen die Produkt- und Leistungsvielfalt immer größer und Produktlebenszyklen immer kürzer werden, bringen starre Konzepte Unternehmen nicht mehr weiter. Agilität ist gefragt.

Wo Menschen „Dienst nach Vorschrift“ leisten, können keine Innovationen entstehen. Wo Chaos herrscht, allerdings auch nicht. Das Dilemma zwischen Automation und Innovation erfordert eine sorgfältige Abwägung – wenn nötig situativ für Einzelfälle. Die Route muss klar sein, aber wenn es die Situation erfordert, brauchen Mitarbeiter die Freiheit, einen anderen Weg einzuschlagen.

Diesen Freiraum erhalten Wissensarbeiter mit dem Doxis4 Task & Process Management zurück. Frei nach dem praxisorientierten Lebensmotto: So viel Regeln wie nötig – so wenig wie möglich! 

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20.01.2015   Calender Standpunkt  |  BPM & Workflow

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