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Standpunkt: Papierakten

Raus aus dem Mittelalter

Während wir ansonsten ins Museum gehen müssen, um mittelalterliche Werkzeuge zu betrachten, finden wir Papierakten heute noch weit verbreitet im Einsatz. Belege werden nach alter Sitte eingetütet und nehmen zeitraubende und teure Wege durch die Abteilungen von Unternehmen und Verwaltungen auf sich.

Akten haben als Ordnungsmittel großen Sinn, allerdings in elektronischer und nicht in Papierform. Sie geben Informationen die erforderliche Struktur. Alle Informationen werden heute bereits digital erzeugt. Die Ablage in eAkten drängt sich damit auf. In einer digitalen Welt ermöglichen konventionelle Papierakten  kein effizientes, vernetztes Arbeiten, eAkten dagegen schon.

Warum es eAkten trotz aller guten Argumente bislang noch nicht zum unternehmensweiten Einsatz gebracht haben, mag daran liegen, dass es grundsätzlich auch ohne sie geht. Mittelalterlich, aber irgendwie geht es schon. Dass hierunter die Informationsverfügbarkeit, Qualität, Prozessgeschwindigkeit und der Service leiden, wird billigend in Kauf genommen.  

Ein weiterer Grund mag in der „Eh da-Kostensicht“ liegen. Die Mitarbeiter sind eh da. Schaut man in Wikipedia nach, so findet man hierzu folgende Definition: „Mit EDA-Kosten (oder "Eh-da-Kosten") werden in der betrieblichen Kostenrechnung salopp oder spaßhaft Fixkosten bezeichnet, die unabhängig von einer Investitionsentscheidung vorzuhalten sind, weil die Kostenverursacher im Betrieb "eh da" sind und bezahlt werden müssen.“

In einzelnen Unternehmensbereichen wie dem Rechnungs- und Personalwesen werden elektronische Akten schon heute erfolgreich eingesetzt. Unternehmensweite Konzepte sind jedoch eher die Ausnahme. Doch genau hierin liegt der große Nutzen. Abhängig von Aufgabenstellung und Informationsbedarf erlauben eAkten strukturierte Sichten auf zusammengehörige Informationen und ermöglichen so eine bedarfsgerechte Informationsbereitstellung und -verteilung entlang der Prozesskette. Wir sollten das Mittelalter endlich hinter uns lassen!

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27.05.2013   Calender Standpunkt  |  eAkten

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