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Projekte

Raum für Kollaboration

Die Krux im Management anspruchsvoller Projekte ist generell die Komplexität der Information sowie deren Verwaltung und Weitergabe. Je nach Branche, Unternehmens- oder Verwaltungstyp macht Projektmanagement sogar das Kerngeschäft aus.

Mittels etablierter Verfahren verfolgt modernes Projektmanagement nach dem Prozessmodell der Norm ISO 69901 ein definiertes Ziel, unter Einhaltung von Terminen und Budgets, bei oft widerstrebenden Interessen sämtlicher Stakeholder. Ergänzend zur Methodik im Projektmanagement selbst ermöglicht der Einsatz einer elektronischen Projektakte professionelles Handling der hierfür benötigten Dokumente und der entsprechenden Kommunikation.

Unabhängig von Projekttyp, Branche, der Menge an Daten oder der Komplexität schafft ihr ganzheitlicher Ansatz zur Verwaltung von Dokumenten die notwendige Transparenz für alle Projektbeteiligten. Die rechtssichere Dokumentation wichtiger Entscheidungen wird ebenso gewährleistet wie das Nachverfolgen der jeweils gültigen Version von Dokumenten zu jedem Zeitpunkt. In der elektronischen Projektakte auf Basis von Enterprise Content Management (ECM) werden alle Projektinformationen mit einheitlicher Struktur in übersichtlichen Registern zentral verwaltet.

Zur einfachen und sicheren Einbindung externer Projektbeteiligter kann als Erweiterung ein Projektraum eingerichtet werden. Die hier individuell definierten Zugriffsmöglichkeiten auf Register, Ordner oder auch nur einzelne Dokumente können dann über ein Doxis4 Web-Frontend oder den Mobile-Client durch die Eingabe von Name, E-Mail-Adresse und Passwort mittels Authentifizierungs- und Autorisierungsfunktionen sicher genutzt werden. Im Gegensatz zur Kommunikation via E-Mail gibt es hier keine Begrenzung etwa der Dateigröße, was insbesondere bei Bauplänen oder CAD-Dateien in der Konstruktion eine große Rolle spielt.

In der Praxis bewährt sich dieser Ansatz beispielsweise bei der Ansiedlung neuer Gewerbeunternehmen. Auf Seiten der Stadtverwaltung lässt das bis dato verwirrende Zusammenspiel der beteiligten Behörden Bau, Wasser, Umwelt etc. mit ihren jeweils unterschiedlichen Abteilungen für die notwendigen Genehmigungsverfahren transparent dokumentieren. Da das neu anzusiedelnde Unternehmen Einblick in die Projektakte erhält, kann es nun den Fortschritt im Prozessverlauf verfolgen. Werden von ihm weitere Informationen benötigt, erfolgen die Anfragen hierzu direkt über die Projektakte und die erforderlichen Dokumente können als Antwort hochgeladen werden.

Gerade in großen und komplexen Projekten sind Schnelligkeit in der Informationsweitergabe und die Flexibilität von deren Vermittlung Trumpf.

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15.04.2014   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten

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