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eMail-Center

Mailverkehr ohne Risiko

Bei der Verwaltung und der Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails sind zahlreiche Gesetze, Vorschriften und Richtlinien zu beachten, deren Nichteinhaltung zu hohen Geldstrafen und Haftungsverpflichtungen führen kann. Weitere gesetzliche Regelungen schreiben den Schutz vertraulicher und sensibler Daten vor. Geschäftsrelevante E-Mails unterliegen Aufbewahrungspflichten. Als „Handelsbriefe“ sind sie laut Handelsgesetzbuch (HGB) 6 Jahre aufzubewahren. Trotz aller Gesetze und Normen haben Unternehmen speziell bei der compliance-konformen Archivierung geschäftlicher E-Mails flächendeckend erhebliche Defizite.

Für die umfassende und dauerhafte Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen steht die IT-Compliance. Unter dem Begriff wird die Einhaltung aller gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Regelungen im Bereich der IT-Landschaft zusammengefasst. Das Ziel der IT-Compliance ist es, diese Risiken durch sicheres Befolgen der Compliance zu vermeiden. Die IT-Compliance fokussiert sich dabei auf die Aspekte, die die unternehmensweiten IT-Systeme betreffen. Dazu zählen im Wesentlichen die Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Aufbewahrung und der Datenschutz.

Wer elektronisch archiviert, muss das also richtig tun. Wer glaubt, ein Konglomerat aus Papierarchiv und digitalem Archiv genüge, liegt falsch. Die Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente aus den unterschiedlichen Eingangskanälen erfordert eine ganzheitliche Software-Lösung wie die DOXiS4 iECM-Suite, die jegliche digitale und digitalisierte Informationsobjekte compliance-sicher aufbewahrt und im Kontext der Geschäftsvorgänge verwalten kann.

Für das E-Mail-Management bietet SER mit dem DOXiS4 eMail-Center innerhalb der DOXiS4 iECM-Suite eine umfassende Lösung, die für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien wichtige Eigenschaften und Fähigkeiten mitbringt. Sie übernimmt die revisionssichere Archivierung der geschäftlich relevanten E-Mails und bietet umfangreiche Rechercheoptionen inklusive Volltextsuche zum Wiederauffinden. Es gibt zentrale Statistik- und Auswertungsfunktionen sowie eine systemweite Protokollierung ebenso wie Journaling. Nebenbei entlastet sie die Mailserver und deren Administration. Auf dieser Basis lässt sich ein sicheres Compliance-Management für Mails etablieren.

Zur Abrundung eines ganzheitlichen Kommunikationsmanagements können die Funktionen von DOXiS4 Intelligent Context Control (ICC) genutzt werden. Mit dieser Lösung gelingt die sichere und präzise Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsprozessen, also dem Kontext, in dem eine E-Mail steht.

Je präziser sich eine neue E-Mail einem Geschäftskontext (z.B. über einen Vorgang oder eine Akte) zuordnen lässt, umso effizienter, thematisch exakter und zeitnaher kann die weitere Bearbeitung im jeweiligen Kontext erfolgen – ein echter Wettbewerbsvorteil.

Zur Ermittlung des vorliegenden Kontextes werden sowohl individuelle Informationen des Anwenders (z.B. historisierte Favoriten) herangezogen, als auch Abgleiche mit Stammdaten angebundener Backend-Systeme durchgeführt. Über die DOXiS4 iECM-Suite integriert DOXiS4 ICC gleichermaßen ECM-Funktionalitäten wie auch dedizierte Funktionen der entsprechenden ERP- und CRM-Systeme.

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03.05.2013   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, E-Mails & Post

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