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Standpunkt: E-Mail-Management

Jenseits des E-Mail-Protokolls

Eigentlich sollte es längst jedem klar sein: E-Mails sind im Geschäftsbereich keine persönliche Angelegenheit, weder als Außenminister noch als Mitarbeiter in Unternehmen.

Dienstliche E-Mail-Konten werden entsprechend der unternehmenseigenen Regelungen speziell geschützt und archiviert. Das dient der Sicherheit vertraulicher Informationen, verhindert Datenverlust und sorgt dafür, dass die Korrespondenz nachvollziehbar ist und bei Unstimmigkeiten für Aufklärung sorgen kann. Hier ist jedes Unternehmen in der Pflicht, die entsprechenden technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen.

Nichts verloren im privaten E-Mail-Postfach

Auch das US-Bundesarchivgesetz schreibt vor, dass sämtlicher Schriftverkehr von Bundesbeamten als Regierungsunterlagen behandelt werden muss. Diese gehören ins Archiv und nicht ins private E-Mail-Postfach.

Das hat jedoch nicht nur Hillary Clinton anders gehandhabt. Laut Bericht der New York Times hatten auch andere Regierungskollegen private Adressen neben ihrem offiziellen E-Mail-Konto für ihre Regierungsgeschäfte verwendet. Zum Teil jedoch während die aktuellen Vorschriften noch nicht galten.

Was den Fall bei Hillary Clinton so drastisch macht, ist die Erkenntnis, dass ein offizieller E-Mail-Account offenbar nicht einmal existierte. Wie kann das unbemerkt bleiben beziehungsweise geduldet werden?

Strategisches E-Mail-Management

Ein derart sorgloser Umgang mit E-Mails ist aus heutiger Sicht eigentlich kaum noch vorstellbar. Technische Vorkehrungen und Richtlinien für das E-Mail-Management sollten in jedem Unternehmen implementiert werden. Je nach Anforderungen lassen sich Lösungen mit vollständiger Journal-Archivierung, regelbasierter oder manueller Ablage realisieren. Auch ein internes Reporting zur Nutzung kann hier sinnvoll sein.

Die Einbindung in eine umfassende Enterprise Content Management-Lösung wie Doxis4 bietet im Vergleich zur losgelösten Archivierung eine zusätzliche kontextabhängige Zuordnung.

Im Fall von Hillary Clinton hatte ein Komitee die Korrespondenz zum Angriff auf das amerikanische Konsulat in Benghazi angefragt und daraufhin 300 E-Mails erhalten, die über den privaten Account gelaufen waren. Wie die Selektion der E-Mails erfolgt war, ist nicht bekannt, weder zum speziellen Thema noch zur Gesamtmenge der nachträglich bereitgestellten 55.000 Seiten E-Mails aus dem privaten E-Mail-Postfach.

Übergang zwischen privater und geschäftlicher Nutzung

Auch den Unternehmen zeigen solche Meldungen immer wieder auf, wie wichtig es ist, Lösungen für das E-Mail-Management konsequent umzusetzen und Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren.

Dass die Grenze zwischen Privat- und Berufsleben zunehmend verschwimmt und immer mehr eigene Geräte auch für geschäftliche Zwecke genutzt werden (Stichwort: „Bring your own device“), kann nicht als Ausrede dienen, sondern sorgt für zusätzlichen Handlungsbedarf. Nicht nur in Bezug auf E-Mails, sondern auch z.B. in Hinblick auf Dokumente und Web-Collaboration. Für das gesamte Enterprise Content Management sind sichere, praktikable Lösungen gefragt, die nicht einfach von den Mitarbeitern umgangen werden. Kein Unternehmen kann es sich mehr leisten, das auf die leichte Schulter zu nehmen.

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16.03.2015   Calender Standpunkt  |  Archiv, E-Mails & Post

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