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Best Practice: Eissmann Group Automotive

Invoice Management: Bearbeitungszeit um Hälfte reduziert

Der Fokus der Eissmann-ECM-Strategie lag und liegt auf der Gestaltung durchgängiger Prozesse, die sich zu jedem Zeitpunkt und abteilungsübergreifend transparent nachvollziehen und steuern lassen. Ein wichtiger Baustein in der Umsetzung dieser Strategie ist die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung. Der Doxis4 InvoiceMaster bildet sämtliche Stufen der Bearbeitung eingehender Rechnungen ab: von der Rechnungslesung bis zur Workflow-gesteuerten Rechnungsprüfung.

SAP und ECM wurden parallel eingeführt, so konnten mithilfe der Key User die Prozesse und Workflows optimal auf die Bedürfnisse im Unternehmen ausgerichtet werden. Das Ergebnis: vollständige Transparenz in allen Bearbeitungsstufen einer Rechnung, Einhaltung von Skontofristen und eine verbesserte Liquiditätsplanung.

Modernisierungsschub für das Rechnungswesen

„Wir haben relativ schnell erkannt, an welchen Prozessen es hakt und konnten nachsteuern. Das hat uns wesentlich vorangebracht“, ist Britta Krohmer, Leiterin Finanzbuchhaltung bei Eissmann Automotive Deutschland, überzeugt. Jens Michel, Bereichsleiter Finanzen Eissmann Group Automotive, ergänzt: „Wir hätten nicht das leisten können, was wir heute im Rechnungswesen leisten, wenn wir bei den alten Prozessen geblieben wären.“

Durch die mehr als doppelt so schnelle Bearbeitung kann mit der gleichen Mitarbeiterzahl das inzwischen deutlich erhöhte Rechnungsvolumen von durchschnittlich 100 bis 120 Rechnungen pro Tag sogar in einer besseren Qualität verarbeitet werden als vorher.

Internationaler Roll-out bestens vorbereitet

Der internationale Roll-out der SAP- und SER-Lösungen kann nun sehr zügig erfolgen, denn das Template ist vorhanden und kann den Tochtergesellschaften zur Verfügung gestellt werden. Aktuell wird der Roll-out von SAP und Doxis4 InvoiceMaster in Tschechien und den USA vorbereitet. Die Mehrsprachigkeit des SER-Systems ermöglicht Eissmann die Nutzung der Anwendungen in der jeweiligen Landessprache, was die Akzeptanz und die Produktivität nochmals deutlich erhöht.

Ein Garant für den schnellen Projekterfolg war die gute Zusammenarbeit des Eissmann-Projektteams mit dem SER-Professional Service. „Von SER-Seite sind wir hier vor Ort exzellent beraten worden“, lobt Jens Michel die SER-Projektmitarbeiter, „Sie waren sehr kompetent im Thema, haben unsere Anforderungen sehr schnell verstanden und sicher umgesetzt.“

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15.06.2015   Calender Best Practice  |  ECM, Rechnungen, SAP

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