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E-Mail-Kommunikation

600 E-Mails? Kein Thema!

Für die Studie zur Nutzung von Büroanwendungen befragte die Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) 1.017 Arbeitnehmer aus deutschen Unternehmen unterschiedlichster Branchen, u.a. Finanzwesen, Industrie und Dienstleistungen, die zu mindestens 50 Prozent am Computer arbeiten.

Das Ergebnis: 600 Mails, 20 Dokumente, 14 Tabellen-Kalkulationen und 4 Präsentationen produziert ein deutscher Büroarbeitnehmer durchschnittlich pro Monat. 92 Prozent der Büroarbeiter nutzen dazu Microsoft Office.

Vor allem die digitale Kommunikation nimmt immer mehr zu: In den vergangenen drei Jahren ist die Zahl der täglichen E-Mails noch einmal um rund 60 Prozent gewachsen.

Infografik: Office-Software dominiert deutsche Büros | Statista
Quelle: Statista

Belastend oder völlig normal?

Eine aktuelle Bitkom-Studie lieferte ähnliche Ergebnisse. Jeder zehnte Berufstätige, der dienstlich E-Mails nutzt, erhält demnach täglich sogar 40 oder mehr Nachrichten.

Zwei Drittel der Befragten (66 Prozent) gaben an, dass E-Mails für sie keine Belastung sind. Eine Mehrheit von ebenfalls zwei Dritteln möchte auch nicht auf E-Mails verzichten. Nur 6 % können sich vorstellen, vollständig auf alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie firmeninterne Soziale Netzwerke zu setzen.

E-Mails werden die Kommunikation im Geschäftsalltag also noch auf absehbare Zeit bestimmen und ihre Anzahl wird weiter zunehmen. Umso wichtiger ist es, auf effiziente Methoden und Tools zu setzen, mit denen die zahlreichen Nachrichten systematisch bearbeitet und verwaltet werden können.

Direkt aus der E-Mail in den Geschäftsvorgang

Wer bei der Bearbeitung von E-Mails alle zugehörigen Informationen im Kontext verfügbar hat, z.B. zum Kunden, Auftrag oder Projekt, spart viel Zeit und kann sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren. Doxis4 Intelligent Context Control (ICC) kann diesen Kontext sogar automatisch erkennen und bietet direkt aus Microsoft Outlook Zugriff auf die zugehörigen Informationen in Doxis4 oder beispielsweise SAP.

Doxis4 Intelligent Context Control (ICC)

Als Belastung werden hauptsächlich unnötige und lästige Tätigkeiten empfunden, wie die Suche im E-Mail-Postfach und anschließend in weiteren Anwendungen oder ständiges Weiterleiten von Informationen und Dateien. Durch die direkte Integration von Doxis4 in Microsoft Outlook lassen sich diese lästigen Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren – auch bei der Ablage der E-Mails. Je nach Arbeitsweise können E-Mails einzeln oder gebündelt im Kontext abgelegt werden.

Mit der Doxis4 iECM-Suite stehen alle E-Mails und weiteren Informationen ohne lange Suche zur Verfügung, auch für Kollegen. Schon bei einer halben Minute Zeitersparnis pro E-Mail lassen sich jeden Monat fünf Stunden Arbeitszeit für sinnvolle Tätigkeiten zurückgewinnen.

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21.04.2015   Calender ECM-Lösungen  |  E-Mails & Post, Microsoft

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