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Best Practice: KSA Kiel

100% papierlos

Entsprechend glücklich ist man beim Kommunalen Schadenausgleich Schleswig-Holstein: „Die Begeisterung über das neue System ist groß, eine Rückkehr in das ‚Papierzeitalter‘ nicht vorstellbar“, so Mathias Banck, Geschäftsführer des KSA Kiel.

Doxis4 ersetzt beim KSA Kiel die vorher papiergebundene Verarbeitung der eingehenden Belege für die Schadensabwicklung. Dabei spielt die elektronische Verarbeitung bereits beim Posteingang ihre Stärken aus. Pro Schaden erhielten die Sachbearbeiter bisher so viele Dokumente, dass sie ganze Aktenordner füllten. Nun werden diese von den Sachbearbeitern eingescannt, in elektronische Postkörbe verteilt und können sofort weiterbearbeitet werden. Weil die eingescannten Dokumente nach der Digitalisierung konsequent vernichtet werden, profitiert der KSA auch noch von der dadurch eingesparten Lagerfläche, die zuvor erhebliche Ausmaße angenommen hatte.

Durch die Umstellung von Papier auf elektronische Dokumente stehen den Angestellten des Kommunalen Schadenausgleich Schleswig-Holstein darüber hinaus noch eine ganze Reihe weiterer praktischer Lösungen zur Verfügung. Elektronische Belege sind ständig verfügbar und nie „gerade an einen Kollegen ausgeliehen“. Durch den gemeinsamen Zugriff auf die gleiche Datei hat jeder Mitarbeiter stets die aktuelle Version des Dokuments und Schattenablagen gehören der Vergangenheit an. Die intelligente Volltextrecherche von Doxis4 macht die Suche nach den richtigen Unterlagen da zu einer Sache von Sekunden, wo früher mühsam Aktenordner gewälzt wurden. Von dieser Schnelligkeit und Effizienz profitieren die Sachbearbeiter des KSA seit dem ersten Tag der Einführung von Doxis4. Die Vorlagenverwaltung im SER-System ist ein weiteres unterstützendes Element.

Namentlich kommen beim KSA folgende SER-Softwarelösungen – allesamt Bestandteil der Doxis4 iECM Suite – zum Einsatz: Archiv, Dokumentenmanagement (DMS), eAkten, TextMining (kontextsensitiver Volltext), Postkorbverwaltung und Workflow. Alle Dokumentarten wie Papierbelege, E-Mails und Dateien werden einheitlich im Doxis4 Archiv abgelegt. Die ECM-Lösungen von SER sind dabei eng in die KSA-eigenen Systeme integriert. So können die elektronischen Akten direkt aus dem Bestandsverwaltungssystem KSA Forms heraus aufgerufen werden. Solche ineinander verzahnte und aufeinander abgestimmte Lösungen garantieren dem KSA eine maximale Verwaltungs-Effizienz.

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23.07.2013   Calender Best Practice  |  DMS, ECM

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