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Standpunkt: Unstrukturierte Daten

Herr der Lage

Die meisten Geschäftsprozesse beginnen und enden mit Dokumenten. Das Gros der Geschäftsprozesse stockt, weil Informationen und Dokumente nicht zeitnah vorliegen. Die Erledigung von Geschäftsprozessen steht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Kenntnis entsprechender Dokumente. In Geschäftsprozessen werden Dokumente erstellt und verteilt.

Wenn Sie Entscheidungen treffen, informieren Sie sich zumeist in Ihrem SAP-, Microsoft- oder Oracle-ERP-System. Doch das alleine reicht Ihnen nicht! Seien Sie ehrlich: Zumeist fragen Sie nach den dazugehörigen Dokumenten, um die Zusammen­hänge zu erfahren!

Dokumente in unterschiedlichster Form sind Träger von Informationen, die Sie verdichtet in Ihrem ERP finden. Wir nennen sie strukturierte Daten. Das Unternehmenswissen aber liegt in den unstrukturierten Daten, die den Kontext der Informationen herstellen. Nur durch das Teilen dieses Wissens können Mitarbeiter die bestmögliche Lösung für das End­ergebnis eines Prozesses erarbeiten.

Dazu müssen Sie die über Ihr Unternehmen verteilten Informationssilos auflösen. Stattdessen verwahren Sie alle Dokumente und Informationen sicher in einem zentralen Content Repository unseres Enterprise Content Management-Systems Doxis4 auf. Bearbeiten und verwalten werden Sie Ihre Dokumente mit elektronischem Dokumentenmanagement – kontrolliert versteht sich. Die strukturierte Klammer über den Geschäftsvorgang legt die eAkte. Die Einbindung der eAkten und eDokumente erfolgt über den Kontext der Informationen. So finden strukturierte und unstrukturierte Informationen wieder zusammen!

Wie lässt sich feststellen, ob Handlungsbedarf vorliegt? Fragen Sie Kollegen und Mitarbeiter, warum Vorgänge so lange dauern. Zumeist warten sie auf Informationen, haben keinen Zugang dazu oder finden diese schlicht nicht.

Wenn Sie sich heute wieder darüber ärgern, warum Geschäfts­prozesse so langsam vorangehen und Sie wichtige Informa­tionen nicht direkt erhalten, dann wissen Sie jetzt, wie Sie Herr der (Informations-) Lage werden. 

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09.10.2013   Calender Standpunkt  |  DMS, eAkten, BPM & Workflow

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