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5 Tipps für GoBD-konformes Arbeiten

Haben Sie die GoBD schon abgehakt?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – wurden vom Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben vom 14. November 2014 veröffentlicht. Für alle Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen, regeln sie die Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten.

Damit betreffen die GoBD grundsätzlich alle DV-Systeme, wozu auch ECM-/DMS-Systeme zählen. Die Doxis4 iECM-Suite erfüllt die GoBD-Anforderungen – das hat die renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz bestätigt. Mit unseren 5 Tipps haben wir für Sie kompakt und anschaulich zusammengefasst, wie Sie mit Doxis4 die GoBD meistern.

1. Sorgen Sie für Ordnung und Vollständigkeit

Laut den GoBD sind Geschäftsvorfälle und zugehörige aufbewahrungspflichtige Dokumente und Daten vollständig und ordnungsgemäß zu erfassen.

Mit Doxis4 können Sie alle Dokumente – ganz egal über welchen Eingangskanal (Post, E-Mail oder Fax) diese eintreffen – zentral und vollständig erfassen, in elektronischen Akten strukturiert aufbewahren sowie GoBD-konform revisionssicher archivieren.

2. Seien Sie jederzeit in der Lage, Nachweise zu erbringen

Geschäftsvorfälle müssen sich gemäß den GoBD in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen, bei Bedarf rückwirkend wieder aufrufen sowie nachvollziehen lassen. Darüber hinaus soll eine zeitnahe Erfassung von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen erfolgen.

Hier unterstützt Sie Doxis4 mit integrierten Protokollfunktionen und einem digitalen Rechnungseingangsbuch. So wird etwa der Zeitpunkt, wann aufbewahrungspflichtige Dokumente erfasst oder archiviert wurden, protokolliert und kann zu jeder Zeit nachvollzogen werden.

3. Richten Sie Kontrollen ein

Zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften verlangt die Abgabenordnung (AO), Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.

Durch Zugriffsschutzmechanismen in Doxis4 – z.B. auf Benutzer-, Gruppen- und Abteilungsebene – können Sie exakt und differenziert definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht. Workflowbasierte Prüfungs- und Freigabeprozesse dokumentieren jeden Bearbeitungsschritt und sorgen so für Transparenz über Geschäftsvorgänge und Bearbeitungsstatus.

4. Archivieren Sie elektronisch und GoBD-konform

Sowohl in eigenen DV-Systemen erzeugte (Buchungs-)Belege, wie auch eingehende (elektronische) Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines elektronischen Archivs laut den GoBD im Ursprungsformat aufzubewahren. Dokumente müssen zudem während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die revisionssichere Archivierung in Doxis4 sorgt dafür, dass die Ursprungsversion nicht verändert werden oder verloren gehen kann. Die Entscheidung, ob und welche Dokumente wie lange archiviert werden sollen, lässt sich durch ein Regelwerk steuern, dem z.B. in Abhängigkeit vom Dokumententyp (z.B. Rechnung, Buchungsbeleg etc.) Aufbewahrungszeiten zugewiesen werden können.

5. Halten Sie Ihre Verfahrensdokumentation stets aktuell

Laut den GoBD muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Doxis4 unterstützt den gesamten Prozess der Verfahrensdokumentation bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Mithilfe eines workflowgesteuerten Qualitätsmanagementprozesses sorgen Sie dafür, dass Dokumente und Anweisungen in einem geordneten und nachweisbaren Dokumentenmanagementzyklus verarbeitet werden, so dass die Vollständigkeit und Aktualität der Verfahrensdokumentation jederzeit gewährleistet ist.

Ausführliche Informationen zu den GoBD unter ECM-Aspekten finden Sie im SER-Whitepaper „GoBD-Anforderungen an ECM-Systeme“.

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12.04.2016   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, Rechnungen

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