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GoBS und GDPdU abgelöst

GoBD mit neuen Dokumentenstandards

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD)“ heißt die neue, 38-seitige Verwaltungs­vorschrift, die GoBS und GDPdU ablöst und ihre Inhalte zusammenführt. Ihr Ziel ist es, Miss­verständnisse zu bereinigen und durch die Aktualisierung den neusten Stand der Technik zu berücksichtigen.

Die GoBD regeln u.a. das Erfassen von Belegen innerhalb einer bestimmten Frist, Anforderungen an die Ordnungs­mäßigkeit elektronischer Bücher, Aufbewahrungs­pflichten und noch vieles mehr.

Zum GoBD-Whitepaper

Aufbewahrung und Umwandlung von Belegen nach GoBD

Aus DMS-Sicht sind hauptsächlich die Vorgaben der GoBD relevant, die sich auf die Aufbewahrungs­anforderungen beziehen: vor allem Abschnitt 9 mit Vorgaben zur maschinellen Auswertbarkeit, elektronischen Aufbewahrung und Erfassung von Papier­dokumenten.

Grundsätzlich ist laut GoBD eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. vom E-Mail-Format MSG in PDF) zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format

In den GoBD ist auch ein neu aufgenommenes Beispiel enthalten, das ausdrücklich auf den Standard ZUGFeRD für elektronische Rechnungen eingeht.

Mit dem neuen ZUGFeRD-Format ist es möglich, strukturierte Rechnungs­daten und beleghafte Darstellung der Rechnung in einer Datei zu übermitteln und automatisiert zu verarbeiten. Dazu werden standardisierte Rechnungs­daten im XML-Format in einen PDF-Beleg (Format PDF/A-3) integriert.

Im Rahmen der Rechnungseingangsverarbeitung lassen sich diese PDF-Belege im ZUGFeRD-Format medienübergreifend mit anderen Eingangskanälen wie Brief, Fax etc. weiterverarbeiten, workflowgesteuert prüfen und revisionssicher archivieren. Die maschinelle Auswertbarkeit des sichtbaren Rechnungsbilds und der XML-Daten bleibt dabei, wie laut GoBD gefordert, vollständig erhalten. Ein entsprechender ZUGFeRD-Connector für die Rechnungseingangsverarbeitung ist bei zahlreichen SER-Kunden bereits im Einsatz.

PDF-Standards als Archivformate

Unabhängig von ZUGFeRD stellt das Format PDF/A-3 eine Erweiterung des PDF/A-Standards dar, bei dem beliebige, auch nicht PDF/A-konforme Dateien mit in das PDF/A-3 Dokument eingebettet werden dürfen. Deshalb ist PDF/A-3 entsprechend mit Vorsicht zu behandeln, je nach Quelle und eingebetteten Inhalten.

Bei der Konvertierung von Dokumenten für die Langzeit­archivierung spielt PDF/A-3 keine Rolle. Seit jeher können Langzeitformat und Originaldokument im elektronischen Archiv zusammengehalten  werden, auch ohne dabei die Inhalte in einer Datei wie PDF/A-3 zu vermischen. Als Archivformat bleiben hier PDF/A-2 bzw. PDF/A-1 die maßgeblichen internationalen Standards.

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20.01.2015   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, Rechnungen

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