www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Top Thema: Umsatzsteuerfreiheit

Gelangensbestätigung

Umsatzsteuerfreiheit sichern!

Unternehmen, die für Warenlieferungen ins EU-Ausland auch nach Änderung der UStDV zum 1. Oktober 2013 weiterhin Umsatzsteuerfreiheit beanspruchen wollen, müssen den hier­für erforderlichen Belegnachweis nach neuem Recht erbringen. Ohne diesen Nachweis kann das Finanzamt Umsatz­steuer für die eigentlich umsatzsteuer­freie inner­gemeinschaftliche Lieferung festsetzen. Eine Software-Lösung von SER gibt es bereits hierfür: die Doxis4 Gelangensbestätigung.

Nach der neuen Rechtslage kann dieser Nachweis ins­besondere mittels Rechnungskopie und der sogenannten Gelangensbestätigung erbracht werden – einer Empfangs­bestätigung, mit der der Abnehmer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat erklärt, dass er die Ware tatsächlich erhalten hat. Die praktische Umsetzung dieser Regelung stellt exportierende Unternehmen allerdings vor neue technische und organisatorische Herausforderungen: Die Gelangens­bestätigung muss erzeugt und verschickt werden, sie muss beim Eingang verarbeitet, auf Vollständigkeit geprüft und anschließend sicher im Kontext der sonstigen Belege wie Kopien von Rechnung und Lieferschein aufbewahrt werden.

SER hat mit der Doxis4 Gelangensbestätigung ein Lösungs­paket entwickelt, das die gesetzlichen Anforderungen an die Gelangensbestätigung abbildet und diesen neuen Beleg­nachweis automatisiert abwickelt. Doxis4 lässt sich dazu in bestehende Abläufe integrieren und arbeitet mit allen gängigen ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen optimal zusammen. Das mehrsprachige Doxis4-Lösungspaket bietet dazu definierte Vorlagen zur Kommunikation mit dem Ab­nehmer und sorgt für die automatische Abwicklung des E-Mail-Verkehrs; eine Unterschrift ist bei der elektronischen Übermittlung nicht erforderlich. Ebenso automatisiert verarbeitet das Doxis4-System die eingehenden Gelangens­bestätigungen. Die Überwachung des Prozesses erfolgt bequem im Doxis4 Client, unterstützt durch komfortable Suchmöglichkeiten für ein- und ausgehende E-Mails sowie die Gelangensbestätigungen.

Der Ablauf wurde so optimiert, dass bei Lieferant und Empfänger möglichst wenig Aufwand entsteht. Schon bei der Erstellung einer Rechnung im ERP-System legt man fest, ob für diese eine Gelangensbestätigung erforderlich ist. Wird diese Rechnung dann in Doxis4 archiviert, startet die automatische Verarbeitung der Gelangensbestätigung. Doxis4 ermittelt selbstständig die Waren- und Abnehmerinformationen vom ERP-System und erzeugt eine E-Mail, die alle geforderten Angaben enthält, inklusive einer vorformulierten Empfangs­bestätigung. Der Empfänger der Ware muss dann nur noch auf „Antworten“ klicken, um die Gelangensbestätigung zurück­zusenden. Doxis4 nimmt die Antwort-E-Mail in Empfang, archiviert sie und analysiert den E-Mail-Inhalt zur Ermittlung des Ergebnisses. Wie von Doxis4 gewohnt, liegen alle Belege – in diesem Fall speziell Rechnung bzw. Rechnungsdoppel und Gelangensbestätigung – im Kontext des Geschäftsfalls vor und stehen bei Steuer­prüfungen jederzeit zur Verfügung. Wurde der Empfang nicht bestätigt, informiert das System auto­matisch darüber. So kann der Ursache zeitnah nachge­gangen werden.

Aktuell hat sich das BMF mit Schreiben vom 16. September 2013 nochmals zur Anwendung der neuen Vorschriften zum Buch- und Belegnachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen geäußert und u. a. die Übergangsfrist für die Neuregelungen verlängert: Bis einschließlich 31. Dezember 2013 werden Belegnachweise nach alter Rechtslage von den Finanzbehörden nicht beanstandet. Ab dem 1. Januar 2014 ist für die Umsatzsteuerbefreiung innergemeinschaftlicher Liefe­rungen die Einhaltung der neuen Bestimmungen zwingend erforderlich! 

« Zurück
09.10.2013   Calender Top Thema  |  ECM, IT & Admin

BESSER informiert

Jetzt anmelden für News per E-Mail

Anmelden »