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Top Thema: Postkorb, E-Mails & Co.

„Falsche Freunde“ der Büroarbeit

Vorsicht, Verwechslungsgefahr! Jeder, der sich beim Lernen und Anwenden einer Fremdsprache schon einmal blamiert hat, weiß wie tückisch „false friends“ sind: „I become a steak, please!“ Bei dieser beliebten Verwechslung im Restaurant wird die Kellnerin hoffentlich nicht das Fleischermesser wetzen, sondern trotzdem das gewünschte Steak bringen.

Falsche Freunde klingen irgendwie ähnlich und werden deshalb oft falsch verwendet oder umgekehrt falsch verstanden. Ein Parfum mit dem neblig-dunstigen Namen „Mist“ hat es bei deutschsprachigen Kunden sicher schwerer als in der englischsprachigen Heimat.

Wer die falschen Freunde nicht kennt, fällt leicht auf sie herein – und wird von Missverständnissen und Verwirrungen unangenehm überrascht. Das gilt auch im Büro, unabhängig von Fremdsprachen.

Was gehört ins Postfach und was in den Postkorb?

„Falsche Freunde“ der Büroarbeit klingen ebenfalls irgendwie ähnlich und sind genauso grundverschieden. Gutes Beispiel: Postfach vs. Postkorb. Nur wer die Unterschiede kennt, kann entscheiden, dass er vielleicht das eine hat, aber das andere bräuchte.

Ordnerstruktur im Outlook-PostfachBei vielen Büroarbeitern landet erstmal alles im E-Mail-Postfach in Outlook oder Notes: Nachrichten, Anfragen, Aufgaben, Rückfragen, auszutauschende Dokumente etc. Zusätzlich zum persönlichen Postfach lassen sich weitere Postfächer hinzufügen, die auch von mehreren Mitarbeitern nutzbar sind.

Wie behalten Sie in den E-Mail-Postfächern den Überblick? Mit einer selbstgestrickten Ordnerstruktur? Oder eher mit dynamischen Suchordnern? Oder geht der Überblick doch gelegentlich verloren?

Ziemlich beste Freunde

Postkörbe in Doxis4Schaut man vom Postfach zum Postkorb, klingt das nicht nur ähnlich, sondern sieht auch ähnlich aus. Diesbezüglich sind sie durchaus „falsche Freunde“, aber nur auf den ersten Blick. Vielmehr sind sie – effizient eingesetzt – in der Praxis ziemlich beste Freunde, die sich gegenseitig ergänzen.

Ein Postkorb in der Doxis4 iECM-Suite zeigt Vorgänge und Aufgaben, die es zu bearbeiten gilt, mit ihrem aktuellen Status und weiteren wichtigen Metainformationen. Vordefinierte „Filter“ ermöglichen nicht nur den schnellen Zugriff z.B. auf offene, erledigte oder geplante Aufgaben, sondern zeigen vorab schon deren Anzahl an. So liefert der Doxis4 Postkorb immer den Überblick, was zu tun ist.

Das E-Mail-Postfach muss diesen Ballast, für den es gar nicht gemacht ist, nicht mehr mittragen und bleibt der eigentlichen Geschäftskommunikation vorbehalten.

Eine E-Mail bleibt eine E-Mail

Ohne Workflow-Unterstützung (wie BPM) und Postkörbe werden E-Mails noch viel zu oft für die „Steuerung“ von Aufgaben genutzt – mit den bekannten chaotischen Auswirkungen.

Umständliche Aufgabenverteilung per E-Mail

Nachrichtentexte können zwar beliebig viele Aufgaben enthalten, aber bieten darüber hinaus keine Prozess­unterstützung. Fristen verstreichen, Informationen liegen nicht vollständig vor, der aktuelle Status sowie Zuständigkeiten sind unklar und das Delegieren oder gemeinsame Bearbeiten von Aufgaben im Team bleibt umständlich.

Aufgabe abgeben mit Doxis4Eine E-Mail weiterleiten und eine Aufgabe abgeben sind zwei grundverschiedene Aktionen, die nur die einfache Bedienung gemeinsam haben.

Eigene Aufgaben im Doxis4 Postkorb können Sie sowohl an bestimmte Empfänger als auch an Gruppenpostkörbe abgeben, aus denen sich wiederum Aufgaben verteilen lassen. Zuständigkeit und Status sind jederzeit transparent.

Woher nehmen wenn nicht aus dem Anhang?

Wenn zu einer E-Mail oder einer Aufgabe weitere Informationen in Form von Dokumenten, E-Mails oder kompletten Akten zur Verfügung gestellt werden sollen, zeigt sich eine weitere wichtige Unterscheidung: teilen oder anhängen.

Dateiaustausch per E-Mail-AnhangOb ein Dokument per E-Mail-Anhang ausgetauscht wird oder im Doxis4 Content Repository abgelegt und verlinkt ist, hat nicht nur Auswirkungen auf die Größe des E-Mail-Postfachs, sondern auch auf die gemeinsame Nutzbarkeit und Versionierung.

Dokumente und Akten lassen sich im Doxis4 Content Repository zentral verwalten und mit Vorgängen, Aufgaben und E-Mails verknüpfen.

Dateiaustausch per Doxis4-LinkSomit führen sowohl direkte Verknüpfungen, vordefinierte Übersichten und individuelle Suchanfragen zum gewünschten Dokument, statt wie verrückt das E-Mail-Postfach zu durchforsten.

So erspart man sich auch einen weiteren falschen Freund: „I became nuts searching for this document!“ Dann lieber Nüsse bekommen, als verrückt werden. Ist auch besser für die Nerven.

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