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Top Thema: Vertretungsregelungen

Entspannt in den Urlaub und zurück! So regeln Sie Ihre Vertretung

Des einen Lust, des anderen Leid: Für 95 Prozent der Deutschen steigt die Arbeitsbelastung durch den Urlaub der Kollegen. Das ergab eine Umfrage der Online-Plattform Upwork. Jeden Tag müssen sie über 90 Minuten mehr arbeiten, um alle Aufgaben zu bewältigen. Dabei treten durch die zusätzliche Belastung oder fehlende Qualifikationen häufiger Fehler auf, die Mitarbeiter sind gestresst.

Das größte Problem sind fehlende Informationen: Die Kollegen wissen zu wenig über Projektvorgänge, finden Dokumente und Notizen nicht oder haben veraltete Unterlagen vorliegen. Im schlimmsten Fall entstehen Verzögerungen, die ganze Projekte gefährden.

Zweifelhafte Hilfe

Um die Kollegen nicht auf sich allein gestellt zurückzulassen, gibt es zahlreiche gut gemeinte Tipps. Ein mündliches Briefing, in Aktenschränke geklebte Ablagepläne oder ausführliche Checklisten helfen jedoch wenig, besonders wenn Abweichungen von Routineabläufen eintreten. Dann muss der Kollege plötzlich im Urlaub verfügbar sein. Laut Upwork liest die Hälfte der Büroangestellten im Urlaub ihre geschäftlichen Mails und arbeitet täglich eine Stunde. Damit helfen sie vielleicht den Kollegen, die Erholung bleibt jedoch auf der Strecke. Mit einer gut organisierten Vertretungsregelung muss das nicht sein.

Schritt 1: Zeiten und Zuständigkeiten abstimmen

Wann ist welcher Mitarbeiter abwesend? Wer kann ihn vertreten? Diese Fragen lassen sich vorab klären. Dabei muss nicht zwangsläufig nur eine Person den Kollegen ersetzen. Je nach Kompetenzen kann die Belastung verteilt und für den Krankheitsfall bereits eine Alternative festgelegt werden. Die Verteilung von Aufgaben wird dann in Doxis4 über Postkörbe geregelt. Während der Urlaubszeit erhält die zuständige Vertretung die Aufgaben des Kollegen automatisch zugeteilt. So kann nichts verloren gehen.

Schritt 2: Verantwortung abgeben

Auch Entscheidungsberechtigungen müssen geregelt sein. Wer darf anstelle des Kollegen Dokumente und Vorgänge freigeben? Gibt es Grenzen bei der Auftragsvergabe und Rechnungsfreigabe, welche die Vertretung nicht überschreiten darf? Doxis4 regelt alles das. Außerdem ist immer eindeutig nachvollziehbar, wer welche Entscheidungen getroffen hat. So erhalten Mitarbeiter zum Beispiel bei Rückfragen von Kunden auch nach ihrem Urlaub dokumentiert, was die Kollegen in der Zwischenzeit getan und veranlasst haben.

Schritt 3: Abläufe transparent machen

Tagesgeschäft oder Ausnahme? Mit Business Process Management (BPM) werden alle Vorgänge von Anfang an dokumentiert. Die daraus ableitbaren Prozessmodelle bilden die Grundlage für ähnliche Fälle. Die Urlaubsvertretung kann so einfach nachvollziehen, wie bisherige Geschäftsprozesse verlaufen sind und diese Vorgehensweise adaptieren. Bei vordefinierten Standarabläufen besteht zudem immer die Möglichkeit, unabhängig vom Prozessmodell ad hoc auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Wie diese Ausnahme von der Regel erfolgen kann, sieht der vertretende Kollege ebenfalls an bereits dokumentierten ähnlichen Prozessen.

Schritt 4: Informationen finden

Übersichtliche, strukturierte Ablagen helfen bei der Bearbeitung fremder Projekte. In Kunden- und Projektakten sehen Mitarbeiter alle wichtigen Daten, Dokumente und Vorgänge auf einen Blick: Informationen über bisherige Abläufe, Ansprechpartner und Notizen zu Besonderheiten. Elektronische Akten gleicher Art, wie beispielsweise Lieferanten- oder Produktakten, haben auch die gleiche Struktur. So finden Mitarbeiter sich auch in fremden Projekten leicht zurecht. Bearbeiten sie Dokumente, werden die aktuellen Versionen eindeutig als solche abgelegt. Das erspart dem aus dem Urlaub zurückkehrenden Kollegen langes Suchen, er ist direkt auf dem neuesten Stand. Er kann sich alle Dokumente und Vorgänge anzeigen lassen, die während seines Urlaubs bearbeitet oder neu hinzugefügt wurden.

Schritt 5: Weiterleitungen einrichten

Die automatische Weiterleitung ist der letzte Schritt vor dem Urlaubsbeginn. Während seiner Abwesenheit gibt ein Mitarbeiter seinen Postkorb für einen oder mehrere Kollegen frei oder er leitet seine Aufgaben direkt auf einen vorbereiteten Arbeitspostkorb um. Kommt der Mitarbeiter dann aus dem Urlaub zurück, findet er keinen Berg von Anfragen vor, die er manuell auf ihren Bearbeitungsstatus prüfen muss. Was erledigt ist, verschwindet aus dem Postkorb und kann bei Bedarf später gesichtet werden.

So vorbereitet bleibt für Sie nur noch Schritt 6: Sie widmen sich den neuen, zukünftigen Herausforderungen!

Weitere Möglichkeiten und Tipps für Ihre Vertretungsregelung zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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09.09.2016   Calender Top Thema  |  DMS, ECM, BPM & Workflow

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