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Standpunkt: Papierloses Büro

Emma

Der Werbespot „Emma“ (http://www.youtube.com/watch?v=RRDSj62tlvQ) entschärft humorvoll den Grabenkampf zwischen der Papier- und Digitalfront. Zugegebenermaßen ist die Digitalisierung keine Alternative zum Toilettenpapier. Für viele andere Bereiche allerdings schon. Das papierlose Klo gibt es dennoch und ist in Ländern wie China, Japan und Korea heute schon Standard. Ist damit das letzte Argument gegen das papierlose Büro schon ausgeräumt?

Das papierlose Büro ist eine Metapher und sollte nicht als Glaubenskrieg zwischen Papier und Digital dienen. Fakt ist, dass Informationen in Büros und Verwaltungen heute ausschließlich digital produziert werden. Der Medienbruch wird zunehmend durch die analoge Umkehrung verstärkt. Das Drucken beherrschen Unternehmen und Verwaltungen. Die Hemmschwelle zum Papierverbrauch sinkt. Der Papierverbrauch steigt seit Jahren stetig und wird es vermutlich auch in den nächsten Jahren.

In vielen Unternehmen werden hohe Druckkosten als unvermeidlich angesehen oder stillschweigend akzeptiert. In Wahrheit ist das Gros der Druckkosten reiner Luxus. 65% aller ausgedruckten Dokumente und Fotokopien hätten ebenso gut auf dem Bildschirm gelesen werden können und  wandern noch am selben Tag in die Ablage „P“, so die Einschätzung des European Environmental Paper Network (EEPN).

Auf den ersten Blick erscheint das Thema Druckkosten weder besonders innovativ noch sexy. Wer sich näher damit beschäftigt, erkennt jedoch schnell die negativen Auswirkungen auf Wirtschaftlichkeit, Produktivität und Effizienz. Die Wirtschaftlichkeit wird weniger über die Anschaffungskosten der Drucker und Kopierer bestimmt, als vielmehr über deren laufenden Kosten. Laut einer Schätzung von HP belaufen sich die durchschnittlichen Druckkosten eines Unternehmens pro Mitarbeiter und Jahr auf 490 €. Drastischer schätzt Gartner den Einfluss schon der Druckkosten alleine auf  1 bis 3% des Jahresgewinns.

Vor allem leiden aber Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter durch Medienbruch, zeitaufwendige (oftmals erfolglose) Informationssuche und manuelle papierbasierte und digitale Informationsorganisation. Dokumentenkosten entstehen nicht nur bei der Erzeugung,  sondern im Wesentlichen durch deren Verarbeitung. Wann immer ein Dokumentenzugriff erfolgt, beispielsweise zum Aufrufen, Wiederverwenden, Verteilen, Ablegen und Organisieren, werden Arbeitsabläufe berührt und Handlingkosten entstehen.

Je weiter die Informationsimplosion voranschreitet, umso deutlicher werden die negativen Folgen eines nicht durchgängigen, unternehmensweiten Dokumentenmanagements.  Würde „Emma“ in einem Unternehmen arbeiten, würde sie sich -  anders als zuhause - ausschließlich digitale Dokumente wünschen.

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23.07.2013   Calender Standpunkt  |  ECM

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