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Top Thema: Microsoft-Integration

Eingebaute Produktivität für Office, Outlook & Co.

Einen Großteil ihrer Arbeitszeit verbringen Büromitarbeiter mit dem Schreiben von E-Mails, dem Erstellen von Kalkulationen und Präsentationen, dem Vereinbaren von Terminen und ähnlichen wiederkehrenden Aufgaben. Zur Erledigung dieser Aufgaben bedienen sich die meisten Unternehmen der Microsoft Office-Suite. Word, Excel, PowerPoint und Co. bieten vielfältigste Möglichkeiten, lassen allerdings wichtige Funktionen wie ein universelles Dokumenten-Repository vermissen. Diese werden durch das Doxis4 Enterprise Content Management (ECM) beigesteuert, um die Arbeit der „Office Worker“ komfortabler und effizienter zu gestalten.

Enterprise Content Management ist nicht nur eine Alternative für heutige Fileverzeichnisse, einschließlich rechtskonformer Archivierung, es bietet darüber hinaus noch viele weitere Funktionen für die tägliche Büroarbeit, lebende Dokumente und Prozesse. Diese werden so eng in die gewohnte Office-Software integriert, dass sie wie native Microsoft-Funktionen daherkommen.

Mehr als Dokumente: ECM-Extras für Office

Für Office ist jedes Dokument eine eigenständige Einheit, die sich beliebig ablegen und vervielfältigen lässt. Erstellen, bearbeiten, speichern unter, Datum in den Dateinamen, „V1.docx“, „V5.3.xlsx“, „Nochmal-checken.pptx“ – alles geht. Das ist einerseits praktisch, führt aber leicht zu Wildwuchs im Fileverzeichnis. Wo hatte der Kollege die Auswertung vom letzten Montag nochmal abgelegt? Welche Version ist die Aktuelle?

Hier schaffen ECM-Funktionen für die zentrale Ablage, Versionierung und Recherche von Dokumenten einfache Abhilfe. Die Doxis4-Erweiterung für Office integriert dazu spezielle Menüs und Suchdialoge in Word, Excel und PowerPoint. Die Trefferliste beschränkt sich dabei nicht auf Office-Dokumente, sondern zeigt alle verfügbaren Dateien im universellen Content Repository an. Schon vor dem Erstellen eines Dokuments zeigt die Recherche mit Doxis4, ob es bereits ein entsprechendes Dokument gibt und inwieweit sich Informationen aus anderen Quellen nutzen lassen. Das spart enorm viel Zeit und trägt zu einer gleichbleibenden Informationsqualität bei. Die in den Trefferlisten ausgewiesenen Dokumente können anschließend in Office, einer anderen Fachanwendung oder im Doxis4 Client geöffnet werden.

Mehr als E-Mails: ECM-Extras für Outlook

Welche Software öffnen Sie morgens zuerst und schließen Sie bei Feierabend zuletzt? Wenn Ihre Antwort „Microsoft Outlook“ lautet, sind Sie damit in bester Gesellschaft. Für die E-Mail-Kommunikation ist Outlook das meistgenutzte Tool, wird aber leider zu häufig ineffizient verwendet. Statt in persönlichen Postfächern verschüttet zu werden, können E-Mails mit einer Doxis4-Erweiterung für Outlook klassifiziert und passend zum Geschäftsvorgang archiviert werden. Mit einem zusätzlichen Suchdialog sind auch direkt aus Outlook Suchanfragen über das gesamte Repository möglich.

Mehr als Portalseiten: ECM-Extras für SharePoint

Wenn im Unternehmen SharePoint im Einsatz ist, bietet Doxis4 zusätzliches Optimierungspotenzial mit automatisierten Übersichten, Trefferlisten, Dokumentanzeigen und weiteren Doxis4-Funktionen auf Portalseiten. Im Sinne von Enterprise Search lässt sich das gesamte Doxis4 Repository aus SharePoint als Informationsquelle erschließen.

Strategien für Integration von Microsoft und ECM

Die IT-Strategie im Unternehmen und die individuellen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter entscheiden letztlich darüber, wie eine effiziente Integration von Microsoft-Standardwerkzeugen, Fachanwendungen und ECM-Komponenten aussieht. Je größer die Bedeutung von unternehmensweiten Office-Dokumenten, Workflows, geschäftsrelevanten E-Mails und Enterprise Search ist, desto dringender bedarf Microsoft der Doxis4-Unterstützung.

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20.02.2014   Calender Top Thema  |  Microsoft

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