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Best Practice: Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

„Eine echte Gemeinschaftsproduktion“

Heime, Kindertagesstätten, Beratungsstellen, Werkstätten für Menschen mit Behinderungen: Mit rund 17.000 externen Einrichtungen arbeiten die LWL-Behindertenhilfe Westfalen, das LWL-Landesjugendamt Westfalen und die LWL-Finanzabteilung auf unterschiedliche Weise zusammen. Jahrelang hatte dazu jede der Abteilungen ihre eigenen Papierakten gepflegt, in denen der gesamte Schriftverkehr zwischen dem LWL und den Einrichtungen – wie beispielsweise Betriebserlaubnisse, Verträge, Vereinbarungen und Zahlungsunterlagen – abgelegt wurden.

Seit wenigen Monaten greifen rund 340 Beschäftigte aus den drei Fachbereichen nun gemeinsam auf die elektronische Einrichtungsakte zu. „Das ist eine echte Gemeinschaftsproduktion und ein weiterer Schritt in der Weiterentwicklung unseres Dokumentenmanagementsystems“, sagt Jürgen Werner, Gesamtprojektleiter für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) beim LWL.

Die Beteiligung von drei unterschiedlichen Fachabteilungen war bei der Entwicklung der elektronischen Einrichtungsakte eine besondere Herausforderung. Jede Abteilung sollte ihre speziellen Sichtweisen und Anforderungen an die Akte auch im digitalisierten Format wiederfinden. Sehr sensible Personendaten zu den Einrichtungen mussten zudem geschützt werden. Das Projektteam entwickelte zu diesem Zweck ein Berechtigungskonzept: Nur festgelegte Beschäftigte haben Zugriff auf die für sie relevanten Daten. Bisherige Arbeitsabläufe werden durch einen sogenannten Workflow abgebildet und unterstützt. Die Akte geht statt per Hauspost nun auf dem elektronischem Weg zu den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Die Vorteile der elektronischen Einrichtungsakte sind vielfältig: Doppelte oder sogar dreifache Aktenführungen gehören der Vergangenheit an. Alle Nutzer haben gleichzeitig Zugriff und Arbeitsvorgänge können schneller erledigt werden. Wird eine zentrale Änderung vorgenommen, sehen dies sofort alle Nutzer der elektronischen Akte.

Die Vorarbeiten zur elektronischen Einrichtungsakte begannen bereits Ende 2012: Vertreterinnen und Vertreter aus den drei Fachabteilungen sowie zwei Beschäftigte aus der LWL.IT Service Abteilung entwickelten gemeinsam mit dem Softwarehersteller SER einen Prototypen. Seit Juli 2014 wurde die elektronische Akte schrittweise in den Fachabteilungen eingeführt.

In diese Zeit fällt auch die Altaktenübernahme. Über 20.000 Papierakten - rund 1,7 Millionen Blatt Papier - wurden dazu von Juli bis November 2014 von einem externen Dienstleister gescannt und nach einer vertraglich festgelegten Frist vernichtet.  Sie kamen als Datensatz zum LWL zurück. Die 340 Beschäftigten, die mit der elektronischen Einrichtungsakte arbeiten, wurden während der Scanphase geschult.

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21.04.2015   Calender Best Practice  |  eAkten, BPM & Workflow

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