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Personalakte

Einblick zu Recht

Der Lapsus des Vince Cable zeigt auf, wie unbedarft auch im 21. Jahrhundert immer noch mit vertraulichen Daten umgegangen wird. Die Allgemeinheit war entsetzt und der Minister hätte sich besser einer Sache ganz besonders verschrieben, nämlich dem Datenschutz als oberstem Prinzip.

Im Bereich Human Resources gelten zu Recht besonders strenge Datenschutzregeln. Die in der Personalakte gesammelten Informationen dürfen unter keinen Umständen Unbefugten zugänglich gemacht werden. Gleichzeitig muss es möglich sein, einem gewissen Personenkreis temporär Einsicht zu gewähren.

Bei der Doxis4 Personalakte wird dies durch eine ausgefeilte Rechtevergabe geregelt. Das Berechtigungskonzept steuert den Zugriff auf die sensiblen Personalakten und gewährleistet so, dass nur berechtigte Personen ganze Akten oder bestimmte Dokumente innerhalb einer Akte einsehen dürfen. Es ist gleichzeitig möglich, berechtigten Führungskräften und Mitarbeitern eine zeitlich begrenzte Zugriffsberechtigung zu erteilen.

Dort, wo im Personalwesen bereits Berechtigungen für den Zugriff auf sensible Personaldaten definiert wurden, können diese auch für die Doxis4 Personalakte genutzt werden. Für die Übernahme bestehender Berechtigungsstrukturen aus führenden HR-System, z.B. SAP HR, HCM, Oracle oder Microsoft Dynamics, stehen Schnittstellen bereit.

Standortunabhängiger Zugriff

Für Unternehmen mit verteilten Standorten ist es wichtig, dass die Personalakten auch dezentral verfügbar sind. Das ist immer dann wichtig, wenn z.B. Personalgespräche an einem anderen Standort als dem Sitz der Personalabteilung geführt werden müssen. Für diese Fälle ermöglicht die Doxis4 Personalakte berechtigten Mitarbeitern einen standortübergreifenden Zugriff, z.B. mittels Webclient. Das Schleppen von Personal­akten hat damit ein Ende, womit auch das Risiko des Verlusts verschwindet. Zu beachten ist allerdings: Nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ist die Speicherung und Verarbeitung personen­bezogener Daten aus Personalakten an den Zweck des jeweiligen Arbeitsvertrages gebunden. Da ein Arbeitsvertrag gewöhnlich auf eine bestimmte Konzerngesellschaft bezogen ist, hat das Konsequenzen für zentral organisierte Personalabteilungen in einem Konzern. Sofern keine Einwilligung des Arbeitnehmers oder eine Betriebs­vereinbarung vorliegt oder im Arbeitsvertrag der konzernweite Einsatz geregelt ist, dürfen die Personalakten nicht anderen Konzerngesellschaften zur Verfügung gestellt werden.

Das Informationscockpit

Die Doxis4 Personalakte steht – wie übrigens jede eAkte von SER – für die effiziente, systematische und strukturierte Organisation jeglicher Informationsobjekte eines Geschäftsvorgangs. Der Medienbruch ist aufgehoben, Content jeglicher Art, z.B. Daten, gescannte oder elektronische Dokumente, Links, Web-Inhalte, E-Mails, Business-Objekte, Geschäftsprozesse und Multimedia-Dateien, kurz, sämtliche mitarbeiterrelevanten Informationen werden strukturiert und sinnstiftend in einer übersichtlichen Registerstruktur unter einem Aktendeckel verwaltet.

Der Aktendeckel ist das Informationscockpit. Durch den klaren Aufbau behält der Anwender stets die Übersicht und die Sicherheit eines rechts­konformen Akten­managements. Grafisch erwartet ihn eine attraktive Oberfläche im bekannten Windows-Stil.

Schließlich sorgen auch elektronische Workflows für eine erhebliche Entlastung der Mitarbeiter bei Routine­tätigkeiten. Sie garantieren eine gleichbleibende Qualität, be­schleunigen Vorgänge und stellen sicher, dass vorgeschriebene Wege und interne Vor­gaben eingehalten werden. Regelmäßig wiederkehrende Prozesse, wie z.B. Ausbildungsmaßnahmen lassen sich weitestgehend automatisieren.

Alles bereits eingerichtet – das Doxis4 Solution Package HR

Doxis4 bietet die Möglichkeit, vorgefertigte Lösungspakete zu nutzen. Das Doxis4 Solution Package HR weist eine vordefi­nierte und dennoch gleichzeitig veränderbare Register­struktur für Personalakten auf. Zu jedem Register sind darüber hinaus die typischen Dokumente angegeben, die jeweils dort abgelegt werden sollten. Besonderes Augenmerk verdienen die vordefinierten Berechtigungsstrukturen, die sofort nach der Installation des Solution Packages genutzt werden können. Dies stellt für den Anwender sowohl eine Zeitersparnis dar, als auch einen großen Sicherheitszugewinn, da er sich auf die Rechtmäßigkeit der vorkonfigurierten Lösung verlassen kann.

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19.06.2013   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten

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