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Best Practice: EDEKA Nord

EDEKA work in progress

Bereits 1999 legt EDEKA Nord mit der Einführung eines elektronischen SER-Archivs den Grundstein für einen sukzessiven ECM-Rollout. 2006 folgt die digitale Personalakte. Seitdem ist die SER organisch mit ihrem Kunden mitgewachsen. 2007 kommen die Objektverwaltung und die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung (Doxis4 InvoiceMaster) hinzu, 2010 die eAkteVertragsmanagement“ und 2011 die workflowgesteuerte Prüfung von Warenrechnungen mit SAP-Abgleich.

 30 Mitarbeiter sind bei EDEKA Nord für die Objektverwaltung tätig. Seit 2008 die elektronische Objektakte aus der DOXiS4-iECM-Suite von SER zum Einsatz kommt, sind etwa 64.000 Dokumente mit teilweise mehr als 10 Seiten in die eAkte migriert worden. Zusätzlich wurden 500 Aktenordner mit Printmedien digitalisiert. Die Gesamtmenge der Objektaktendokumente beläuft sich insgesamt auf über 163.000.

Strategischen Nutzen erhält die Sammlung dadurch, dass jeder Außendienstmitarbeiter via Remote-Funktion Zugriff darauf erhält. Der Mitarbeiter benötigt lediglich ein Notebook mit UMTS-Stick, um eine Verbindung ins Netz herzustellen. Eine gesicherte Verbindung in die Unternehmenszentrale bietet dann für jeden der 30 Mitarbeiter den Zugang zu allen in seinem Berechtigungsbereich liegenden Akten. Das mühsame Mitschleppen von Papier-Akten entfällt. Darüber hinaus helfen elektronische Funktionen wie die Wiedervorlage beim Einhalten von Terminen und Wahren von Fristen. Das zahlt sich für EDEKA Nord in barer Münze aus.

Personalakten sind ein sprichwörtlich gewichtiges Thema bei EDEKA Nord. 2006 waren 32.000 Akten mit etwa einer Million Dokumenten zusammengekommen. Durch die Doxis4 Personalakte kann jeder der 17 Sachbearbeiter ganz einfach per Mausklick direkt die richtige Akte aufrufen, und auch die Anlage neuer Personalakten erfolgt komfortabel und übersichtlich in SAP. Das mühevolle, umständliche und vor allem zeitraubende manuelle Aufsuchen der gewünschten Informationen entfällt. Rund 5700 Mitarbeiter werden aktuell auf diesem Wege verwaltet.

Die große Anzahl verschiedener Verträge, die EDEKA Nord abgeschlossen hat, wird aktuell durch eine auf dem DOXiS4 Records Management basierenden ECM-Lösung elektronisch archiviert.  Dies beinhaltet vor allem die Altaktenübernahme, die seit geraumer Zeit eingescannt und dann den Objektakten zugeordnet wird. Durch die Vergabe von Objektnummern können sowohl aus digitalisierten Vertrags- als auch Objektakten aktuelle Verträge aufgerufen und kontrolliert, modifiziert und ergänzt werden – ganz einfach per Knopfdruck. 50 Mitarbeiter profitieren von dieser Lösung.

Auch die bei EDEKA Nord täglich eingehenden Rechnungen werden digitalisiert und durchlaufen dabei einen vollautomatischen Prozess. Der Doxis4 InvoiceMaster Read, die ECM-Lösung für die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung, sorgt dabei für den reibungslosen Ablauf. Das Scannen der Dokumente beinhaltet eine OCR-Lesung und die Extraktion der Rechnungsdaten, die dann ebenfalls automatisch an die SAP-Buchungsmasken übergeben werden. Der weiterhin im Zuge dieses Prozesses erfolgte Lieferantenabgleich mit den SAP-Stammdaten stellt sicher, dass jeder Rechnungsposten eindeutig zuzuordnen ist. Derzeit werden vom InvoiceMaster Read bis zu 900 Dokumentenseiten pro Tag verarbeitet. Diese Anzahl wird zukünftig bei etwa 2000 Seiten pro Tag liegen. Nützlich ist dieser Automatismus vor allem durch die deutlich höhere Genauigkeit der erfassten Daten. Tippfehler durch die Mitarbeiter können dadurch ausgeschlossen werden. Auch sorgt die Aufteilung der Rechnungen  bereits beim Scannen für Klarheit und beugt damit Verwechslungen und langwierigem Suchen vor: Es wird nicht eine große Datei generiert, sondern durch den InvoiceMaster Read automatisch auf eine Rechnung pro Händler getrennt und entsprechend abgelegt.

Die aktuellste Ausbaustufe der Doxis4 iECM-Suite von SER ist der Doxis4 Workflow, der die Prüfung von Warenrechnungen mit SAP-Abgleich vornimmt, während gleiches für Kostenrechnungen bereits seit einigen Jahren eingerichtet ist. Dies erleichtert die Arbeit der Buchhaltung deutlich, die die Dokumente, falls erforderlich, via Web an die einzelnen Märkte leiten und von dort nach erfolgter Validierung wieder zurückgeschickt bekommt und dann sofort weiter verarbeiten kann. Ist alles geprüft, werden die Daten per Knopfdruck an das SAP-System übergeben und final verbucht. Eskalationsfristen stellen die rechtzeitige Bearbeitung aller Prüfvorgänge sicher. Insgesamt bedeutet das: Durch Transparenz und Standardisierung der Vorgänge steht bei konsequenter Anwendung der Lösung die vollständige Budgetkontrolle.

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19.06.2013   Calender Best Practice  |  Archiv, ECM

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