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Best Practice: Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

ECM nach Plan

Vor einigen Jahren stand der LWL vor einer großen Heraus­forderung. Kostendruck und Demografie zwangen zu einer umfassenden Verwaltungsmodernisierung: „Es bestand Handlungs­bedarf für den LWL. Eine Vorstudie zum Thema DMS hatte ergeben, dass die steigenden Anforderungen an Doku­men­tation und Vorgangsbearbeitung mit dem vorhandenen Personal langfristig nicht mehr bewältigt werden können“, erinnert sich Jürgen Werner, DMS-Gesamt­projekt­leiter im LWL. Angesichts der vielfältigen Aufgaben­bereiche im LWL und der unterschiedlichen Anforderungen an ein DMS entschied sich der LWL für eine abgestufte Vorgehensweise zur flächen­decken­den DMS/ECM-Einführung mit der Doxis4 iECM-Suite im Landschaftsverband Westfalen-Lippe.

ECM beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) ist kein Nebeneinander von Einzelprojekten – hier ein elektronisches Archiv, hier eine eAkte, hier ein Workflow. Enterprise Content Management bei LWL folgt einem detaillierten Plan. Ursprüng­lich enthielt er vier Realisierungsphasen. Die Umsetzung begann 2009 und war auf mehrere Jahre angelegt. Inzwischen wurde der Plan fortgeschrieben. Immer neue Auf­gaben sollen durch ECM-Lösungen unterstützt werden. Für 2014 sind schon Projekte für eine fünfte Realisierungsstufe definiert.

Die wichtigsten Ziele der LWL-ECM-Strategie: effizientere Prozesse, sichere Dokumentation und Abbau von Papier­archiven sowie die Einbindung elektronischer Akten in die Fachverfahren zur Unterstützung der Sachbearbeitung. Erreicht wurde diese Verwaltungsmodernisierung durch den umfassenden Einsatz von SER-Lösungen aus der Doxis4 iECM-Suite sowohl im Bereich der LWL-Kliniken als auch in der Verwaltung.

Das Projekt im Überblick

Thema:

Stufenweiser Aufbau eines LWL-weiten Enterprise Content Management

Projektlaufzeit:

2009-2014

SER-Lösungen:

Doxis4 iECM-Suite: Archiv, DMS, elektronische Akte, InvoiceMaster mit SAP-Integration, Postkorb/Workflow, E-Mail-Archivierung

Abteilungen mit ECM:

LWL-Rechnungsprüfungsamt, Archivamt Westfalen, LWL-Behindertenhilfe, LWL-Hauptfürsorgestelle, LWL-Landesjugendamt, Zentrale Einkaufskoordination (ZEK), LWL-Kliniken

Altaktenübernahme

Im Arbeitspaket e.Akte Einzelfallhilfe: 110.000 Altakten mit rd. 13 Millionen Dokumentseiten

Dokumentenzuwachs:

rd. 600.000 Dokumente pro Jahr

 

Über den LWL

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) arbeitet als Kommunalverband mit mehr als 16.000 Beschäftigten für die 8,2 Millionen Menschen in der Region. Der LWL betreibt 35 Förderschulen, 21 Krankenhäuser, 17 Museen und ist einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderung.

 

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17.12.2013   Calender Best Practice  |  ECM

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