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Best Practice: Steinbeis Papier

E-Mails finden Vorgang

Der Hersteller von grafischen Recyclingpapieren Steinbeis Papier hat die E-Mail-Kommunikation in seine Geschäftsprozesse integriert. Die SER-Software DOXiS4 Intelligent Context Control (ICC) analysiert alle eingehenden E-Mails, ermittelt ihren Kontext und verknüpft sie mit dem dazugehörenden Geschäftsfall in SAP. Automatisch verschlagwortet, werden sie revisionssicher und GDPdU-konform im SER-Archiv abgelegt. An die Lösung angeschlossen sind die Abteilungen Einkauf, Vertrieb, Versand und Finanzbuchhaltung.

Allein der Bereich Customer Service verzeichnet durchschnittlich 300 bis 400 kundenbezogene E-Mails pro Tag, die sicher archiviert und mit den entsprechenden Vorgängen in SAP verknüpft werden müssen. Da das SAP-System keine Verbindung zum Mailsystem MS Outlook besitzt, konnten E-Mails vor Einführung des DOXiS4 ICC nur über einen Umweg mit dem ERP-System verknüpft werden. Sie mussten ausgedruckt und wieder eingescannt werden – ein aufwändiger Medienbruch, der im Zeitalter von ECM und integrierten Systemen nicht mehr angebracht ist. Entsprechend lauteten die Anforderungen an das neue System: sichere Archivierung der E-Mails mit automatisierter Verschlagwortung, Zuordnung von Kunden-E-Mails zum jeweiligen SAP-Auftrag, Anzeige des Kunden und der Aufträge in SAP aus der E-Mail heraus - und das alles möglichst schnell und bequem.

Gestartet wurde das Projekt im Vertrieb. Hier wurden grundlegende Funktionalitäten festgelegt, die bei allen folgenden Templates wieder verwendet werden können. Es folgten Templates für Versand, Einkauf und Finanzbuchhaltung.

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31.01.2013   Calender Best Practice  |  E-Mails & Post, SAP

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