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Top Thema: E-Mail-Management

E-Mails: 2 Stunden pro Tag

Wenn man glaubt, alle E-Mails beantwortet zu haben und sich anderen Dingen widmen zu können, treffen bereits neue ein. Eine niemals endende Geschichte. Nimmt man noch den organisatorischen Kommunikationsaufwand für Ablage, Weiterleiten und Suchen nach E-Mails hinzu, so verbringen Mitarbeiter pro Tag mehrere Stunden ausschließlich mit der E-Mail-Kommunikation. Das halten mittlerweile selbst Mitarbeiter für nicht mehr produktiv! Bestätigt durch die größte Online-Befragung im deutschsprachigen Markt – der AKAD Hochschule in Leipzig in Zusammenarbeit mit der tempus GmbH – verbrauchen zwei Drittel der Befragten zwei Stunden pro Tag, um ihre Mails zu bearbeiten. Rund zwei Tage pro Woche gehen damit alleine auf das Konto der E-Mail-Kommunikation. Die Studie zeigt, dass noch viel Optimierungspotenzial in der Büroorganisation steckt. Fast die Hälfte der Befragten geht davon aus, dass sie allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz um mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten könnten.

Das ist die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist, dass heute Geschäftskorrespondenz überwiegend per E-Mail geführt wird: wichtige Anfragen von Kunden, Reklamationen, Rechnungen, kurze Updates „FYI“ (for your information) mit sieben Kollegen auf Cc, aktualisierte Dateiversionen oder interne Rückfragen zu Abrechnungen. Diese E-Mails landen erstmal im persönlichen Postfach, sind aber gleichzeitig Teil der unternehmensweiten Informationslogistik und müssen in die Geschäftsprozesse eingebunden werden.

Wo war noch die E-Mail zu dem Vorgang von vor zwei Monaten? Wer hat die E-Mail gesendet, waren Sie es selbst oder ein Kollege? Anwender wenden immer mehr Zeit für die Ablage und Recherche von E-Mails auf. Wenn über automatische Mechanismen versucht wird, E-Mails sicher abzulegen, jedoch keine Zuordnung zum Geschäftskontext erfolgt, dann entsteht ein „Datengrab” für E-Mails ohne informativen Mehrwert für das Unternehmen. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich große Optimierungspotenziale im Arbeitsfluss bieten. Compliance-Aspekte wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Zugriffsschutz sollten dabei ebenfalls berücksichtigt werden.

Vom persönlichen E-Mail-Postfach ins Content Repository

Apropos aufgeräumter Arbeitsplatz: Was für den physischen Schreibtisch gilt, gilt auch für den virtuellen. Deshalb sorgt Doxis4 für Ordnung und schnellen Zugriff auf weiterführende Informationen direkt aus dem E-Mail-Postfach. Microsoft Outlook und IBM Notes erweitert Doxis4 um Funktionen für die Ablage von E-Mails im Geschäftskontext, z.B. in Verbindung mit eAkten in Kunden- oder Lieferantenakten. Alle E-Mails eines Kunden mit Anfragen, Bestellungen, Rückfragen und weiteren wichtigen Informationen stehen so gebündelt zur Verfügung, auch für beteiligte Kollegen im Tagesgeschäft oder bei Urlaubsvertretungen.

Statt in persönlichen Postfächern verschüttet zu werden, können diese E-Mails mit Doxis4 automatisiert klassifiziert und passend zum Geschäftsvorgang archiviert werden – mit oder ohne Anhang.

Über zusätzliche Suchdialoge lassen sich auch direkt aus dem E-Mail-Programm alle Dokumente und Informationen zu einem Thema, einem Kunden oder einem Projekt übersichtlich auffinden.

Darüber hinaus entlastet Doxis4 die Postfächer in Microsoft Outlook oder IBM Notes nicht nur durch die Archivierung des E-Mail-Verkehrs, sondern ersetzt zum Beispiel auch den Versand von großen Dateianhängen. Statt einen aktualisierten Angebotsentwurf intern per E-Mail zu verschicken, genügt ein Link auf das Dokument in Doxis4, der sich genauso einfach wie ein Dateianhang per Drag&Drop in die E-Mail einfügen lässt. Probleme mit zu großen Dateianhängen, veralteten Versionen oder im Postfach verloren gegangenen Dokumenten sind damit ebenfalls gelöst.

E-Mail-Kontext automatisch erkennen und nutzen

E-Mail-Archivierung mit Doxis4 ICC

Die Zuordnung von E-Mails zum passenden Geschäftskontext, beispielsweise einem Kunden oder Lieferanten in SAP, kann mit dem Doxis4-Modul „Intelligent Context Control“ (ICC) auch automatisiert erfolgen, so dass keine wertvolle Arbeitszeit durch manuelle Suche und Zuordnung verloren geht. Doxis4 zeigt direkt in Outlook oder Notes den ermittelten Kontext an, z.B. den Geschäftspartner oder die Bestellung. Ein einfacher Klick genügt und der zugehörige Vorgang wird direkt in SAP geöffnet und kann wie gewohnt bearbeitet werden.

Workflows und Aufgaben-Postkörbe statt Status-Mails

An ihre Grenzen stoßen reine E-Mail-Lösungen auch, wenn es um Rechnungseingangsverarbeitung oder Workflows geht. Der Weg vom Eingang einer Rechnung bis zur vollständigen Freigabe aller Positionen kann mit unzähligen E-Mails gepflastert sein, wenn die passende Systemunterstützung fehlt. Auch bei weiteren Workflows ist der aktuelle Status nur mühsam anhand des E-Mail-Aufkommens erkennbar. In diesen Bereichen ist der Einsatz von E-Mails eine mehr als schlechte Krücke, die keine systematische Erstellung, Zuweisung und Überwachung von Aufgaben oder Freigaben ermöglicht. Doxis4 bietet dafür Lösungen an, mit denen in Einzel- und Gruppenpostkörben Aufgaben und Freigaben verwaltet und im Geschäftskontext abgebildet werden können.

Somit kann die iECM-Suite Doxis4 bei der Arbeit mit E-Mails viel Zeit und Nerven sparen – indem sie die Stärken von E-Mails optimal ausnutzt und unzureichend gelöste Aufgabenbereiche und Informationssilos durch zusätzliche ECM-Unterstützung aus der Isolation des persönlichen E-Mail-Postfachs herausholt.

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