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Journaling

E-Mail-Garde

Digitale Unterlagen obliegen wie alle empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sofern sie steuerlich relevant sind, der Archivierungspflicht. Zu den Geschäfts- und Handelsbriefen sind alle Schriftstücke zu zählen, die dem Vorbereiten, Durchführen und dem Abschluss oder Rückgängigmachen eines Geschäfts dienen. Per Gesetz gilt eine weitgehende Gleichbehandlung von digitaler und Briefpost. Zu den digitalen Handelsbriefen selbst zählen auch die Anlagen, wenn sie  den Inhalt der E-Mail ergänzen oder ohne ihn nicht verständlich wären. Die Folgen aus dem Verlust beweiserhebender Dokumente können letztendlich zur Schätzung des steuerlichen Gewinns führen.

Die Archivierungspflicht und die Wiederauffindbarkeit stellen damit einen wichtigen Teilaspekt des IT-Risikomanagements und der eDiscovery dar. Die Implementierung einer Lösungsstrategie ist somit für Unternehmensführung und IT eine zentrale Aufgabe. Wer aus der Pflicht eine Kür machen möchte, kann mit den gesetzlichen Forderungen gleich IT-Optimierungen verbinden. Sie bieten sich beispielsweise bei der Entlastung  der E-Mail-Server an. 

Datenverlust und Manipulation sind Vergangenheit

Im nachfolgenden Artikel wollen wir das Thema der E-Mail-Archivierung aus einem bestimmten Blickwinkel betrachten – dem Schutz vor Datenverlust und Manipulation – mit anderen Worten ausgedrückt der Authentizität und Integrität von E-Mails. Technisch betrachtet sprechen wir hierbei über E-Mail-Journaling mit der Doxis4 Journal-Archivierung.

Mittels der Doxis4 Journal-Archivierung lassen sich ein- und ausgehende E-Mails revisionssicher archivieren und protokollieren. Sie dient im Wesentlichen der Einhaltung unterschiedlicher Vorschriften, um rechtssicher nachweisen zu können, welche E-Mails von wem versendet und/oder empfangen wurden. Dazu speichert die Doxis4 Journal-Archivierung alle Mails automatisch im „Backend“, einem geschützten, separierten Bereich des Doxis4 Archivs. Prüfungsberechtigten stehen die relevanten Daten auf diese Weise schnell zur Verfügung. Übrigens: Auch der Zugriff von Betriebsprüfern wird konsequent protokolliert.

Falls gewünscht, können durch die Ermittlung der SMTP-Domänen rein interne Mails von der Journal-Archivierung ausgenommen werden - eine Funktion, die bei MS Exchange sonst nur mit einer lizenzpflichtigen Zusatzoption möglich wäre.

Suchen und Finden mit der Doxis4 Journal-Archivierung

Das der Journal-Archivierung zugrunde liegende Doxis4 Archiv ist zugleich auch ein Informa­tion Repository, das  Daten und Dokumente jedweder Art aufbewahrt. Metadaten/Indexkriterien werden mit dem Doxis4 Gateway Service - der Schnittstelle zum Archiv - automatisiert für jedes Objekt ausgeliefert und in einer relationalen Datenbank abgelegt. Sie ermöglichen bei Bedarf eine effiziente Indexsuche. Wer Informationen u.a. auch in den Anhängen der E-Mails wiederfinden möchte, benötigt dagegen die Volltextsuche.

Doxis4  legt dazu bereits bei der Archivierung das Textextrakt als weitere Repräsentation im Doxis4 Archiv ab, ohne diese jedoch in den Volltextindex einzutragen. Damit ersparen sich Unternehmen nachträgliche ressourcen- und  kostenaufwendige Volltextindizierungen. Erst im Bedarfsfall werden über die Ermittlung der SMTP-Domäne des Absenders und Empfängers die bereits vorliegenden Textextrakte in den Volltext zur Indexierung übernommen.

Fachanwender (z.B. Administratoren, Compliance Officers oder Wirtschaftsprüfer) können sich also im Bedarfsfall bei Doxis4 darauf verlassen, auf eine revisionssichere E-Mail-Korrespondenz als Beweismittel zurückzugreifen.

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23.07.2013   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, E-Mails & Post

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