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QM- und Orga-Handbücher

Dokumentationspflicht erfüllt, Compliance gesichert

Gesetzliche und regulatorische Anforderungen an die Dokumentation z.B. von Geschäftsprozessen, Organisationsstrukturen, Anweisungswesen, Verfahrensbeschreibungen und IT-Projekten stellen für viele Unternehmen eine große Herausforderung im Geschäftsalltag dar. So muss die Dokumentation zuvorderst klar, korrekt, aktuell, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit nachprüfbar sowie nachweisbar sein. Änderungen an zugehörigen Dokumenten müssen nicht nur begründet und eindeutig zuordenbar sein, sondern den Mitarbeitern auch in geeigneter Weise bekannt gemacht werden. Ebenso muss der Zugriff auf besonders sensible Dokumente kontrolliert und reglementiert sein.

Die Doxis4 iECM-Suite unterstützt Unternehmen branchenübergreifend bei der Erfüllung aller Dokumentationspflichten.

Elektronisches Organisationshandbuch für Finanzdienstleister

Im Bankensektor schreibt die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) vor, wie Organisationsstrukturen und Prozesse dokumentiert werden müssen. Demnach müssen Organisationsrichtlinien schriftlich fixiert und den Mitarbeitern bekannt und zugänglich gemacht werden. Finanzinstitute müssen sich in diesem Zusammenhang regelmäßigen Prüfungen durch die Bundesbank bzw. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften unterziehen.

Mit dem Doxis4 SFO-Organisationshandbuch sind Kredit- und Finanzdienstleister für Prüfungen und interne Revisionen bestens gewappnet. Die SER-Lösung dokumentiert Geschäftsprozesse, Organisationsstrukturen, Anweisungswesen etc. und informiert zugleich die Mitarbeiter z.B. via Intranet-Einbindung. Ein Highlight ist der integrierte, standardisierte Qualitätsmanagementprozess, der dafür sorgt, dass Organisationsrichtlinien in einem geordneten und nachweisbaren Dokumentenmanagementzyklus verarbeitet werden. Dadurch sind die Vollständigkeit und Aktualität der schriftlich fixierten Ordnung (SFO) jederzeit gewährleistet und die Nachweisbarkeit des SFO-Verfahrens sichergestellt.

Dokumentationspflicht in der Pharmaindustrie

Unternehmen aus dem Pharma & Life Science-Sektor sind z.B. gemäß der Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung verpflichtet, ihren Bestand an regulierten Dokumenten (z.B. Spezifikationen oder Verfahrensbeschreibungen und Protokolle über die jeweils ausgeführten Herstellungsvorgänge) in einem definierten und kontrollierten Dokumentationssystem vorzuhalten und zu verwalten. Auch Prozesse, die für die Herstellung, die Freigabe und die Markteinführung von Arzneimitteln notwendig sind, sind dokumentationspflichtig.

Mit Doxis4 lässt sich der gesamte Prozess von der Erstellung, Bearbeitung, Prüfung und Freigabe bis hin zu Druck und Verteilung von Dokumenten wie Zulassungsunterlagen oder Herstellungsvorschriften verlässlich dokumentieren und nachvollziehen. Regulierte Dokumente lassen sich während ihrer gesamten vorgegebenen Aufbewahrungsfrist vorhalten und jederzeit wieder auffinden. Auch Verfahrensanweisungen (SOPs) lassen sich mit Doxis4 an die entsprechenden Stellen/Personen im Unternehmen nachweislich verteilen und immer aktuell halten.

Nachvollziehbarkeit und Compliance für jede Branche

Mit der Doxis4 iECM-Suite von SER sichern Unternehmen die Nachvollziehbarkeit und Rechtskonformität für eine Compliance-gerechte Dokumentation, gemäß den jeweiligen gültigen Anforderungen ihrer Branche.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für eine Compliance-gerechte Dokumentation mit Doxis4 zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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18.11.2015   Calender ECM-Lösungen  |  DMS, ECM, BPM & Workflow

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