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Best Practice: DEGES

Digitale Infrastruktur statt langer Wege

Wo effizient zusammengearbeitet und Großes geschaffen wird, ist eine leistungsstarke Infrastruktur unerlässlich. Das gilt für die Mobilität von Menschen und Gütern genauso wie für den Austausch von Informationen und Dokumenten.

Unter dem Motto „Wege sind unser Ziel“ trägt die DEGES seit 1991 dazu bei, Menschen und Güter über Verkehrswege per Straße, Schiene und Wasser effizient zu vernetzen. Im Rahmen der betreuten Infrastrukturprojekte müssen zahlreiche Dokumente, Akten und Informationen auf den Weg gebracht werden, um zum richtigen Zeitpunkt bei den verschiedenen Projektbeteiligten verfügbar zu sein. Mit dem City Tunnel Leipzig konnte beispielsweise Ende 2013 ein bekanntes Großprojekt abgeschlossen werden. Nach zehn Jahren Projektarbeit umfasste der dazugehörige Dokumentenbestand der DEGES ca. 500.000 Dokumente.

Von Informationssilos zur ECM-Plattform

Der erste Schritt zur einheitlichen ECM-Plattform für die gesamte Projektabwicklung bei der DEGES war die Zusammenführung und Strukturierung aller relevanten Inhalte.

Vorhandene Informationssilos in Dateisystemen, zwei lokal eingesetzten DMS- bzw. Archivsystemen und einer Bilddatenbank mit 30.000 Bildern wurden konsolidiert und in die Doxis4 iECM-Suite übertragen. Für Übersicht und Struktur im umfangreichen Dokumentenbestand sorgen verschiedene Aktentypen wie z.B. Vertragsakte, Projektakte, Landesakte.

Die Vernetzung zwischen Dokumenten, Akten, Workflows, SAP und Fachanwendungen führt alle relevanten Informationen zu einem konkreten Verkehrsprojekt oder Geschäftsvorfall zusammen und stellt diese kontextbezogen zur Verfügung.

„Die Informationen müssen dann zur Verfügung stehen, wenn ich sie brauche. Wenn ich eine Entscheidung fällen muss, dann will ich die benötigten Informationen automatisch geliefert bekommen und nicht danach suchen müssen“, erläutert Jens Düssel, Abteilungsleiter IT und Organisation, diese Zielsetzung der ECM-Einführung bei der DEGES. „Dazu müssen die Informationen konsolidiert und die verschiedenen Programme miteinander verdrahtet werden. Durchgängiges Enterprise Content Management – mit dieser Vision sind wir von Anfang an gestartet.“

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18.05.2015   Calender Best Practice  |  ECM, SAP

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DEGES: Vernetzt, was zusammengehört — Orts­übergreifende Verkehrsprojekte und ECM
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