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Standpunkt: Büroarbeit

Die größten Zeitverschwender und nervigsten Prozesse

Die wichtigste Einflussgröße für das „gefühlte Gewicht“ eines Gegenstands ist dessen Steifigkeit. Das gilt im übertragenen Sinne vor allem und besonders für das Medium Papier als Träger von Informationen. Dabei ist es nicht das Gewicht des Informationsmediums an sich, das die Arbeit erschwert, sondern vielmehr dessen „Steifigkeit“ in Geschäftsprozessen, um in Analogie des obigen Beispiels zu bleiben.  

Wie anders kann man die Ergebnisse der aktuellen Umfrage des Marktforschungsinstituts innofact werten, bei der 1.033 berufstätige Frauen und Männer im Alter zwischen 18 und 69 Jahren befragt wurden, was die größten Zeitverschwender und die nervigsten Prozesse bei der Büroarbeit sind und welche Arbeitserleichterungen sich die Berufstätigen wünschen.

Immerhin 60 Prozent der deutschen Büroarbeiter aus unterschiedlichen Branchen waren der Meinung, dass zu viel Papier bei der täglichen Büroarbeit verschwendet wird. Wie sich das auswirkt, zeigen die nachfolgenden Ergebnisse: 65 Prozent der Befragten gaben an, dass sie sich ein einfacheres Sammeln und Verteilen von Dokumenten wünschen würden. 59 Prozent vermissen eine einfachere schriftliche Abstimmung von Genehmigungen und Textdokumenten. Mehr als die Hälfte der Befragten sprach sich für elektronische Personalakten anstelle von Aktenordnern in Papierform sowie die Ablösung der Unterschriftenmappe und die generelle Einführung der elektronischen Signatur aus. 46 Prozent gaben kund, dass der größte Zeitverschwender bei ihrer täglichen Arbeit die Ablage oder Wiederverwendung von Dokumenten sei. Als lästig wird von 27 Prozent der Befragungsteilnehmer die Suche nach Papierdokumenten genannt. Kommt Ihnen das alles bekannt vor?

So werden bei der Büroarbeit eine nicht unerhebliche Menge an Zeit und damit qualifizierte, knappe Ressourcen verschwendet, die sich insbesondere beim Erstellen, Abstimmen, Ablegen und der Suche von Dokumenten einsparen ließe. In der Betrachtung geht es nicht nur um subjektive Arbeitserleichterungen, sondern um relevante Produktivitätsfaktoren, die Unternehmen jährlich viel Geld kosten.

Trotz aller Digitalisierungsbemühungen ist Papier als Trägermedium für Informationen nach wie vor sehr verbreitet. Da uns Veränderungen anscheinend so schwer fallen, dass offensichtliche Arbeitserleichterungen ausbleiben, werden Papierarbeit und Medienbrüche in der Büroarbeit zwar als erschwerend wahrgenommen, allerdings scheinbar ohne allzu großen „Widerstand“ hingenommen. Nicht anders lässt sich erklären, warum Papier immer noch eine so große Rolle im Unternehmensalltag spielt.

Sie können die Ergebnisse der Arbeitsstudie jetzt einfach so hinnehmen oder Maßnahmen dagegen ergreifen, die die Dokumentenarbeit „leichter“ machen. Viele Beispiele – auch im aktuellen Newsletter – belegen, welche Erleichterungen Enterprise Content Management (ECM) bringt und wie viel Potential im Einsatz der integrierten ECM-Lösung Doxis4 liegt. Wir sind gespannt, zu welchem Ergebnis Sie kommen! 

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13.05.2014   Calender Standpunkt  |  ECM, BPM & Workflow

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