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Top Thema: Records Management

Der richtige Aktenansatz

Für das Human Resource Management liegen die Auswahlkriterien einer digitalen Personalakte schwerpunktmäßig in der Organisation der Personalunterlagen und dem berechtigten Zugriff hierauf.  Für das Vertragsmanagement sind dagegen Fristen, Wiedervorlagen, Vorgangsdokumentation etc. elementar. Jede Abteilung legt typischerweise bei der Auswahl von elektronischen Aktenlösungen den Schwerpunkt anders. Was für sie gut ist, kann für das gesamte Unternehmen schlecht sein. Jede Abteilung sieht häufig nur sich und ihre eigenen Anforderungen.

Organisiert jede Abteilung für sich die strukturierte Aufbewahrung der Aufzeichnungen, so zerklüftet das Informationsmanagement in Inseln. Im Einzelfall mag die Integration einer speziellen Abteilungslösung tiefer und besser gelöst sein, aufs Gesamte übertragen führt sie das Unternehmen durch die fehlende firmenweite Prozessorientierung in die Sackgasse. Der Aufwand für Implementierung und Administration dieser Insellösung potenziert sich, ist unter personellen und zeitlichen Aspekten kaum noch zu bewältigen. Insbesondere dort, wo eine schnelle Anpassungsfähigkeit erforderlich ist, werden derartige Systeme schnell zum Wettbewerbsnachteil.

Innerhalb des Doxis4 Enterprise Content Management übernimmt die Doxis4 eAkte (englisch: Records Management) die effiziente, systematische und strukturierte Organisation jeglicher Informationsobjekte eines Geschäftsvorgangs. Jedweder zusammengehöriger Content lässt sich unter einem elektronischen Aktendeckel bündeln und strukturiert zusammenfassen. Dazu zählen Daten, gescannte und elektronische Dokumente, Vorgänge, Akten, Links und Referenzen (Web-Inhalte, Geschäftsprozesse und Business-Objekte), Multimedia-Dateien sowie jede andere Art von Informationsobjekten.

Mit dem Doxis4 Records Management bietet SER eine universale eAkten-Technologie, mit der sich unternehmensweit jegliche Aktenarten elektronisch abbilden lassen. Entscheidend dabei ist, dass die Aktenanwendungen mittels des Doxis4 cubeDesigners durch die Unternehmen selbst definiert, konzipiert und administriert werden können („Made-by-yourself“). Dazu stellt Doxis4 Fachadministratoren einen einfach zu bedienenden grafischen Maskendesigner bereit.

Wesentlich für das Doxis4 Records Management ist die prozessorientierte Aktensicht über den gesamten Lebenszyklus. Diese Form des modernen Informations­managements macht vor Abteilungsgrenzen keinen Halt. Sie orientiert sich am Bedarf und der Befugnis der Mitarbeiter im Informationsprozess.

Das gemeinsame Arbeiten mit Informationen über verschiedene Teams oder Standorte hinweg ist mit dem Doxis4 Records Management schon heute möglich. Aus einer Akte heraus lassen sich Vorgänge anstoßen, in Akten aufnehmen oder eine Akte als Bestand­teil eines Vorgangs sichtbar machen. Die Abonnement-Funktion informiert dabei automatisch über Veränderungen in der eAkte und unterstützt damit die effiziente Bearbeitung von Vorgängen.

Mit der Doxis4 eAkte sind Informationen leicht auffindbar. Bei allen Beteiligten  ist der Kenntnisstand einheitlich. Das ist besonders dort wichtig, wo Mitarbeiter bereichsübergreifend in Teams und Prozessen gleichzeitig mit denselben Informationen arbeiten, beispielsweise in der Projektabwicklung, im Rechnungswesen und Einkauf sowie dem Qualitätsmanagement. 

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27.05.2013   Calender Top Thema  |  eAkten, IT & Admin

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