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Standpunkt: Shared Services

Der leise Abschied von der Papierrechnung

Die Zentralisierung des Posteingangs steht bereits bei vielen Unternehmen auf der Tagesordnung. Nun rückt auch die unternehmensweite Bearbeitung von elektronischen Rechnungen bzw. elektronische Rechnungsformate (wie ZUGFeRD in Deutschland) in den Mittelpunkt.

Mit einer einheitlichen Rechnungsverarbeitung über alle Eingangskanäle wie mit Doxis4 werden die Voraussetzungen geschaffen, unternehmensweit eingehende Rechnungsinformationen automatisiert auszulesen, Lieferanten den Aufträgen und Bestellungen zuzuordnen und schnell eventuelle nötige Freigabe- oder Genehmigungsprozesse anzustoßen.

Die standardisierten elektronischen Formate begünstigen eine automatisierte Verbuchung des Rechnungsvorgangs.

Initiative ergreifen – auch international

Die weiter voranschreitende Standardisierung durch europaweit vorgesehene einheitliche Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch – analog zum ZUGFeRD-Format für Deutschland – wird bereits diskutiert. Einer automatisierten und zumindest EU-weiten Bearbeitung von elektronischen Rechnungen ( e-Invoicing ) in Shared Service Centern steht somit nichts im Wege.

So lässt sich die einmal geschaffene Infrastruktur für alle Gesellschaften quasi als internes Outsourcing nutzen. Die Qualitätsanforderungen lassen sich so steigern und die Bearbeitungszeiten der Aufgaben ebenso wie die Kosten deutlich reduzieren.

Rechnungsverarbeitung über Shared Service Center

Die Anforderungen an eine Rechnungseingangsverarbeitungs-Software in einem Shared Service Center sind neben der unabdingbaren Voraussetzung der Mandantenfähigkeit auch Unicodefähigkeit, mehrsprachige länderübergreifende Anzeige- und Bearbeitungsmasken, die Verarbeitungsmöglichkeit von unterschiedlichen (Mehrwert-)Steuersätzen und Währungen, integrierte Validierungen und Summenprüfungen, zertifizierte Schnittstellen zu ERP-Systemen (wie SAP), hochleistungsfähige Capture-Szenarien inkl. lernender Scansoftware sowie moderne Freigabeprozesse auf unterschiedlichen Clients – auch für Mobilgeräte.

Mit einer solchen Lösungen entwickeln Sie die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen fort, ein weiterer großer Schritt in Richtung Digital Business Transformation!

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15.03.2016   Calender Standpunkt  |  IT & Admin, Rechnungen

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