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Rückblick

Compliance 2014

Rund 90 Organisationsmanager, Leiter Rechnungswesen, Compliance Manager, IT-Leiter, Analytiker und Projektmanager wollten am SER-Webinar zum Thema „Compliance im ECM 2014“ teilnehmen und sich rechtzeitig vor dem Jahreswechsel auf den neuesten Stand bringen lassen. Insbesondere für die Vertreter multinational tätiger Unternehmen spielte das Thema unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen in Europa eine große Rolle. Müssen sie sich doch nicht nur mit den in Deutschland geltenden Fristen befassen, sondern für jedes Land unter­schiedliche Regelungen bei der Dokumentenarchivierung beachten. „Aufbewahrungsfristen in Europa sind ein Wirrwarr: Wie sollen Unternehmen mit konkurrierenden Fristen um­ge­hen?“ lautete daher auch ein Programmpunkt des Webinars. Die Antwort gab Markus D. Hartbauer: Retention Management mit Doxis4 überwacht eigenständig die Auf­bewahrungsfristen von Dokumenten und bereitet auch das kontrollierte Löschen nicht mehr aufbewahrungspflichtiger Dokumente vor. Bereits beim Archivieren der Dokumente können die Aufbewahrungs­fristen hinterlegt werden. Den Rest erledigt das System.

Jahressteuergesetz (JStG) 2013

Eine bereits angekündigte Verbesserung ließ 2013 auf sich warten: Das für dieses Jahr angekündigte Jahressteuergesetz (JStG) 2013 wurde auf nächstes Jahr verschoben – und damit auch die in Aussicht gestellte Verkürzung von Aufbewahrungs­fristen in Deutschland. ECMeffect bleibt dran und berichtet, wenn wieder Bewegung in das Gesetzgebungs­verfahren kommt. Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch im Fachartikel „Neue Aufbewahrungs­pflichten für Geschäfts­unterlagen“ von Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern. Sie können ihn auf www.ser.de herunterladen.

ZUGFeRD

Die elektronische Rechnung wird im Bund in Österreich Standard. Deutschland zieht nach und entwickelt mit ZUGFeRD einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen. Im „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – kurz ZUGFeRD – wird ein übergreifendes Rechnungs­format für Wirtschaft und öffentliche Verwaltungen definiert, mit dem es möglich ist, strukturierte Rechnungsdaten und beleghafte Darstellung der Rechnung in einer Datei zu übermitteln und automatisiert zu verarbeiten. Dazu werden standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format in einen PDF-Beleg (Format PDF/A-3) integriert. Die endgültige Verab­schiedung des ZUGFeRD-Formats wir im nächsten Jahr erwartet. Doxis4 InvoiceMaster, die SER-Lösung für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung, beherrscht ZUGFeRD bereits. Eine Beschreibung des Doxis4 ZUGFeRD-Connector können Sie auf www.ser.de herunterladen.

Das neue Kürzel: GoBD

An GoB, GoBS und GDPdU haben sich Unternehmen in Deutschland seit langem gewöhnt. Nun steht mit GoBD eine wichtige Neuerung an. „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ heißt die neue Norm, die GoBS und GDPdU ablöst und ihre Inhalte zusammenführt. Ihr Ziel ist es, Missverständnisse zu bereinigen und durch die Aktualisierung den neusten Stand der Technik zu berücksichtigen. Außerdem legt die GoBD besonderes Gewicht auf Interne Kontrollsysteme (IKS) und Verfahrensdokumentation. Die Experten betonten, dass es keine speziellen Produkt-Zertifikate für die GoBD geben werde. Zurzeit befindet sich der zweite Vorschlag des Bundesfinanz­ministeriums für die GoBD in der Diskussion mit Wirtschaft und Verbänden.

Zum Schluss noch die Auflösung der kryptischen Bezeichnung „BSI TR-03138“. Bei der „Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zum rechtssicheren und beweissichernden Scannen mit anschließender Vernichtung der gescannten Dokumente“ geht es um die Frage, ob man beim Scannen wirklich elektronisch signieren muss? Für das soge­nannte „Ersetzende Scannen“ (RESISCAN) – also dem Scannen mit anschließender Vernichtung des Papiers – schreibt die Richtlinie den Einsatz elektronischer Signaturen in be­stimmten Bereichen der öffentlichen Verwaltung und des Gesundheits­wesens vor. Die allgemeine Wirtschaft ist davon nicht betroffen.

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17.12.2013   Calender Veranstaltungen  |  ECM, SER

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