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Top Thema: Chaos in Filesystemen

Beste Alternative für Dateiverzeichnis

Wunsch und Wirklichkeit im Arbeitsalltag klaffen beim Umgang mit geschäftlichen Dateien und Dokumenten immer noch weit auseinander – das hat eine aktuelle IDC-Studie ergeben.

IDC-Studie: Frustrierte Knowledge WorkerJeder zweite Knowledge Worker ist demnach vom Umgang mit geschäftlichen Dateien und Dokumenten frustriert oder teilweise frustriert.

Zugang zu Informationen und Dokumenten unzureichend

Dabei gehört die schnelle Verfügbarkeit von digitalen Informationen und Daten zu einem wesentlichen Faktor für die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Sie ist die Grundlage dafür, dass Mitarbeiter unternehmensweit produktiver arbeiten, interne Prozesse beschleunigt und Kunden schneller bedient werden können.

Trotz der hohen Bedeutung für die Mitarbeiterproduktivität haben viele Knowledge Worker in deutschen Firmen und Organisationen immer noch einen unzureichenden Zugang zu den Dateien und Dokumenten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Laut IDC-Studie sind im Durchschnitt nur etwa 60 Prozent der relevanten Dateien für Knowledge Worker geräteunabhängig verfügbar.

Nachholbedarf in Sachen Enterprise Content Management

Was ist da los in den Unternehmen? Was behindert echte Verbesserungen in Sachen sicheres und einfaches Bearbeiten und Teilen von Dokumenten? Welche Technologien kommen bisher zum Einsatz?

Spricht man mit Mitarbeitern in Unternehmen, so stehen vor allem Fileverzeichnisse und Outlook & Co. in der Kritik. Fileverzeichnisse bedienen die Dokumentenbearbeitung vor allem in Teams und über Geschäftsprozesse nur sehr unzureichend und führen in der Praxis zu langen (teils vergeblichen) Suchzeiten, chaotischen Ablagestrukturen, verklausulierten Dateibezeichnungen und Versionswirrwarr. Outlook & Co. lassen sich nur unzureichend bis schlecht zur Kollaboration nutzen. Enterprise Content Management bietet dagegen für beide Aufgabenstellungen eine adäquate Lösung. 

Wissen und Informationen bündeln

Laut einer Sopra Steria-Umfrage setzen weniger als 40 Prozent der Unternehmen Technologien ein, die helfen, Wissen und Informationen zentral zu bündeln oder investieren in intuitive Technologien oder IT-Anwendungen, die einfach zu bedienen sind.

In den vergangenen Jahren sind zwar kontinuierlich neue Möglichkeiten für Anwender zur Speicherung und zum Teilen von Dokumenten entstanden wie etwa File Server, Social Collaboration-Tools, Sharepoint-Lösungen etc. Doch im schlimmsten Fall werden damit nur weitere Informationssilos geschaffen. So trägt der über die Jahre entstandene Wildwuchs an Speichermöglichkeiten mehr zur Behinderung als zur Produktivität der Anwender bei.

Content-Strategie verbindet digitale und analoge Welten

Statt auf ständig neue Tools zu setzen, gilt es, den Blick fürs Ganze zu behalten. Eine wichtige Grundlage für jede Maßnahme bildet die unternehmensweite Content-Strategie, die analoge und digitale Welten verbindet. Dies wirkt zwei wesentlichen Problemen entgegen, die laut IDC-Studie zum unzureichenden Zugang zu Dokumenten beitragen: zum einen fehlende adäquate Enterprise-Lösungen, zum anderen eine unzureichende Digitalisierung von Papierdokumenten.

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15.06.2016   Calender Top Thema  |  DMS, ECM, IT & Admin

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