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Standpunkt: Office & Outlook

Babette war's

Längst sind nicht mehr ausschließlich Papierdokumente der Stein des Anstoßes für die Einführung von Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung. Eine viel größere Herausforderung stellen die massenhaft produzierten elektronischen Dokumente und E-Mails dar. Die Spielregeln beim Erstellen, Ändern und Speichern der Dokumente sind so verschieden wie die Menschen im Unternehmen. So werden für kleinste Änderungen häufig neue Dokumente erstellt, die teils unter neuen Dateinamen abgelegt werden. Diesem Dateienchaos ist dann häufig nicht mehr zu entnehmen, welche Version die endgültige ist oder welche Version wem zugänglich gemacht wurde.

Da der Informationszugriff auf Fileverzeichnisse häufig so mangelhaft ist und die Dokumente losgelöst vom Vorgang abgelegt sind, werden sie gerne als Anhang in E-Mails versendet, um deren Inhalt bekannt zu geben. Da man (und Frau) nicht wissen kann, für wen eine Information wichtig ist und wer eventuell zusätzlich davon wissen sollte, werden häufig große Verteiler gewählt, die dann mit Mails inklusive Anhängen „zugemüllt“ werden. Für Mitarbeiter und Unternehmen kann ein falscher Verteiler fatale Folgen haben, wie ein prominentes Beispiel zeigt:

Die Mitarbeiterin Babette S. einer Grünen-Abgeordneten schaffte es im vergangenen Jahr, den Mailverkehr des Bundestages lahmzulegen. Ursache war eine E-Mail „an alle“. Auf die E-Mail „an alle“ antworteten andere wieder „an alle“. Im Sekundentakt tauschten sich „alle“ per Mail aus. Ein Beispiel von vielen, das zeigt, warum E-Mails für die zielgerichtete Informationsverbreitung in Unternehmen nur bedingt geeignet sind.

Microsoft Office und Outlook helfen, Informationen zu produzieren, doch bieten sie wenig bis keine professionellen Ordnungssysteme für mittelständische und große Unternehmen, um Informationen gesichert entlang der Geschäftsprozesse aufzubewahren, wiederzufinden und zu verteilen.

Das alles ist die ureigene Aufgabe des Enterprise Content Management-Systems Doxis4, das sich nahtlos in Microsoft Office und Outlook integriert, deren Dokumente und Mails im Kontext eines Sachverhalts und Geschäftsvorgangs ablegt, Mitarbeiter über neue Dokumente mittels Abo-Service informiert und somit die Vision von Bill Gates zum Ende bringt. Nur so gelingt es, aktuelle, verlässliche Informationen am richtigen Ort zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen.

Mit genau diesem Fokus richtet eine ECM-Strategie die Informationen im zentralen oder verteilten Repository entlang der Geschäftsprozesse aus und schafft dadurch echten Mehrwert – oder als SER-Vision ausgedrückt: Return on Information.

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20.02.2014   Calender Standpunkt  |  E-Mails & Post, Microsoft

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