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Task Management

Aufgaben im Fokus

Neben den beschriebenen Aufgaben gibt es eine Vielzahl situativer Prozesse, die sich gar nicht mehr vollständig vordefinieren lassen. Hier sind fallorientierte und adaptive Lösungen nötig. Die Anforderungen des „Knowledge Worker“ stehen dabei klar im Vordergrund. Gartner prognostiziert aktuell beispielsweise, dass 2017 70 % der Geschäftsmodelle auf „vorsätzlich instabilen Prozessen“ beruhen.

Der Preis der Flexibilität

Mehr Flexibilität darf aber nicht bedeuten, dass die Prozesse dadurch nicht mehr nachvollziehbar sind. Viel zu viele Abläufe im Unternehmen werden heutzutage per E-Mail „gesteuert“ und Flexibilität ist dafür sicherlich ein wichtiger Treiber. Jedoch lassen sich damit schon so einfache Fragen wie die folgenden nicht mehr beantworten:

  • Bei wem ist gerade welche Aufgabe in Bearbeitung?
  • Welche Aufgaben eines Vorgangs müssen bis zu welchem Termin erledigt werden?
  • Welche Aufgaben sind überfällig?
  • Wie viele Vorgänge zu welchem Vorgangstyp sind gerade in Bearbeitung?
  • usw.

Herkömmliche BPM-Software unterstützt adaptive und normative Prozesse nur auf unterschiedlichen technologischen Plattformen. Im Nachhinein lässt sich einer klassischen, modellgetriebenen BPM-Engine eine adaptive, fallbasierte Vorgehensweise nicht mehr beibringen.

Nur eine BPM-Software, die neben der strukturierten auch der fallorientierten, adaptiven Arbeitsweise dient, bildet die Komplexität der Prozesspraxis ab. Das neue Doxis4 Task Management wird beiden Ansprüchen gerecht: Flexibilität und Kontrolle. Wir bei SER nennen dies „flexibility without losing control“.

Agile Steuerung mit Doxis4 Task Management

Doxis4 Task Management bietet die Möglichkeit, Aufgaben in einem Vorgang ad hoc und situativ zu planen und dabei Termine, Prioritäten und die Bearbeiter von Aufgaben festzulegen. Aufgaben können (beliebig tief) in Unteraufgaben zerlegt werden, optional mit Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben – ohne Kenntnisse in BPMN2 oder ähnlichen Notationen.

So lassen sich diese sequenziell, parallel oder mit beliebigen Abhängigkeiten leicht und verständlich festlegen und steuern. Alle Aufgaben zu einem Vorgang sind mit ihrem Status auf einen Blick einsehbar. Entscheidungen sind protokolliert und nachvollziehbar.

Vom ähnlichen Vorgang zum Process Management

Die erstellten und durchgeführten Vorgänge können anschließend wieder als Basis dienen, um Aufgaben als Vorlage für die Erstellung eines neuen Vorgangs zu verwenden und zu adaptieren. So funktioniert „Design by Doing“ und ebnet den Weg, um aus diesen Erkenntnissen ein verallgemeinertes Prozessmodell abzuleiten.

Der nächste Schritt zum Process Management anhand eines Modells, mit dem sich Aufgaben auch automatisieren lassen, ist dann nicht mehr weit. Mit Doxis4 lässt sich dieser Schritt auch technologisch nahtlos gehen, im Zusammenspiel von Doxis4 Task Management und Doxis4 Process Management.

Ein zentrales Ziel der Entwicklung des Doxis4 BPM Service war daher, sowohl das traditionelle „Doing by Design“ als auch das agilere „Design by Doing“ auf einer gemeinsamen technologischen Grundlage unterstützen zu können, also beides bereits „by design“ zu berücksichtigen. 

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10.02.2015   Calender ECM-Lösungen  |  BPM & Workflow

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