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Best Practice: Stadt Göttingen

Attraktiver durch eAkten

Statt Papierakten zu wälzen, bearbeiten die städtischen Bediensteten ihre Akten elektronisch. Eingesetzt werden die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV), eine Fachverfahrenslösung mit Schnittstelle zum Fachverfahren OPEN/PROSOZ und eine Beschwerdemanagement-Lösung; alle Lösungen sind mit dem Produkt Doxis4 von SER umgesetzt.

„Durch den hohen Digitalisierungsgrad werden die Prozesse transparenter und es kann jederzeit ortsunabhängig auf Akten zugegriffen werden. Gerade Letzteres ermöglicht beispielsweise alternierende Telearbeit“, berichtet Stefanie Ahlborn, eGovernment-Koordinatorin der Stadt Göttingen. „Damit sind wir als Arbeitsgeber für viele junge Familien oder Beschäftigte, die zuhause Eltern betreuen, attraktiv.“

Akten, Vorgänge und Beschwerden elektronisch im Griff

Gestartet wurde mit der Integration des Fachverfahrens OPEN/PROSOZ im Fachbereich Soziales. Dort profitieren heute schon 40 Mitarbeiter von der Verknüpfung zwischen ihrem Fachverfahren und den elektronischen Doxis4-Akten, in denen die OPEN/PROSOZ-Dokumente nun verwaltet werden. Die Integration weiterer städtischer Fachverfahren wie z.B. INFOMA Steuern, INFOMA Kasse und pmOWI ist bereits in der Umsetzung.

Die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) wurde zunächst in den Querschnittsbereichen Referat des Oberbürgermeisters, Rechtsreferat sowie Personal und Organisation eingeführt, in denen bisher 46 Sachbearbeiter die eAkten nutzen. Als nächstes sollen die Bereiche Finanzen, Soziales und Jugend an die ASV angebunden werden. Drei weitere Mitarbeiter arbeiten bereits mit dem neuen elektronischen Beschwerdemanagement-Tool, das die IT-Abteilung auf Basis der SER-Software selbst erstellt hat.

Mit Doxis4 stehen den kommunalen Mitarbeitern nun auch verschiedene Workflows zur Verfügung, mit denen sie standardisierte Vorgänge steuern können, z.B. eine Posteingangslösung, die das Scannen der Eingangspost im Vorzimmer und ihre Weiterverteilung in der Organisationseinheit steuert.

Doxis4 für skalierbare eGovernment-Lösungen

Der modulare Aufbau der SER-Produkte ermöglicht es öffentlichen Verwaltungen, von den Erfahrungen aus rund 1.300 Referenzprojekten bei mittleren und großen Organisationen zu profitieren.

„Der Funktionsumfang im Standard, die Skalierungsmöglichkeiten der Lösung und die Flexibilität bei der Berücksichtigung spezifischer Anforderungen der Stadt Göttingen gaben den Ausschlag für Doxis4 von SER“, berichtet die eGovernment-Koordinatorin Stefanie Ahlborn.

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24.06.2014   Calender Best Practice  |  eAkten, BPM & Workflow

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