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Rückblick

Antrieb für ECM-Projekte

Unter dem Motto „Wir in Westfalen. An den Besten orientieren“ waren vom 16. - 17. September 2014 insgesamt rund 60 Unternehmensvertreter zum SER-Praxistag nach Münster gekommen. Parallel dazu fand der eGovernment-Praxistag DMS-Bestenliste mit rund 80 Teilnehmern statt. In entspannter Atmosphäre bot sich den Teilnehmern ein hochkarätiger Mix aus Keynotes, Impulsvorträgen, Praxisberichten von SER-Kunden aus verschiedensten Branchen, Experten-Talks sowie Beratungsworkshops inklusive Networking. 

Expertenforum beim ECM-Event in Münster

Dabei wurden zentrale Fragen erörtert, wie der Mittelstand DMS zur Umsetzung seiner Geschäftsprozesse und Unternehmensziele effizient nutzen kann und welche Rolle eAkten heute in Geschäftsprozessen spielen. Das Credo der Experten: DMS ist längst im Mittelstand angekommen, allerdings wird es häufig noch abteilungszentriert und nicht als unternehmensweites Informationsmanagement eingesetzt. Wäre der große Nutzen von eAkten landläufig bekannt, wäre ihre Verbreitung deutlich größer. Viele Unternehmen haben noch großes Potenzial hinsichtlich ihres Dokumentenmanagements.

Erfolgsfaktoren für ECM-Projekte

Das vielfältig gestaltete Programm brachte unterschiedliche Sichtweisen auf Enterprise Content Management (ECM) zusammen: An erster Stelle stand die Kunden- und Anwendersicht mit Praxisvorträgen der August Storck KG, Bernard Krone Holding GmbH & Co. KG, Eissmann Automotive Deutschland GmbH, GAD eG, LBS Rheinland-Pfalz, Stadtwerke Bielefeld GmbH und Westfalen Gruppe. In Verbindung mit den Erfahrungen aus der Beratungspraxis von Dr. Rainer Kossow, Unternehmensbegleiter, von Ingo Dassow, Deloitte & Touche und von Bernhard Zöller, Zöller & Partner, sowie der Expertise von SER als langjähriger ECM-Anbieter, wurden die wichtigsten Erfolgsfaktoren für ECM-Projekte deutlich.

Fachbereiche ins Gesamtprojekt integrieren

Wer die Anwender mit ihren fachlichen Aufgaben und menschlichen Bedürfnissen von Anfang an in den Mittelpunkt stellt, schafft eine wichtige Grundlage für den Projekterfolg. So berichtete Cornelius Hilbig, Eissmann Automotive Deutschland, wie die späteren Key-User bereits im Auswahlverfahren eingebunden waren. Die Akzeptanz bei den Anwendern für die umgesetzte ECM-Lösung ist entsprechend hoch.

In den Praxisberichten von Thomas Klein, LBS, und Ingo Köster, Westfalen Gruppe, kamen die Anwender in kurzen Videosequenzen zu Wort: Mitarbeiter im Rechnungswesen, der Kundenbetreuung, der Scan-Station sowie aus der IT-Abteilung. Jeder berichtete aus seiner persönlichen Erfahrung, wie sich seine tägliche Arbeit mit der Einführung von Doxis4 verbessert hat. „Zufriedene Anwender sprechen für sich“, fasste Thomas Klein treffend zusammen.

Verschiedene Fachbereiche deckt auch die Gesamtbanklösung des genossenschaftlichen IT-Dienstleisters, der GAD eG ab. Bernhard Groneick berichtete über die Integration der SER-Lösungen in das browserbasierte Gesamtbankverfahren. Jede Bank erhält darüber ihr eigenes, leistungsstarkes System, mit dem bereits Einsparungen von bis zu 40% erzielt wurden.

Iteratives Vorgehen mit Testphasen

Der Trend zu agilen, iterativen Konzepten bei der Einführung von ECM-Lösungen ermöglicht es Unternehmen, den Anwender mehr in den Mittelpunkt zu stellen und gleichzeitig effizienter zu sein. Markus D. Hartbauer, Chief Solutions Architect bei SER, stellte in seinem Impulsvortrag unter anderem dar, wie aus einem Prototyp, z.B. einer Geschäftspartner-Akte in Doxis4, über Tests und Anpassungen eine passgenaue Lösung entsteht – für Windows, Web und Smartphones gleichzeitig.

Vortrag: Markus D. Hartbauer

Statt starren Analysen und Konzepten sowie langwierigen Umsetzungsphasen, nach denen die Fachabteilungen oft vor vollendete Tatsachen gestellt werden, empfiehlt Hartbauer eine schrittweise Umsetzung mit Blick auf den Erfolg im gesamten Unternehmen. Ganz wichtig dabei: ausreichende Testphasen im Projekt einplanen.

Mit einem Prototyp startete auch die Einführung der elektronischen Bauakte bei den Stadtwerken Bielefeld, wie Jörg Borgstädt in seinem Vortrag berichtete. Der Impuls für den Wechsel zur eAkte kam aus der Fachabteilung. Die Umsetzung übernahm die IT mit Unterstützung von SER beim „Feinschliff“ der Akte.

Dr. Goy-Hinrich Korn, CIO der Krone Gruppe, präsentierte in Münster die stufenweise Einführung von Doxis4 bei Krone von der automatischen Rechnungsprüfung bis zur vertraulichen Vertragseinsicht: „Wir haben schon etliches realisiert und wir haben noch viel vor!“ Das gilt auch für die August Storck KG, die seit 20 Jahren SER-Kunde ist. Dirk Stentzel berichtete über die erfolgreiche Zusammenarbeit und den schrittweisen Ausbau vom Archiv bis hin zur heutigen ECM-Lösung mit elektronischem Rechnungseingang, eAkten, E-Mail- und SAP-Archivierung.

Nutzen von DMS & eAkten kommunizieren

Ohne ECM-Unterstützung sind Dokumente und Geschäftsprozesse kaum mehr effizient zu handhaben und die vielfältigen gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Dennoch sei das Thema bei den Anwendern noch viel zu wenig bekannt, berichtete Bernhard Zöller aus seiner Beraterpraxis. Oswald Freisberg, SER-Geschäftsführer appellierte ebenfalls an die Teilnehmer, sich aktiv dafür einzusetzen und den Nutzen von ECM und eAkten im eigenen Unternehmen und darüber hinaus noch besser zu kommunizieren. Das SER-Praxisforum war sicher ein wertvoller Beitrag dazu.

Networking: Wir in Westfalen

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18.09.2014   Calender Veranstaltungen  |  ECM, SER

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