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Top Thema: Informationssicherheit

Aktenschutz ist Datenschutz

Akten bieten Stoff für Schlagzeilen: „Verschwundene Akten müssen rekonstruiert werden“, „Geheimhaltungsbedürftige Informationen aus Akten an die  Staatsanwaltschaft gegangen“, „Wieder einmal  Akten aus der Vorstandsetage den Medien zugespielt.“ Was sich wie ein Krimi liest, sind wahre Begebenheiten, vor denen sich Unternehmen schützen müssen. Aktenschutz ist Datenschutz.

Schutz durch definierbare Zugriffsberechtigungen

SER bietet mit der Doxis4-eAkte die zukunftsfähige Lösung für jeden Unternehmensbereich. Elektronische Akten können nie verlegt werden oder verschwinden, bringen Effizienz, Ordnung und damit auch Sicherheit in jeden Unternehmenszweig, wovon besonders die Personalabteilung profitiert. Die Zweckbindung personenbezogener Daten verpflichtet den Arbeitgeber, die Personalakte sorgfältig zu verwahren und ihren Inhalt vertraulich zu behandeln. Dort, wo also die rechtlichen Anforderungen besonders hoch sind und die Einhaltung des Datenschutzes oberstes Gebot ist, kommen die Vorzüge der Doxis4 Personalakte zum Tragen. 

Der Zugriff auf einzelne Dokumente, Aktenregister oder ganze Akten kann ausgefeilt gesteuert werden, so dass nur berechtigte Personen Einsicht erhalten. Durch dieses Berechtigungskonzept wird automatisch verhindert, dass ein nicht autorisierter Zugriff auf Personaldokumente stattfindet. Für eine erforderliche Einsicht durch Mitarbeiter oder Führungskräfte können temporäre Zugriffsberechtigungen erteilt werden. Doxis4 ermöglicht die individuelle Anpassung dieses granularen Berechtigungskonzeptes.

Auch bei der Doxis4 Vertragsakte kommt das ausgeklügelte Berechtigungskonzept zum Einsatz. Da alle Bearbeitungs­schritte protokolliert werden, ist zu jedem Zeitpunkt direkt ersichtlich, wer gerade mit einer Akte arbeitet bzw. diese zuletzt im Zugriff hatte. Das einheitliche Berechtigungskonzept – sowohl benutzer-, rollen- als auch gruppenbezogen – sorgt dafür, dass nur befugte Personen Zugriff auf Vertragsakten haben und der Datenschutz gewahrt bleibt.

Individuell oder vorgefertigt

Darüber hinaus bietet Doxis4 die Möglichkeit, vorgefertigte Lösungspakete zu nutzen. In ihnen sind die wichtigsten Features, wie im Fall der Personalakte z.B. die Berechtigungsstrukturen, bereits vorkonfiguriert. Der SER-Kunde profitiert damit vom großen Wissen, das mit der Zeit durch zahllose, erfolgreich durchgeführte Projekte in die Erstellung dieser Solution Packages eingeflossen ist. So erhalten Unternehmen die Möglichkeit, auch komplexe Datenschutzbestimmungen innerhalb kürzester Zeit in ihre Aktenanwendung zu implementieren. Aber ganz gleich, wofür sich der Kunde entscheidet, ob für eine individuelle Lösung oder ein vorgefertigtes Solution Package - immer ist die maximale Sicherheit der sensiblen Unternehmensdaten gewährleistet.

Torwächter für Speichermedien

Auf Speichermedien-Ebene wirkt Doxis4 safeLock als Torwächter und sorgt dafür, dass ein Zugriff außerhalb des Berechtigungssystems ausgeschlossen ist. Doxis4 safeLock ist ein festplattenbasiertes, abgeschlossenes Speichersystem, eine sog. Blackbox, und kann nur über definierte Schnittstellen angesprochen werden. Durch die Definition von geschützten Speicherräumen wird verhindert, dass auf Filesystemebene auf einzelne Objekte zugegriffen werden kann. Es ist auch möglich, einzelne Teildatenbestände verschlüsselt abzulegen. Dadurch werden bewusste oder versehentliche Manipulationen von gespeicherten Daten verhindert.

Es gibt sie also – die für jedes Szenario passend konfigurierten Datenschutzlösungen. Die Unternehmen müssen Sie nur noch nutzen.

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19.06.2013   Calender Top Thema  |  DMS, eAkten

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