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ZUGFeRD - Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD

ZUGFeRD als übergreifendes Format für elektronische Rechnungen

Der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) soll als standardisiertes Rechnungsformat den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Privatpersonen vereinfachen. Das Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten in einem PDF-Beleg sowie das automatisierte Auslesen und Verarbeiten der Rechnungen.

ZUGFeRD wurde vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) erarbeitet, das als nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen die Akzeptanz und Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen soll. Kernaufgabe des Forums ist es, elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten. Es soll Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorbereiten, koordinieren und umsetzen.

Kurzdefinition ZUGFeRD

 

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und beschreibt ein standardisiertes Format zum elektronischen Rechnungsaustausch.

ZUGFeRD-Rechnungsformat mit Doxis4

Kostenlose Broschüre: Das neue ZUGFeRD-Rechnungsformat mit Doxis4

Das neue, standardisierte Rechnungsformat ZUGFeRD ermöglicht den elektronischen Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ohne digitale Signatur. Damit lassen sich Rechnungsdaten in strukturierter Form (XML) in einer PDF-Datei übermitteln, automatisiert auslesen und verarbeiten. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat baut bürokratische Hürden ab, spart Ressourcen und Kosten. Eine Software-Lösung von SER gibt es bereits hierfür: Doxis4 ZUGFeRD-Connector.

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Konzept und Potenzial von ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen: einem PDF-Beleg sowie einer in den Beleg eingebetteten XML-Datei. Die PDF-Datei dient der Darstellung und Visualisierung der Rechnung. Die XML-Datei hingegen beinhaltet den Datensatz der Rechnung mit allen relevanten Informationen. Durch diese wird die Rechnung elektronisch auswertbar und die Daten können z.B. automatisiert an das Buchführungssystem übergeben werden. Mit dem Rechnungsformat ZUGFeRD lassen sich so Vorgänge des Rechnungswesens, wie z.B. die Übernahme der Rechnungsdaten in das Buchungs- und Zahlungssystem, größtenteils automatisieren und vereinfachen.

Für das ZUGFeRD-Rechnungsformat existieren drei verschiedene Profile. Diese bestimmen die Mindestanforderungen an den Umfang der in der XML-Datei der elektronischen Rechnung zu übermittelnden Daten:

ZUGFeRD: Konzept und Potenzial
  1. Basic: Für die Einleitung des Zahlungsverkehrs von einfachen Rechnungen erforderliche Daten wie Kopf-, Fuß- und Positionsdaten stehen im Basis-Profil in strukturierter Form zur Verfügung. Darüber hinaus erforderliche Informationen können via Freitext abgebildet werden. Für die elektronische Archivierung sowie die meisten Anwendungsfälle der automatisierten Belegverteilung ist dieses Profil ausreichend.

  2. Comfort: Das Comfort-Profil erhöht die Menge der strukturiert zu übermittelnden Daten. Es ermöglicht automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfungen. Die benötigten Informationen werden entweder in strukturierter Form oder als qualifizierter Text abgebildet.

  3. Extended: Umfasst alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten in strukturierter Form bzw. als qualifizierte Textfelder. Die verwendeten Datenfelder sind vom jeweiligen Geschäftsprozess abhängig. Sie können an branchenspezifische Anforderungen angepasst und mit für die automatisierte Rechnungsverarbeitung irrelevanten Daten via Freitext angereichert werden.
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Doxis4 ZUGFeRD-Connector
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International optimal organisiert: Invoice Management bei Eissmann
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Welche Vorteile entstehen durch ZUGFeRD?

Mit dem neuen Format können Rechnungen einfach und branchenübergreifend zwischen Unternehmen, Privatpersonen und der öffentlichen Verwaltung ausgetauscht werden. Auch für den grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr ist ZUGFeRD geeignet, da internationale Standardisierungsanforderungen erfüllt werden und das Format auf internationale Kompatibilität ausgelegt ist. Prozesse des Rechnungswesens sollen mit dem Format an Effizienz gewinnen und der Wegfall von Material- und Portokosten zu geringerem Kostenaufwand in der Rechnungsverarbeitung führen. So sollen laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Billentis Kostensenkungen von 50 bis 80 Prozent möglich sein, weshalb die Investitionen in elektronische Rechnungen sich häufig schon nach sechs Monaten amortisieren. Das Rechnungsformat ZUGFeRD ist somit ein konkreter Schritt zur Ressourceneinsparung für Unternehmen und Verwaltungen.

Weitere Vorteile, die sich Rechnungsstellern und -empfängern mit dem neuen elektronischen Rechnungsformat ergeben, sind laut dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD):

Vorteile für Rechnungssteller:

  • Kosteneinsparung durch das Wegfallen von Druck, Kuvertierung und Versand der Rechnungen sowie deutlich weniger manuelle Bearbeitungsvorgänge
  • Erschließen von Potenzial zur weitergehenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse (z.B. Mahnwesen)
  • Beschleunigung des Rechnungsversandes, folglich schnellere Zahlung der Rechnungen sowie bessere Liquidität
  • Erleichterte Weiterverarbeitung und Übergabe an IT-Systeme, z.B. zur elektronischen Archivierung

Vorteile für Rechnungsempfänger:

  • Wegfall der physischen Ablage von Rechnungen
  • Beschleunigung der Freigabeprozesse durch elektronische Weiterleitung
  • Unterstützung bei der Einhaltung von Skontofristen und Verhinderung von Dokumentenverlust
  • Verringerung des Bearbeitungsaufwandes und Einsparung von Arbeitszeit
  • Geringere Fehlerquote durch automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten in Finanzbuchhaltungs- und Zahlungssysteme
Dürr Dental AG

Die Dürr Dental AG hat die Verarbeitung von Liefer­scheinen und Eingangs­rech­nungen automa­tisiert, inkl. Integration der Doxis4-Lösung mit dem führenden IFS-ERP-System.

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Weidmann Plastics Technology AG

Die Weidmann-Gruppe verarbeitet welt­weit jährlich rund 100.000 Rechnun­gen aus Waren­lieferungen und Dienst­leis­tungen mit dem Doxis4 InvoiceMaster.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

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DER Touristik

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

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bofrost*

Bei bofrost* ist die Verarbeitung des Rechnungseingangs mit dem Doxis4 InvoiceMaster von SER automatisiert

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Voraussetzungen für die Nutzung von ZUGFeRD

Profitabel ist das Rechnungsformat für Unternehmen nur dann, wenn die Daten aus der XML-Datei auch tatsächlich automatisiert verarbeitet werden.  Ist dies nicht der Fall, ergeben sich durch ZUGFeRD keine Vorteile gegenüber einer per E-Mail übermittelten Rechnung im PDF-Format. Die Rechnung kann dann zwar von Mitarbeitern eingesehen werden, die Daten müssen sie aber nach wie vor manuell verarbeiten. Daher sollten Unternehmen, die das Format übergreifend einsetzen wollen, darauf achten, dass ihre IT-Anwendungen ZUGFeRD-kompatibel sind. So lassen sich eingegangene Rechnungen beispielsweise durch eine ZUGFeRD-kompatible Rechnungseingangsverarbeitung automatisiert verarbeitet und anschließend archivieren.

ZUGFeRD mit Doxis4

ZUGFeRD mit Doxis4

SER gehört zu den Pilotumsetzern des ZUGFeRD-Standards. Bereits seit Juni 2013 unterstützt SER das Rechnungsformat mit der Enterprise Content Management-Lösung (ECM) Doxis4, die u.a. eine automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung und elektronische Archivierung bietet. Die Rechnungsdaten können beim Rechnungsempfänger durch Doxis4 automatisiert verarbeitet werden und lassen sich direkt aus dem E-Mail-Postfach mit Doxis4 in die Verarbeitungskette importieren. Eine OCR-Verarbeitung wie bei gescannten Rechnungen ist dank der eingebetteten XML-Struktur nicht mehr notwendig. Doxis4 liest die XML-Daten aus und übergibt sie nach Validierung an das jeweilige ERP-System. Anschließend wird der komplette Beleg im Doxis4 Archiv revisionssicher aufbewahrt.

Doxis4 unterstützt die Verarbeitung der ZUGFeRD XML-Daten mit und ohne PDF und gleicht diese mit den Bestelldaten aus dem ERP-System ab. So sorgen die strukturierten Rechnungsdaten nicht nur für eine schnellere Verarbeitung der eingehenden Rechnungen, sie ermöglichen auch einen höheren Automatisierungsgrad bei Rechnungsprüfung und -freigabe. Zusammen mit der Unterstützung unterschiedlichster Freigabeszenarien – bis hin zur mobilen Freigabe per Smartphone-App – senkt das die Fehlerrate. Die Transparenz und Geschwindigkeit der Rechnungsprozesse hingegen steigen.

Mehr zu ZUGFeRD mit Doxis4

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