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Workflow Management

Alles zum Thema Workflow Management

Was bedeutet Workflow Management?

Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf, häufig auch Geschäftsvorfall oder allgemein Vorgang genannt, der sich aus einzelnen Aktivitäten zusammensetzt und sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge bezieht.

Arbeitsteilige, meist wiederkehrende Geschäftsprozesse, an denen Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen beteiligt sind, lassen sich informationstechnisch mit einer Workflow-Software definieren, verwalten, steuern und kontrollieren. Die einzelnen Aktivitäten eines Workflows stehen in einem logischen Zusammenhang und einer zeitlichen Abfolge zueinander.

Mit einem Workflow-Management-System wird eine Verbesserung der Prozessqualität angestrebt, was sich unter anderem in verkürzten (Prozess-)Durchlaufzeiten, reduzierten Prozesskosten sowie einer erhöhten Transparenz während der Bearbeitung von Arbeitsschritten bemerkbar macht.

Doxis4 vereint verschiedene Workflow-Konzepte

Effizientes Workflow Management mit Doxis4 zeichnet sich durch höchste Flexibilität bei der Abbildung von Geschäftsprozessen aus. Neben standardisierten Workflows bezieht es auch flexiblere, wissens- bzw. fallbasierte Geschäftsprozesse ein. Von einfachen To-do-Listen über geregelte Geschäftsprozesse bis hin zur Fallbearbeitung lassen sich verschiedenste Workflows planen, modellieren, steuern, überwachen und messen.

Ein Workflow lässt sich mit Doxis4 vollständig normativ (strukturiert) abbilden und mit adaptiven (flexiblen) Anteilen kombinieren. Unternehmen können dabei den Grad der Standardisierung ihrer Geschäftsprozesse flexibel bestimmen. Sie können für ihre individuellen Workflows genau die richtige Balance zwischen einem vordefiniertem Prozessmodell und der Freiheit bei der fallbezogenen Ausführung finden und bei Bedarf jederzeit nachjustieren. In Zeiten von zunehmender Digitalisierung und dynamischer Märkte werden sie sie somit in die komfortable Lage versetzt, auf veränderte technologische und gesellschaftliche Rahmenbedingungen schnell und agil mit Prozessanpassungen zu reagieren.

Mehr zum Thema Workflow Management

Workflow Management wird im weiteren Sinne häufig mit Business Process Management (BPM) gleichgesetzt.

Erfahren Sie mehr über BPM »

Agile Geschäftsprozesse mit Doxis4

12 Gründe für Workflow Management mit Doxis4

Die nächste Stufe der digitalen Business Transformation: Erfahren Sie mehr über das Innovationspotenzial für Ihr digitales Geschäftsprozess- und Informationsmanagement, das Ihnen Doxis4 bietet. Als erster ECM-Hersteller vereinen wir damit ECM und BPM auf einer einheitlichen serviceorientierten Technologieplattform.

Agile Geschäftsprozesse haben die Anforderungen der Unternehmen massiv verändert: Einfach und intuitiv anpassbar an die jeweilige Aufgabenstellung — so soll eine Business Process Managment-Lösung heute sein. Diesen Anspruch haben wir mit dem vollständig neu entwickelten Doxis4 BPM Realität werden lassen — zusammen mit vielen weiteren Vorteilen für Ihre Geschäftsprozesse. Ein Dutzend davon haben wir hier für Sie ausgewählt.

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Strukturierte Workflows

Routineaufgaben und wiederkehrende Abläufe in Geschäftsprozessen (beispielsweise bei der Rechnungsprüfung und -freigabe) lassen sich mit Doxis4 flexibel standardisieren und automatisieren. Im Gegensatz herkömmlichen Workflow Management-Lösungen kombiniert Doxis4 normative und adaptive Geschäftsprozesse auf einer gemeinsamen Plattform. So können Anwender starre Prozessmodelle bei Bedarf durchbrechenden, um situative Entscheidungen zu treffen und Abläufe zu verbessern.

Workflow Management: Strukturiert
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Business Process Management mit Doxis4 - Doxis4 Task & Process Management

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Workflow Management mit Doxis4 für wissensbasierte Prozesse

  • Aufgaben in einem Vorgang ad hoc und situativ planen
  • Abhängigkeiten zwischen beliebig Aufgaben festlegen (sequentiell, parallel oder mit beliebigen Abhängigkeiten)
  • Kombiniert adaptive Case Management und normatives BPM effektiv

Wissens- und fallbasierte Workflows

Wissensbasierte Workflows unterscheiden sich erheblich von strukturierten, administrativen Prozessen. Sie sind durch eine hohe Dynamik und Individualität gekennzeichnet. Doxis4 unterstützt diese wissensbasierten Arbeitsabläufe mit ad hoc steuerbarer Aufgaben- und Informationsverteilung.

Vor allem dort, wo bestmögliche menschliche Entscheidungen getroffen werden müssen, erweisen sich zu eng definierte Prozessmodelle des klassischen Business Process Management und Workflow Management als nachteilig. Typische Praxisbeispiele sind etwa das Beschwerdemanagement oder die Schadensfallbearbeitung. Hier bedarf es eines Prozessmodells, das nicht den Workflow an sich in den Mittelpunkt stellt, sondern den Fall („Case“), für den ein Ziel erreicht werden soll – das Adaptive Case Management (ACM).

Doxis4 bietet ein flexibles ACM-Framework, mit dem Unternehmen Fälle effizienter und mit besseren Ergebnissen abschließen können. Wissensarbeiter behalten jederzeit die Kontrolle über den genauen Prozessablauf und können dabei fundierte Entscheidungen treffen, die im Rahmen der Fallbearbeitung notwendig sind. Ein weiterer Vorteil: Unternehmen können einmal definierte Aufgaben jederzeit kopieren und wiederverwenden. Damit wird das vorhandene Prozesswissen reproduzierbar und auch für Kollegen nutzbar.

Nutzen von ECM & Workflow Management mit Doxis4 für Unternehmen

  • Adaptive und normative Prozesse auf einer Plattform
  • Direkte Informationsverfügbarkeit innerhalb eines Business Workflows
  • Informationsvorsprung durch situatives Prozesswissen
  • Prozesswissen lässt sich wiederverwenden und wird reproduzierbar
  • Vollständig dokumentierte Prozesse und Entscheidungen
ikw

Für die Zusammenarbeit mit einem Großkunden führte ikw einen standortüber­greifenden Prozessablauf ein. Hier kommen Doxis4 BPM, DMS und die Debitorenakte zum Einsatz.

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PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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Raffinerie Heide GmbH

Bei der Raffinerie Heide wird der Prozess zur Genehmigung von Projekten aller Art mit Doxis4 BPM sicherer und effektiver gestaltet.

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Ad-hoc-Workflow vs. Standard-Workflow

Workflow Management wird häufig mit Business Process Management (BPM) gleichgesetzt. Der Begriff BPM ist wiederum sehr facettenreich. So existieren viele weitere Synonyme für Business Process Management wie Geschäftsprozessmanagement, Workflow, Geschäftsprozessverwaltung oder auch Vorgangsbearbeitung. Grundsätzlich unterscheidet BPM zwischen standardisierten (Standard-Workflow) und nicht standardisierten (Ad-hoc-Workflow) Geschäftsprozessen. Anbei eine Differenzierung der beiden Workflow-Arten:

Ad-hoc-Workflow

  • design by doing
  • situativ
  • Verlauf und Ergebnis nicht vorhersehbar
  • nicht automatisierbar
  • Mitarbeiter entscheidet über die auszuführenden Aktivitäten 

Standard-Workflow

  • doing by design
  • regelmäßig
  • organisierter, planbarer Ablauf
  • automatisierbar
  • Aktivitäten stehen in Abhängigkeit zueinander

 

Die perfekte Symbiose! ECM trifft Business Process Management – auf einer Plattform

Wie können Sie mit nur einer Lösung Ihre Daten und Dokumente besser in Ihre Geschäftsprozesse einbinden und dabei jederzeit flexibel auf Veränderung reagieren? Antworten darauf erhalten Sie in unserem neuen Video! Erfahren Sie, wie Doxis4 Informationen und Vorgänge auf nur einer Plattform vereint!

Haben Sie Fragen zum Workflow Management?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen und Funktionen des Workflow Managements. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.