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Was ist ECM?

ECM: Was ist ECM?

Die Bedeutung von ECM

Enterprise – unternehmensweite Anwendungen
Das „E“ in ECM steht für „Enterprise“, hebt die unternehmensweite Bedeutung hervor und schließt system- und abteilungsübergreifende Anwendungsgebiete unabhängig von Branche und Betriebsgröße ein. ECM verbindet Arbeitswelten sprachübergreifend und vernetzt die informationsbasierte Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfung. Mitarbeiter aller Fachbereiche, externe Partner und Lieferanten erhalten weltweit und standortübergreifend Zugriff auf alle relevanten Geschäftsprozesse, Aufgaben und Informationen.

Content – Informationen & Formate jeglicher Art
Content steht für beliebige multimediale Formate und jegliche Arten von Informationen wie Dokumente, Daten, Aufgaben, Vorgänge und Prozesse. ECM erschließt sowohl strukturierte (z.B. Buchungssätze) als auch unstrukturierte Daten (z.B. Dokumente, E-Mails) unabhängig von Quelle und Format, führt diese redundanzfrei (in Geschäftsprozessen und Sachvorgängen) zusammen und macht sie jederzeit nutzbar.

Management – erfassen, verwalten, verarbeiten etc.
Management bedeutet, alle relevanten Informationen zu erfassen, im Geschäftskontext strukturiert zu verwalten, zu bearbeiten, zu steuern, (revisionssicher) aufzubewahren und jederzeit wieder auszugeben. ECM führt in einem digitalen Informationsraum, dem Digital Workspace, jegliche Informationen zusammen und stellt sie genau in dem Kontext bereit, in dem sie gebraucht werden – konsistent, verlässlich und sicher. Die richtigen Informationen liegen so zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Qualität vor.

Die Entstehung von ECM

Der Begriff ECM wurde in den späten 1990er Jahren in den USA entwickelt und geht aus Archiv- bzw. Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) hervor. Während DMS die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente bezeichnet, ist ECM vielmehr ein Strategie- und Managementkonzept, dass Vorgänge, Prozesse, Produkte und Lösungen in ihrer Gesamtheit einbezieht.

Mehr zur Entstehung von ECM

Enterprise Content Management (ECM) stellt die richtigen Informationen zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität und im richtigen Kontext entlang der Geschäftsprozesse und Wertschöpfungsketten bereit.

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Was ist ECM?

ECM-Leitbegriffe

Der Branchenverband AIIM, in dem SER aktives Mitglied und somit Teil der mehr als 85.000 Personen starken AIIM-Community ist, hat zusammen mit Analysten fünf ECM-Leitbegriffe bzw. -Kategorien definiert.

  • Capture: Erfassung von Informationen

    ECM verbindet analoge und digitale Welten miteinander. Daten und Informationen lassen sich – ganz egal über welchen Eingangskanal diese im Unternehmen eintreffen (u.a. Post, Fax, E-Mail, EDI, PDF + XML / ZUGFeRD) – vollständig erfassen und verteilen. Transport- und Liegezeiten fallen weg. Für Unternehmen stehen alle Informationen medienbruchfrei unmittelbar nach Eingang im Sach- sowie Vorgangszusammenhang zum Bearbeiten bereit.

  • Manage: Verarbeiten, Bearbeiten und Nutzen von Informationen

    ECM verknüpft Informationen mit Aufgaben, Vorgängen und Apps. Mit ECM managen (erstellen, steuern, synchronisieren und überwachen) Unternehmen alle relevanten Informationen und stellen diese medienbruchfrei in den Geschäftsprozessen zur schnellen Bearbeitung bereit.

  • Store: Speichern von Informationen

    ECM gibt Unternehmen einen unternehmensweiten Informationspool. Alle Informationen sind in einem zentralen Content Repository unternehmensweit verfügbar, jederzeit auffindbar sowie überall nutzbar – konsistent, verlässlich und sicher.

  • Preserve: Revisionssichere Archivierung und langfristige Sicherung von Informationen

    ECM sichert Informationen langfristig. Mit ECM bewahren Unternehmen aufbewahrungspflichtige Informationen entsprechend gesetzlicher, unternehmensinterner und branchenspezifischer Compliance-Richtlinien revisionssicher auf. Sie halten Aufbewahrungsfristen ein und sind gegenüber Dritten jederzeit auskunftsfähig.

  • Deliver: Bereitstellung der Informationen und Zuführung in die Geschäftsprozesse

    ECM versorgt Unternehmen mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort und im richtigen Sach- bzw. Geschäftsprozess-Kontext. Mitarbeiter können Endgeräte-übergreifend (PC, Notebook, Tablet oder Smartphone) auf relevante Informationen zugreifen und sie bearbeiten. Dies sorgt dafür, dass sie und ihre Lieferanten und Kunden jederzeit auf dem aktuellen Informationsstand zusammenarbeiten.

Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie mithilfe von ECM der Digital Workspace chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.

 

ECM-Wertschöpfungspotenziale für Unternehmen

Das Anwendungsumfeld und die Wertschöpfungspotenziale von Enterprise Content Management lassen sich anschaulich mit den fünf „Cs“ umschreiben: Content, Compliance, Collaboration, Consolidation und Continuity. Innerhalb dieses Spannungsfeldes entscheiden sich Wettbewerbsfähigkeit und langfristiger Erfolg eines Unternehmens. Es gilt, den Wert der vorhandenen Informationen richtig einzuordnen, strukturierte sowie unstrukturierte Informationen zu erschließen und unternehmensweit nutzbar zu machen.

Content

Zentraler Nutzen einer modernen ECM- & BPM-Lösung ist die Erschließung geschäftsrelevanter Informationen aus Dokumenten und deren unmittelbare Bereitstellung in den unternehmensweiten Geschäftsprozessen. Erst wenn der Inhalt (Content) durch Anwendung als Wissen in Geschäftsprozessen genutzt wird, trägt er zum Erreichen der Unternehmensziele bei.

Compliance

Compliance-Anforderungen an Unternehmen aufgrund von Dokumentations- und Nachweispflichten sind enorm und erfordern eine Vielzahl organisatorischer, prozessualer und technologischer Maßnahmen. Eine moderne ECM- & BPM-Lösung unterstützt die dazu notwendigen Informations- und Auditprozesse bei Konzeption, Implementierung sowie Überwachung und macht Unternehmen jederzeit auskunfts- und nachweisfähig gegenüber Dritten.

Collaboration

ECM unterstützt Zusammenarbeit (Collaboration) und bietet Mitarbeitern sowie externen Partnern und Lieferanten eine gemeinsam nutzbare Informationsbasis zu jeder Zeit. In Kombination mit kollaborativen Workflows ermöglicht eine moderne ECM- & BPM-Lösung so ein gemeinsames und kontrolliertes Bearbeiten aller relevanten Informationen und Aufgaben — sprach-, abteilungs- und unternehmens-übergreifend.

Consolidation

Die gewachsene Anzahl von heterogenen und in die Jahre gekommenen Anwendungen für Archiv, DMS, Business Process Management (BPM) etc. verlangt den IT-Abteilungen immer mehr Ressourcen und Know-how ab. Ein modernes Enterprise Content Management-System vereint ECM, BPM, Adaptive Case Management & Collaboration auf einer Technologieplattform. In Kombination mit einem erprobten Migrationskonzept ermöglicht es Komplexitätsreduzierung, Konsolidierung von heterogenen Anwendungslandschaften und veralteten Archiv-, DMS- und Workflow-Lösungen. Dadurch sparen Unternehmen teure Betriebs- und Wartungskosten ein.

Continuity

ECM gewährleistet die langfristige Sicherheit von Unternehmenswissen. Mit einem modernen, hochverfügbaren ECM- & BPM-System lassen sich strukturierte sowie unstrukturierte Informationen über den gesamten Lebenszyklus revisionssicher aufbewahren und sind für Unternehmen jederzeit auffindbar. Mithilfe von Berechtigungskonzepten sowie schreibgeschützten und unveränderbaren Speichertechnologien sichern sich Unternehmen gegen Datenverlust ab und erhalten Zugriffsschutz gegenüber unbefugten Dritten.

ECM mit Doxis4

ECM mit Doxis4 ermöglicht es, unternehmensweit und standortübergreifend alle Informationen – unabhängig von Quelle und Format – entlang der Geschäftsprozesse jederzeit

  • zu erfassen
  • zu verwalten
  • zu bearbeiten
  • zu steuern
  • zu finden
  • zu speichern
  • (revisionssicher) aufzubewahren
  • wieder auszugeben

 

ECM mit Doxis4

ECM-Technologien mit Doxis4

Als moderne ECM- und BPM-Lösung verbindet Doxis4 Capturing, elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement (DMS), elektronische Akten (eAkten), Collaboration, Workflow und Business Process Management (BPM) modular in einer einheitlichen, serviceorientierten Enterprise Content Management-Plattform.

Elektronische Archivierung als Teil von ECM

Innerhalb von ECM repräsentiert das elektronische Archiv das hochkomplexe Gedächtnis des Unternehmens, das jederzeit bereit sein muss, das geforderte Unternehmenswissen wiederzugeben – sekundenschnell und in der gewünschten Form und Qualität. Im elektronischen Archiv in Doxis4 können Unternehmen alle Informationen zur Langzeitarchivierung genauso wie zur zeitlich begrenzten Aufbewahrung und Bearbeitung ablegen. Letzteres ermöglicht die Ablösung von Datei- bzw. Fileverzeichnissen.

Per automatisierter Verwaltung von Aufbewahrungsregeln und Löschfristen sorgen Unternehmen zudem dafür, dass Speicherkapazitäten wieder frei werden, indem nicht mehr benötigte Belege und Daten automatisiert gelöscht werden.

ECM & elektronische Archivierung

Nutzen von Doxis4 als elektronisches Archiv für Unternehmen

  • Langfristiges Sichern von Unternehmenswissen
  • Ablösung chaotischer File- bzw. Dateiverzeichnisse
  • Einheitliche Verwaltung strukturierter und unstrukturierter Informationen über den gesamten Lebenszyklus
  • Schnelles Auffinden von Informationen mittels Recherchemöglichkeiten über den kompletten Datenbestand
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch zertifizierte Revisionssicherheit (IDW PS 880- und GoBD-zertifiziert)
ECM & DMS

DMS als Teil von ECM

Dokumentenmanagement ist eine der Kernfunktionen eines ECM-Systems. DMS-Funktionen in Doxis4 ermöglichen das revisionssichere Bearbeiten der Dokumente über den gesamten Lebenszyklus. Wesentliche Funktionen sind u.a. Annotationen, Check-in/Check-out oder auch Versionsmanagement.

Nutzen von DMS-Funktionen in Doxis4 für Unternehmen

  • Vermeidung von doppeltem Datenbestand z.B. mittels Versionierung und Check-in/Check-out
  • Wegfall von Transport- und Liegezeiten
  • Minimierung von Suchzeiten durch Enterprise Search
  • Transparenz durch lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte eines Dokuments

BPM und Adaptive Case Management als Teil von ECM

ECM schließt auch Business Process Management ein. Eine moderne Software-Lösung wie Doxis4 vereint beide Technologien auf einer gemeinsamen Plattform und sorgt dafür, dass die zur Bearbeitung und Entscheidung erforderlichen Informationen über den gesamten Geschäftsprozess zur Verfügung stehen.

Mit Doxis4 lassen sich Routineaufgaben und wiederkehrende Abläufe in Geschäftsprozessen flexibel standardisieren und automatisieren. Unternehmen können strukturierte Geschäftsprozesse vollständig normativ (strukturiert) abbilden oder mit adaptiven (flexiblen) Anteilen kombinieren.

Flexible und dynamische Steuerung von Geschäftsvorfällen

Adaptive Case Management (ACM) stellt den Geschäftsvorfall in den Mittelpunkt und berücksichtigt Veränderungen während der Bearbeitungszeit eines Falls (Case). Mit Doxis4 erhalten Unternehmen ein flexibles Adaptive Case Management-Framework, mit dem sich Fälle effizienter und mit besseren Ergebnissen abschließen lassen. Damit lassen sich bei der Fallbearbeitung normative Aktivitäten definieren wie auch optionale Bearbeitungsschritte flexibel integrieren.

Unternehmen erhalten mit einer modernen ECM- & BPM-Lösung Transparenz in den Geschäftsprozessen und stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter innerhalb der Prozesse jederzeit mit dem erforderlichen Wissen versorgt werden.

ECM & Business Process Management

Nutzen von ECM & BPM mit Doxis4 für Unternehmen

  • Adaptive und normative Prozesse auf einer Plattform
  • Zugriff auf unternehmensweit vorhandene Informationen im Kontext der Fallbearbeitung
  • Direkte Informationsverfügbarkeit innerhalb der Geschäftsprozesse
  • Schnelle Reaktionsfähigkeit bei Prozessänderungen
  • Prozesswissen lässt sich wiederverwenden und wird reproduzierbar
ECM & eAkten

Elektronische Akten als Teil von ECM

Als Teil von ECM ermöglichen elektronische Akten in Doxis4 den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf Informationen. Aus einer eAkte heraus lassen sich Vorgänge anstoßen, in eAkten aufnehmen oder eine eAkte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar machen. Besonders in puncto Datenschutz und Zugriffssicherheit ist die elektronische Akte unerreicht. Mit ihr können Unternehmen exakt definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht.

Nutzen von elektronischen Akten in Doxis4 für Unternehmen

  • Vollständige, medienbruchfreie Informationen im Kontext von Projekten, Sachverhalten und Geschäftsprozessen
  • Globaler, standortunabhängiger und unternehmensübergreifender Zugriff auf Informationen
  • Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen basierend auf dem jeweils aktuellen Informationsstand
  • Transparenz und Sicherheit durch Protokollierung sämtlicher Bearbeitungsschritte

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