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BPM - was ist das?

BPM: Was ist BPM?

Wofür steht BPM?

Business bezieht sich auf alle Geschäftstätigkeiten von Unternehmen, mit denen die Unternehmensziele erreicht werden sollen.

Process steht für die Geschäftsprozesse oder Workflows in einem Unternehmen. Ein Workflow, auch Geschäftsvorfall oder allgemein Vorgang genannt, ist dabei ein aus einzelnen Aktivitäten zusammengesetzter Arbeitsablauf, der sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge bezieht. Mit einer entsprechenden Strukturierung werden solche Prozesse effektiver sowie transparenter und können flexibel an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.

Management umfasst das Strukturieren, Optimieren und Steuern von Geschäftsprozessen. Alle hierfür relevanten Unternehmensinformationen werden durch eine moderne Enterprise Content Management-Software (ECM) transparent, übersichtlich sowie jederzeit zugänglich zur Verfügung gestellt. Hierbei ist von großem Vorteil, dass Enterprise Content Management und Business Process Management technologisch aus einem Guss und auf einer Technologieplattform entwickelt wurden.

Zum Verständnis von BPM

Es gibt unterschiedliche Perspektiven zum Verständnis von BPM – jeweils aus Sicht verschiedener Zielgruppen:

  • Aus Sicht der Technik handelt es sich bei BPM um IT-gestützte automatisierte Prozesse.
  • In betriebswirtschaftlicher Perspektive bietet BPM eine Möglichkeit zur Prozessoptimierung und dadurch zur Verbesserung der Unternehmensleistung.
  • Die Unternehmensführung schätzt die Kontrollmöglichkeiten über die Geschäftsprozesse.
  • Für Mitarbeiter zählen transparente und nachvollziehbare Geschäftsabläufe.

Diese Punkte beschreiben immer nur einen Teil von dem, was Business Process Management umfasst. Die European Association of Business Process Management (EABPM) definiert BPM als „einen systematischen Ansatz, um sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit nachhaltig die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Prozessziele zu erreichen.“

Mehr über BPM erfahren

BPM steht für Business Process Management und bezeichnet laut AIIM Methoden und zum Großteil software-gestützte Techniken, mit denen Geschäftsprozesse betrachtet, analysiert, angepasst, modelliert und überwacht werden. Ziel ist der reibungslose Ablauf sowie die kontinuierliche Optimierung der Workflows und des Informations­transfers in Unternehmen.

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Die Entstehung von BPM

Die Entstehung von BPM

Das Prinzip der Fließbandarbeit ist seit der Industrialisierung bekannt: Arbeitsabläufe werden in einzelne Schritte untergliedert und zum Teil automatisiert verkettet, sodass die Produktion zeit-, raum- und ressourcensparender verläuft. Darauf baute die Idee des Prozessmanagements der 1930er Jahren auf, die als Vorstufe des Business Process Managements gesehen werden kann. Sie nutzte abstrakte Betriebsprozesse als Grundlage für die Optimierung von Betriebsabläufen. Der Schwerpunkt lag hier jedoch auf der Verbesserung von Leistungsketten. Der Faktor Mensch wurde hier nur als weiteres Glied in der Produktionskette betrachtet. Die komplexe, auf Erfahrungswerten beruhende Kompetenz und Entscheidungsfähigkeit von Menschen fanden in dieser Überlegung noch keine Berücksichtigung.

Vom Fließbandprozess zum Büroalltag

Das heutige Verständnis von Business Process Management (BPM), oftmals auch Geschäftsprozess- oder Workflow-Management genannt, entwickelte sich in den 1970er Jahren durch den Fortschritt in der IT-Technologie. Geschäftsprozesse konnten seitdem mithilfe von IT-gestützten Anwendungen logisch dargestellt und optimiert werden. Die in der Wirtschaftsinformatik der 1980er Jahre entwickelten Gedanken zur Prozessorientierung schlossen daran an: Das gesamte betriebliche Handeln eines Unternehmens wurde als Kombination einzelner Prozesse betrachtet, die es durch Prozessmodelle zu optimieren galt. Das klassische modellgetriebene BPM war geboren.

Wie funktioniert klassisches BPM?

  1. Modellplanung: Die Soll-Prozesse im Unternehmen werden festgelegt, definiert und in Prozessmodelle überführt.

  2. Anwendung: Die Prozesse werden in der Praxis IT-gestützt sowie gegebenenfalls automatisiert ausgeführt. Alle Abläufe und Alternativen sind vorgeschrieben, Abweichungen ausgeschlossen.

  3. Kontrolle: Die Prozessverläufe, z.B. die Durchlaufzeiten, werden überwacht und visualisiert dargestellt.

  4. Analyse: Der Status Quo der Geschäftsprozesse wird mit der Soll-Situation des Unternehmens verglichen und auf Optimierungspotenziale hin geprüft.

  5. Iteration: Eine erneute Planungsphase beginnt, bei welcher der festgestellte Optimierungsbedarf in die Überarbeitung der Prozessstrukturen einfließt.
Agile Geschäftsprozesse mit Doxis4

12 Gründe für BPM mit Doxis4

Die nächste Stufe der digitalen Business Transformation: Erfahren Sie mehr über das Innovationspotenzial für Ihr digitales Geschäftsprozess- und Informationsmanagement, das Ihnen Doxis4 bietet. Als erster ECM-Hersteller vereinen wir damit ECM und BPM auf einer einheitlichen serviceorientierten Technologieplattform.

Agile Geschäftsprozesse haben die Anforderungen der Unternehmen massiv verändert: Einfach und intuitiv anpassbar an die jeweilige Aufgabenstellung — so soll eine Business Process Management-Lösung heute sein. Diesen Anspruch haben wir mit dem vollständig neu entwickelten Doxis4 BPM Realität werden lassen — zusammen mit vielen weiteren Vorteilen für Ihre Geschäftsprozesse. Ein Dutzend davon haben wir hier für Sie ausgewählt.

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BPM & Adaptive Case management - Was ist das überhaupt?

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie Sie mithilfe von BPM und Adaptive Case Management Ihre Prozesse vereinfachen und chaotische Workflows beseitigen.

 

BPM und der digitale Wandel

Neben dem ursprünglichen und weiterhin aktuellen Automatisierungs-Gedanken, hat sich der Fokus heute zunehmend auf die Interaktion zwischen Menschen, Systemen, Funktionen und Unternehmen verschoben. Moderne BPM-Lösungen unterstützen damit die gesamten Geschäftsprozesse vom Auftrag, der Produktion über den Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern bis hin zum Service. Die fortschreitende Digitalisierung verändert dabei die Anforderungen an BPM: Auf der einen Seite können standardisierte papierlose Abläufe nun noch einfacher automatisiert und somit schneller und effizienter durchgeführt werden. So entsteht ein reibungsloser, autonomer Prozess, in den Menschen im Normalfall nicht einzugreifen brauchen. Auf der anderen Seite nimmt die wissensbasierte Arbeit einen immer größeren Anteil in der Geschäftswelt ein. Sie lässt sich jedoch nicht in starre Modelle gießen und ist auf menschliche Erfahrungswerte angewiesen. Hier bedarf es genügend Spielraum, damit Wissensarbeiter bei der Fallbearbeitung situativ in Prozesse eingreifen können.

Einschränkung durch starre Modelle

Bei vielen BPM-Lösungen muss sich ein Unternehmen zwischen normativem oder adaptivem Prozessmanagement entscheiden und wird dann durch starre Regelwerke eingeschränkt: Einmal als Standard festgelegte normative Prozesse lassen sich nur umständlich modifizieren, adaptive Prozesse können dagegen nicht ohne weiteres in Routineabläufe überführt werden. In Folge nutzen Unternehmen mehrere BPM-Systeme für ihre jeweils verschiedenen Anforderungsbereiche. Die IT steht dadurch einem zusätzlichen Kosten-, Ressourcen-, Wartungs- und Integrationsaufwand gegenüber. Die Alternative hierzu bietet eine moderne und umfängliche Software-Lösung wie Doxis4, die Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) auf einer zentralen Plattform vereint.

Flexibilität mit hybridem BPM

Wiederkehrende Standardprozesse wie Massentransaktionen von Bestellungen, Warenbewegungen oder Rechnungen lassen sich durch BPM automatisieren. Sie können mit Doxis4 strukturiert abgebildet werden und sind damit jederzeit nachvollziehbar. Bei ziel- und entscheidungsorientierten Prozessen wie im Marketing (z.B. Kampagnen- und Eventplanung), dem Beschwerdemanagement, der Schadensfallbearbeitung oder Bewerberauswahlverfahren sind Ad-hoc-Entscheidungen gefragt, die ein wissensbasiertes, situatives Eingreifen von Wissensarbeitern erfordern. Doxis4 erlaubt beides: Automatisierte normative Prozesse und adaptive Ad-hoc-Workflows – flexibel kombinierbar.

Dynamische Prozesse in jedem Fall

Das Besondere an Doxis4 ist die Kombination von ECM und BPM, die eine fallbezogene Bearbeitung von dynamischen Prozessen, das Adaptive Case Management (ACM), ermöglicht. Ein Vorgang wie die Rechnungsverarbeitung kann beispielsweise weitgehend standardisiert verlaufen: von der Rechnungsprüfung durch Fachabteilungen bis hin zur Freigabe durch die Abteilungsleitung oder Geschäftsführung. Soll in einzelnen Fällen vom Standard abgewichen werden, können Mitarbeiter mit Doxis4 jederzeit in den Prozess eingreifen, um zum Beispiel gesondert über eine Reklamation zu entscheiden.

Wissensressourcen ausschöpfen

Kommen ad hoc generierte Prozesse erneut vor, kann das vorhandene Prozesswissen jederzeit reproduziert und wieder genutzt werden. Eine BPM-Software allein würde hier nur auf die mit dem jeweiligen Prozess verbundenen Informationen zurückgreifen und keine Ausnahmen von den festgelegten Regelmodellen erlauben. In Kombination mit ECM stehen den Bearbeitern unternehmensweit sofort alle nötigen Informationen zur Bearbeitung zur Verfügung, wenn Eingriffe in Prozesse notwendig werden.

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BPM im digitalen Wandel
Vorteile des Doxis4-BPM

BPM in Doxis4: Ihre Vorteile

  • Mit einer modernen ECM- und BPM-Lösung wie Doxis4 können Unternehmen…

    • Wiederkehrende, stark strukturierte sowie unstrukturierte, abgeleitete Prozesse managen
    • Standardisierte und wissensbasierten Vorgänge integrieren
    • Schnell und situativ auf Prozessveränderungen reagieren
    • Komplexe und informationszentrierte Abläufen steuern
    • Vorgänge mit hohen Durchlaufraten und vielen Beteiligten effizient gestalten
    • Prozesse langfristig planen und optimieren
  • Ihre Vorteile mit Doxis4

    • Integration von ECM und BPM auf einer zentralen Plattform
    • Steuerung sowie Kombination automatisierter Standardprozesse und situativer Ad-hoc-Prozesse
    • Verbesserte Workflows dank unternehmensweitem Zugriff auf Informationen und Geschäftsprozesse
    • Informationsvorsprung durch situatives Prozesswissen
    • Geringe Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
    • Reproduzierbarkeit von Prozesswissen
    • Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Geschäftsprozesse
    • Höherer Servicelevel aufgrund schneller Reaktionsfähigkeit bei veränderten Prozessen

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Gerne beraten wir Sie persönlich zu BPM oder Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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