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GoBD - Was bedeutet GoBD?

GoBD

Woher stammen die GoBD?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – wurden vom Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben vom 14. November 2014 präsentiert. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammen, die seit dem 01.01.2015 gelten und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) seitdem abgelöst haben.

Woraus bestehen die GoBD?

Die GoBD bestehen aus 184 Randzeichen (RZ) und regeln die Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form. Sie betreffen alle DV-Systeme. Demnach müssen die in den GoBD definierten Grundsätze wie z.B. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit sowie Vollständigkeit von Daten und Dokumenten auch von einem Enterprise Content Management-System erfüllt werden.

Ab wann gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle nach dem 31. Dezember 2014 beginnenden Veranlagungszeiträume und haben GDPdU und GoBS ersetzt.

Bedeutung der GoBD


Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

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GoBD und ECM

Die GoBD betreffen grundsätzlich alle DV-Systeme, wozu auch ECM-/DMS-Systeme zählen. So müssen GoBD-Grundsätze wie z.B. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit oder Unveränderbarkeit von Daten und Dokumenten auch von einem ECM-System erfüllt werden.

Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden bzw. dort eingegangen, sind sie laut den GoBD in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Unternehmen müssen demnach sicherstellen, dass diese Daten nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufzubewahren sind, sondern für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.

Für die Führung elektronischer Bücher gelten gemäß den GoBD die gleichen gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen wie bei einer manuellen Buchhaltung auch:

  • Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD

    • Nachvollziehbarkeit
    • Vollständigkeit
    • Richtigkeit
    • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
    • Ordnung
    • Unveränderbarkeit

    Diese Grundsätze müssen während der Zeit der Aufbewahrung nachweislich erfüllt werden.

Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD
Doxis4 ist GoBD-ready

GoBD-ready

Die Doxis4 iECM-Suite erfüllt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) – das hat die renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz bestätigt. Damit haben SER-Kunden die Sicherheit, mit Doxis4 GoBD-konform zu arbeiten.

Mehr zur GoBD-Zertifizierung der Doxis4 iECM-Suite

LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.

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Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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DHL setzt seit 2010 auf eine ein­heit­liche, unter­nehmens­weite DMS-Lösung auf Basis von Doxis4, um mit dem Partner HP eines der größten kommer­ziellen Doku­men­ten­ar­chive welt­weit aufzu­bauen.

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Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

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Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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Die Stadt Göttingen setzt auf eGovern­ment und hat mit Unter­stützung von SER in den ersten Orga­ni­sations­einheiten die elek­tro­nische Akten­führung eingeführt.

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GoBD und die elektronische Archivierung

Anbei eine Zusammenfassung relevanter Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten*:

Zeitnahe Belegarchivierung

Unternehmen sollten Belege in Papierform oder in elektronischer Form optimaler Weise unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust sichern. Sofern die Aufbewahrung in einem elektronischen Archivsystem erfolgt, hat die Archivierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen.

Lesbarkeit und Auswertbarkeit

Laut Zöller & Partner darf in Bezug auf die Aufrechterhaltung der maschinellen Auswertbarkeit während des Archivierungsvorgangs keine „Verdichtung“ unter Verlust steuerlich relevanter Daten erfolgen. Derweil dürfen Papierdokumente vernichtet werden, wenn eine ordnungsmäßige elektronische Archivierung nebst Verfahrensdokumentation sichergestellt ist und gesetzliche (außersteuerliche) Gründe nicht dagegen sprechen.

Elektronisch archivierte Objekte unterliegen Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung bzw. Sichtung dieser Dokumente zu nutzen. Im Fall der elektronischen Belegarchivierung müssen Unternehmen dem Betriebsprüfer eine Einsichtnahme in die elektronischen Belege unmittelbar am Bildschirm über die betriebsinterne Hard- und Software gestatten. Dies gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind.

Indexierungen für alle Archivierungsobjekte

Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Archivierungsobjekte mit einem eindeutigen Index versehen werden (z.B. Dokumenten ID, Dokumentenart, Belegnummer). Soweit eine Konvertierung z.B. in ein eigenes Inhouse-Format vorgenommen wird oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, sollten beide elektronischen Versionen archiviert, unter demselben Index verwaltet und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet werden.

Dokumentation des elektronischen Archivierungsverfahrens

Unternehmen sollten das Archivierungsverfahren in einer Verfahrensdokumentation beschreiben, die u.a. im Rahmen der GoBD benannt wird. Sie muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein sowie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen zudem nachvollziehbar sein.

Steuerrelevante Daten im elektronischen Archiv

Unternehmen dürfen aufbewahrungspflichtige Daten auch im Archivsystem aufbewahren. Voraussetzung: Das Archivsystem ermöglicht in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufbewahrungspflichtigen Daten, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

Elektronische Archivierung muss Unveränderbarkeit sicherstellen

Die Unveränderbarkeit von Daten und Dokumenten lässt sich auf verschiedenen Wegen sicherstellen:

  • Hardwareseitig (z.B. durch unveränderbare Datenträger)
  • Softwareseitig (z.B. durch Sicherungen, automatische Protokollierung, Versionierung)
  • Organisatorisch (z.B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten)

*Quelle: Zöller & Partner, Bitkom

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