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Vorteile von ECM

Vorteile von ECM

Vorteile und Nutzen von ECM für Ihr Unternehmen

Eine moderne ECM- und BPM-Lösung wie Doxis4 ermöglicht es Unternehmen, unternehmensweit und standortübergreifend alle Informationen – unabhängig von Quelle und Format – zu erfassen, zu verwalten, zu bearbeiten, zu steuern, (revisionssicher) aufzubewahren und jederzeit wieder bereitzustellen.

ECM unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments von der Entstehung über die Bearbeitung bis hin zur revisionssicheren Langzeitarchivierung. Alle relevanten Informationen stehen entlang der Geschäftsprozesse den richtigen Personen zur richtigen Zeit und im richtigen Kontext zur Verfügung.

Die wichtigsten Vorteile von ECM sind:

Was bedeutet ECM?

Enterprise Content Management (ECM) stellt die richtigen Informationen zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität und im richtigen Kontext entlang der Geschäftsprozesse und Wertschöpfungsketten bereit.

Was ist ECM?Pfeil

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12x BESSER - Return on Information mit Doxis4
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12x BESSER – Agile Geschäftsprozesse mit Doxis4
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Doxis4 in 12 Amtssprachen
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Erhöhung der Auskunfts- und Nachweisfähigkeit

Mit einer modernen Enterprise Content Management-Lösung erhöhen Unternehmen ihre Auskunfts- und Nachweisfähigkeit gegenüber Dritten. Die Compliance-Anforderungen an Unternehmen aufgrund von Dokumentations- und Nachweispflichten sind enorm und erfordern eine Vielzahl organisatorischer, prozessualer und technologischer Maßnahmen. Ein ECM-System unterstützt die dazu notwendigen Informations- und Auditprozesse bei Konzeption, Implementierung und Überwachung.

ECM-Vorteile & Nutzen für Unternehmen

  • Revisionssichere Aufbewahrung geschäftsrelevanter Informationen nach geltenden Compliance-Richtlinien
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung aller Abläufe
  • Sicherheit und Zugriffschutz durch differenzierte Berechtigungsvergabe, Zuständigkeits- und Vertretungsregelungen
  • Einhaltung von Aufbewahrungsregeln und Löschfristen gemäß rechtlicher und unternehmensinterner Richtlinien

Flexible und dynamische Steuerung von Geschäftsvorfällen

Mit einer modernen ECM- und BPM-Lösung steuern Unternehmen Geschäftsvorfälle flexibel und dynamisch. Doxis4 bietet dafür ein Adaptive Case Management Framework, mit dem sich Fälle effizienter und mit besseren Ergebnissen abschließen lassen. Dem Fallbearbeiter stehen alle unternehmensweit vorhandenen Daten, Dokumente, Akten, Aufgaben und Aktionen aus dem ECM-System jederzeit zur Verfügung.

ECM-Vorteile & Nutzen für Unternehmen

  • Komfortables Planen von Aufgaben in einem Vorgang – ad hoc und situativ
  • Jederzeitige Übersicht und Nachvollziehbarkeit
  • Zugriff auf unternehmensweit vorhandene Informationen im Kontext der Fallbearbeitung
  • Adaptive und normative Prozesse auf einer Plattform

Verbesserung der unternehmensweiten Zusammenarbeit

Kollaborative Workflows in Doxis4 ermöglichen ein gemeinsames und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen und Aufgaben – auch unternehmensübergreifend.

Dort, wo Mitarbeiter bereichs- und standortübergreifend in Teams und Prozessen gleichzeitig mit denselben Informationen arbeiten, ermöglichen elektronische Akten in Doxis4 die gesicherte, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit. eAkten versorgen Mitarbeiter proaktiv mit neuesten Informationen und führen führt bislang getrennt abgelegte Informationen zu einem Sachvorgang zusammen.

ECM-Vorteile & Nutzen für Unternehmen

  • Einbindung von Partnern und Lieferanten in Geschäftsprozesse
  • Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen – auf gleichem Aktenbestand von mehreren Standorten
  • Standortübergreifender und sicherer Zugriff auf Akten, Vorgänge und Dokumente
  • Kürzere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
  • Vermeidung von Medienbrüchen

Ordnung und Struktur im gesamten Informationsbestand

Eine moderne ECM- und BPM-Lösung wie Doxis4 bietet Unternehmen einen unternehmensweiten Informationspool für alle Dokumente und Daten. Hierin lassen sich Informationen zur Archivierung genauso wie zur temporären Aufbewahrung und Bearbeitung ablegen.

Darüber hinaus lassen sich in elektronischen Akte auf Basis von Doxis4 Informationsobjekte unterschiedlicher Datenquellen und Formate – gescannte Papierdokumente und digitale Dokumente, E-Mails, Bilder, Videos, Verlinkungen etc. - zentral erfassen, managen und dokumentieren.

ECM-Vorteile & Nutzen für Unternehmen

  • Verwaltung strukturierter und unstrukturierter Informationen über den gesamten Lebenszyklus
  • Sekundenschneller und ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Informationen
  • Schnelles Auffinden von Informationen durch Enterprise Search
  • Reduzierte Raum-, Material- und Personalkosten

Erhöhung der Erfassungsqualität

Eine moderne ECM- und BPM-Lösung steigert die Erfassungsqualität eingehender Dokumente über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Fax, Web) hinweg. Mit Doxis4 lässt sich der gesamte Post-, E-Mail- und Faxeingang eines Unternehmens automatisiert erfassen und verteilen. Eingescannte Papierdokumente und elektronische Dokumente werden innerhalb eines Prozesses zusammengeführt und so der Medienbruch beseitigt.

ECM-Vorteile & Nutzen für Unternehmen

  • Wegfall von Transport- und Liegezeiten
  • Multi-Channel-Verarbeitung beseitigt Medienbruch
  • Schnelles Zuordnen und Verteilen beschleunigt die Sach- und Vorgangsbearbeitung und erhöht die Auskunftsfähigkeit
  • Geringe Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten

Haben Sie Fragen zu den Vorteilen von ECM?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen von ECM. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.