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Das papierlose Büro – Zurück in die Zukunft

Alles zum papierlosen Büro

Die erste Idee vom papierlosen Büro

Das papierlose Büro wurde erstmals 1975 in der Business Week erwähnt. George E. Pake, Gründer des Xerox PARC Forschungszentrums, prophezeite für das Jahr 1995 ein Büro ohne jegliches Papier. Ob Lesen, Schreiben, Nachrichtenversand oder Aufgabenverteilung – alle Arbeiten sollten EDV-gestützt erfolgen, sodass Ausdrucke, Papierkopien und Aktenordner fortan der Vergangenheit angehören könnten. „Toter Platz“ für die Aufbewahrung von Unterlagen würde dadurch entfallen und auch Personalkosten für die zeitfressenden Ordnungsprozesse müssten sich so enorm verringern. Mitarbeiter könnten ihre Zeit effektiver nutzen, anstatt sich mit der Ablage und Suche nach Papierdokumenten aufzuhalten. Trotz des technischen Fortschritts trat die komplette Umsetzung dieser Vision jedoch nicht ein – zumindest bislang nicht.

Altpapierlasten

In einer aktuellen Umfrage der AIIM zu papierlosen Prozessen gaben nur 17 Prozent der Teilnehmer an, in einem papierlosen Büro zu arbeiten. 40 Prozent der Unternehmen erhalten demnach zwar elektronische Rechnungen, drucken jedoch 35 Prozent davon wieder aus. Meist wird dies nur für eine Unterschrift nötig, das Dokument selbst bleibt unverändert. Bei jeweils rund 13 Euro pro gedruckter Rechnung entstehen hier unnötige Kosten. Sogar E-Mails werden oft ausgedruckt, um sie zu lesen. Dabei könnten 65 Prozent aller ausgedruckten Dokumente und Fotokopien auf dem Bildschirm eingesehen werden, schätzt das European Environmental Paper Network (EEPN).

Mehr zum papierlosen Büro

Was bedeutet "papierloses Büro"?

Das papierlose Büro erlebt durch die digitale Business Transformation eine Renaissance. Digitales und mobiles Business erfordern Informationsverarbeitung und Interaktion in Echtzeit. In einem papierlosen Büro wird das durch modernes ECM Realität.

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Das papierlose Büro: Papierlos oder Papierarm

Unternehmensberater Dr. Ulrich Kampffmeyer unterscheidet 2013 zwischen folgenden drei Stufen der Papierlast:

  • Das traditionelle papierreiche Büro verwendet fast ausschließlich Ausdrucke und ertrinkt förmlich in der Papierflut. Der Einsatz von Software bei der Dokumentenbearbeitung ist minimal.
  • Im papierarmen Büro werden nach wie vor Dokumente ausgedruckt. Parallel dazu laufen elektronische Vorgänge wie zum Beispiel die Rechnungsverarbeitung oder die Archivierung von digitalisierten Papierdokumenten.
  • Das papierlose Büro verzichtet dagegen völlig auf Ausdrucke. Mit entsprechenden Software-Lösungen erfolgen alle Prozesse elektronisch und zu großen Teilen automatisiert.
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Schnelligkeit zählt auch beim papierlosen Büro

Schnelligkeit zählt

Digitale Geschäftsmodelle erfordern Interaktionen in Echtzeit. Für Unternehmen ist es unter diesen Voraussetzungen unumgänglich, zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen zu haben. Das Papier kommt bei diesem Tempo nicht mehr mit. Die Suche nach Dokumenten in Papierakten und deren Weitergabe behindern den Informations- und Geschäftsfluss. Unternehmen können sich solche Verzögerungen heute nicht mehr leisten, wenn sie ihre Kunden nicht an die schnellere Konkurrenz verlieren wollen. In Zukunft werden daher immer mehr Unternehmen auf das papierlose Büro und die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse (siehe auch BPM) mit modernen Enterprise Content Management-Lösungen (ECM) wie Doxis4 setzen, um wettbewerbsfähig zu sein. Laut dem Marktforschungsinstitut Billentis können sie mit der Umstellung auf elektronische Prozesse zudem 50 bis 80 Prozent ihrer Kosten senken. Die dafür nötigen Investitionen amortisieren sich innerhalb weniger Monate.

Das papierlose Arbeiten mit Doxis4 erleichtert den Büro-Alltag unter anderem durch folgende elektronische Prozesse:

  • automatisierte Eingangsbearbeitung von Post und Rechnungen
  • universelle Speicherung und revisionssichere Archivierung von Daten, Dokumenten, Akten und Vorgängen
  • Wiederfinden jedweder Informationen in Sekundenschnelle
  • automatisierte Weiterverarbeitung von Daten und Dokumenten
  • standardisierte und strukturierte Abwicklung von Geschäftsprozessen
  • flexible und situative Aufgaben- und Vorgangsbearbeitung
  • Zugriff auf sowie die gesicherte Weitergabe von Dokumenten und Akten
LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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DER Touristik

Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unter­nehmens­gruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangs­rechnungen automatisch und archiviert alle Rech­nungs­belege revisions­sicher im SER-Archiv.

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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Raffinerie Heide GmbH

Raffinerie Heide hat mit Doxis4 eine ECM-Infrastruktur aufgebaut: mit elektronischer Archivierung technischer Zeichnungen, Vertragsmanagement, eAkten, SAP-Archiv und Projektgenehmigungsworkflow.

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Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Ab­nah­men, Ver­träge, laufende Rech­nun­gen ihrer Märkte etc. in soge­nannten elektron­ischen Objekt­akten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell und unkom­pliziert papierlos bereit­zustellen.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

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Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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Doxis4 – die Brücke zur digitalisierten Welt

Täglich erreichen Unternehmen zahlreiche Dokumente über unterschiedliche Kanäle wie Post, E-Mail, Fax oder das Internet. Das manuelle Sammeln und Verteilen von Dokumenten sowie die analoge Rechnungsverarbeitung verlangsamen dabei viele Geschäftsprozesse. Mit Doxis4 lassen sich eingehende Dokument, gleich über welchen Eingangskanal sie in das Unternehmen gelangt sind, digitalisieren („Papierpost“) und gemeinsam mit digitalen Informationen (E-Mails etc.) zur Bearbeitung weiterleiten und strukturiert ablegen. Doxis4 erfasst alle Dokumente automatisiert, digitalisiert sie gegebenenfalls und verteilt sie an die richtigen Adressaten. Damit wird sowohl die Verarbeitung von elektronischen als auch von Papierdokumenten möglich – analoge und digitalen Welten verschmelzen und das papierlose Büro entsteht.

Durchblick im Dokumenten-Dschungel

Papierdokumente landen oft in unübersichtlichen Aktenschränken oder gehen sogar auf überfüllten Büroschreibtischen verloren. Doxis4 ermöglicht dagegen eine zentrale digitale Ablage, auf die Mitarbeiter schnell Zugriff haben und somit direkt auskunftsfähig sind. Zudem stehen Dokumente jederzeit ortsunabhängig, abteilungs- und länderübergreifend zur Verfügung. Mehrere Personen erhalten gleichzeitig Einblick in benötigte Unterlagen, sodass Papierkopien überflüssig und langwierige Durchlaufzeiten verkürzt werden. Dabei bleibt dank des Dokumentenmanagements (DMS) immer eindeutig, welche Version die aktuellste ist und wer sie wann bearbeitet hat.

Auf der sicheren (digitalen) Seite

Die mit Doxis4 digitalisierten Dokumente werden elektronisch langfristig gesichert. Damit kein Unbefugter Zugriff auf die Unterlagen erhält, bietet Doxis4 ein Berechtigungssystem, das die Einsicht oder Bearbeitung von Dokumenten individuell regelt. Aus juristischer Sicht können Unternehmen elektronische Dokumente bedenkenlos rechtsgültig einsetzen, wenn sie eine entsprechende digitale Signatur enthalten. Zeitintensive Prozesse wie das Drucken, manuelle Unterschreiben und Wiedereinscannen entfallen. Doxis4 ermöglicht das Anbringen von qualifizierten elektronischen Signaturen, mit denen digitale Dokumente den Status rechtsgültiger Urkunden erhalten.

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Doxis4 für das papierlose Büro

Ihr Nutzen von papierlosen Prozessen mit Doxis4:

  • Digitalisierte Dokumente zeitsparend ablegen, bearbeiten und wiederfinden
  • Direkter und schneller Zugriff auf Unterlagen – zu jeder Zeit, an jedem Ort
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten auf gleichem Informationsstand
  • Nachhaltige und umweltschonende Büroarbeit dank reduziertem Papierverbrauch
  • Kosten- und Platzersparnis durch Wegfall von Papierarchiven

Haben Sie Fragen zum papierlosen Büro?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen des papierlosen Büros. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.