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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bei der elektronischen Archivierung

Alles zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es bei der Archivierung?

Eine Vielzahl an Dokumenten im Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung unterliegt einer gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist. So müssen bestimmte Geschäftsunterlagen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet aufbewahrt werden, damit auf sie bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. Für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. müssen branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung eingehalten werden. In Krankenhäusern beispielsweise gibt es Bereiche, für die eine besonders lange Aufbewahrungsfrist gilt, z.B. schreiben die Strahlenschutz- beziehungsweise die Röntgenverordnung eine Aufbewahrung von bis zu 30 Jahren vor. Dies gilt ebenso für Aufzeichnungen nach dem Transfusionsgesetz.

Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten kaufmännische Dokumente und ihre Aufbewahrungsfristen.

Relevante Gesetzesverordnungen

  • Handelsgesetzbuches
    (§§ 238, 257 HGB)
  • Abgabenordnung (§ 147 AO)
  • Strahlenschutzverordnung
  • Röntgenverordnung
  • Transfusionsgesetz
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Aufbewahrungsfristen bei kaufmännischen Dokumenten

  • Sechs Jahre, z.B.

    • empfangene Handelsbriefe,
    • Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe,
    • Geschäftspapiere und
    • sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung
  • Zehn Jahre, z.B.

    • Handelsbücher
    • Inventare
    • Personalakten
    • Eröffnungsbilanzen
    • Jahresabschlüsse
    • Lageberichte
    • Konzernabschlüsse
    • Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern.
    • Eingangs- und Ausgangsrechnungen (§ 14b Umsatzsteuergesetz).
Aufbewahrungsfristen bei kaufmännischen Dokumenten

Das Handelsgesetzbuch sagt dazu: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist“ (§ 257 Abs.5 HGB). Allerdings kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern, wenn z.B. die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt. Auch bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt oder bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Einspruch eingelegt werden soll, empfiehlt es sich, die entsprechenden Unterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden.

Checkliste für Aufbewahrungsfristen mit Ablauf zum 01.01.2016

Je nach Dokumentart und Beginn der Aufbewahrungsfrist ergibt sich nach den gesetzlichen Regelungen ein konkretes Datum zur frühesten zulässigen Vernichtung. Welche Dokumente danach ab dem 01. Januar 2016 vernichtet werden dürfen, hat die IHK Berlin in einem Merkblatt zusammengestellt (s. Merkblatt Seite 3).

Finden SIe hier weitere Informationen zum Thema Revisionssicherheit.

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