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DMS: Was ist das?

Was ist DMS?

Was versteht man unter DMS?

DMS steht für Dokumentenmanagement (-Systeme) und ist laut dem Digitalverband Bitkom analog zu Enterprise Content Management (ECM) ein (weiterer) Oberbegriff für alle Arten Dokumenten-verwaltender Systeme. Im weiteren Sinn beinhaltet der Begriff sowohl Archivsysteme als auch solche Systeme, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Entstehung, über die Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände bis zur unveränderbaren Aufbewahrung (Archivierung) – verwalten können.

Die Association for Information and Image Management (AIIM) definiert DMS (-Systeme) technisch als Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Definition von DMS

Dokumentenmanagement wird im engeren Sinn weniger als eigenständiges System sondern vielmehr als eine der Kernfunktionen eines umfänglichen Enterprise Content Management-Systems betrachtet. Dabei unterstützt und vereinfacht DMS unternehmensweite Arbeitsvorgänge und -prozesse rund um Dokumente unterschiedlichsten Formats.

Typische DMS-Funktionen (wie z.B. Versionierung, Check-in/Check-out, Metadatenverwaltung etc.) ermöglichen sowohl die kontextbezogene Erstellung, Verwaltung, kollaborative (parallele) Bearbeitung sowie die umfassende und zielgerichtete Suche nach „lebenden“ Dokumenten unternehmensweit.

Als Bestandteil eines modernen ECM-Systems wie Doxis4 begleitet Dokumentenmanagement den kompletten Lebenszyklus eines Dokumentes. Dieser beginnt bei der Erstellung, beinhaltet die gemeinschaftliche Bearbeitung im Team, erstreckt sich über die revisionssichere Archivierung und endet ggf. mit der Löschung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, sofern eine solche einzuhalten ist).

Definition von DMS

Im engeren Sinn steht DMS (Dokumenten­management) für alle möglichen Funktionen der kollaborativen Dokumenten­bearbeitung.

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Anwendervideo: DMS bei der Westfalen Gruppe

DMS im Einsatz bei der Westfalen Gruppe

Wenn Autos tanken müssen, Privathaushalte und Unternehmen Strom benötigen, Industrie und Handel Gase verwenden, dann ist die Westfalen Gruppe mit Hauptsitz in Münster da. Als Technologieunternehmen der Energiewirtschaft mit insgesamt 22 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften ist das 1923 gegründete Familienunternehmen international aktiv. Die rund 1300 Mitarbeiter erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2013 einen Umsatz von etwa 1,9 Milliarden Euro.

Erfahren Sie in unserem Anwendervideo alles über den erfolgreichen Einsatz des Doxis4 DMS bei der Westfalen Gruppe.

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DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv bei Knipex
Short Best Practice

Knipex: DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Best Practice: Duravit AG
Anwenderbericht

Duravit AG: ECM mit Archiv, DMS und elektronischen Akten sowie serverbasierter E- Mail-Archivierung

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12x BESSER - Return on Information mit Doxis4
Broschüre

12x BESSER - Return on Information mit Doxis4

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Dokumenten- und Geschäftsprozess­management bei der Westfalen Gruppe
Anwendervideo

Dokumenten- und Geschäftsprozess­management bei der Westfalen Gruppe

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Die Bedeutung von DMS

  • Dokument – Informationsobjekte verschiedenster Formate

    Das „D“ in DMS steht für Dokumente, die über verschiedene Kanäle eingehen (z.B. Post, Fax, E-Mail) und in unterschiedlichsten Formaten verarbeitet und verwaltet werden können. Ein Dokument kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen. Beispielsweise sind dies Dokumente aus Textverarbeitung und Tabellenkalkulation (z.B. Microsoft Word- oder Microsoft Excel-Dokumente), E-Mails, Grafiken und Bilddateien (z.B. tif, png, jpg), Formulare und Listen (z.B. EDI, PDF, PDF/A, ZUGFeRD, XML), Konstruktionszeichnungen (CAD) wie auch Video-, Sound- und Sprach-Clips (z.B. mp3, wav).

  • Management – verwalten, bearbeiten, finden etc.

    „M“ steht für das Management von Dokumenten unterschiedlichsten Formats. DMS-Funktionen ermöglichen es, Dokumente im Geschäftskontext und in der Zusammenarbeit von Mitarbeitern (Collaboration) sicher zu verwalten, zu bearbeiten und wiederzufinden.

  • System – DMS als Bestandteil von Enterprise Content Management (ECM)

    DMS ist ein wesentlicher Bestandteil eines umfänglichen ECM-Systems. In Kombination mit den Funktionen zur Digitalisierung (Scannen), elektronischen Archivierung und Geschäftsprozessoptimierung (Workflow) ermöglicht DMS die Umsetzung einer unternehmensweiten digitalen Business Transformationsstrategie.

DMS: Bedeutung von DMS

Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie mithilfe von ECM & DMS der Digital Workspace chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.

 

PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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Deutsche Bahn AG, Vorstandsressort C

Im Vorstandsressort Compliance, Datenschutz, Recht und Konzernsicherheit arbeiten alle ca. 380 Mitarbeiter mit der DMS-Lösung myCube, die auf der Doxis4-basierten BCM-Plattform aufsetzt.

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Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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Aktion Mensch e.V.

Aktion Mensch löst die papierbasierte Aktenführung durch digitales Dokumentenmanagement und elektronische Akten mit Doxis4 ab.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

Anwenderbericht »
BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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DHL Express

DHL setzt seit 2010 auf eine ein­heit­liche, unter­nehmens­weite DMS-Lösung auf Basis von Doxis4, um mit dem Partner HP eines der größten kommer­ziellen Doku­men­ten­ar­chive welt­weit aufzu­bauen.

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KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Dokumentenmanagement (DMS) mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung.

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ikw

Für die Zusammenarbeit mit einem Großkunden führte ikw einen standortüber­greifenden Prozessablauf ein. Hier kommen Doxis4 BPM, DMS und die Debitorenakte zum Einsatz.

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Nutzen von DMS in Doxis4 für Unternehmen

  • Schneller, unternehmensweiter Informationszugriff
  • Minimierung von Suchzeiten
  • Vermeidung von doppeltem Datenbestand z.B. mittels Versionierung und Check-in/Check-out
  • Transparenz durch lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte eines Dokuments (Audit Trail, Protokollierung)

Vorteile von DMS mit Doxis4

Verbesserte dokumentenbasierte Zusammenarbeit

Das in Doxis4 iECM integrierte DMS ermöglicht Unternehmen und deren Teams ein kollaboratives, nachvollziehbares Bearbeiten von Dokumenten und Akten. Versionsmanagement inklusive Check-in-/Check-out-Mechanismen stellen sicher, dass nach jeder Bearbeitung automatisch eine neue Dokumentversion angelegt wird. Inhalte und Bearbeitungen werden so nicht unbewusst überschrieben und es entsteht kein doppelter Datenbestand. Zudem können sich Mitarbeiter bei der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung z.B. Anmerkungen, Kommentare, Hinweise oder Notizen hinterlassen, was die Zusammenarbeit erleichtert und wodurch sich der Gesamtbearbeitungsprozess beschleunigt.

Schnellerer Informationszugriff

Für das schnelle Auffinden von relevanten Informationen im unternehmensweiten Datenbestand stellt Doxis4 zahlreiche Recherchemöglichkeiten bereit (Enterprise Search). Intelligente Index- und Volltextrecherche minimeren Suchzeiten und sorgen dafür, dass Mitarbeiter schnell und kontextbezogen genau die richtigen Dokumente und Akten finden, die sie benötigen.

Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Das DMS wird in Doxis4 um leistungsstarke ECM-Funktionen ergänzt, die für Nachvollziehbarkeit im Rahmen der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung sorgen. Alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments werden durch Protokollierung transparent gehalten. Jeder (berechtigte) Mitarbeiter kann zu jedem Zeitpunkt zweifelsfrei nachvollziehen, wer was wann an welchen Dokumenten geändert bzw. gelöscht hat. Per Abonnement-Funktion werden Mitarbeiter über Änderungen an bestimmten Dokumenten oder auch Aktenregistern automatisiert informiert. Das schafft Transparenz und reduziert Durchlaufzeiten.

Haben Sie Fragen zu den Funktionen und Vorteilen von DMS?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen von DMS. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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