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So funktioniert Collaboration

Collaboration: So funktioniert Collaboration

Was ist Collaboration?

AIIM definiert Collaboration als Methode, bei der verschiedene Personen an einem Projekt zusammenarbeiten, um ein Geschäftsziel zu erreichen. Die Zusammenarbeit wird über Software ermöglicht, die Mitarbeitern einen gemeinsamen Datenzugriff erlaubt, sodass sie ortsunabhängig Dokumente bearbeiten sowie Termine, Aufgaben und Prozesse koordinieren können.

Was bedeutet Collaboration?

Collaboration heißt übersetzt zunächst „Zusammenarbeit“ und setzt Teamwork, also das gemeinsame Arbeiten von mehreren Beteiligten an einem Projekt, voraus. Im Gegensatz zum Teamwork kommt bei Collaboration jedoch die technische Komponente als entscheidendes Merkmal hinzu: Die eingesetzte Software ermöglicht die Kommunikation zwischen den Projektmitgliedern, die Steuerung der Arbeitsprozesse und ein gemeinsames Dokumentenmanagement (DMS).

Typische Collaboration-Tools:

  • Dokumentenbearbeitung
  • Virtuelle Projekträume
  • Desktop-Sharing
  • Dokumentenablagen
  • Projektplanungswerkzeuge
  • Teamkalender und Aufgabenplaner
  • Wikis und Blogs
  • Instant Messaging Funktionen und Chats
  • Newsgroups und Diskussionsforen
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Orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit

Vor allem Unternehmen, in denen Projektteams über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten, nutzen Collaboration-Tools. Aber auch in Projekten, bei denen mehrere Unternehmen ein gemeinsames Projektziel verfolgen, ist Collaboration ein fester Bestandteil. Die Interaktion zwischen den Projektbeteiligten kann synchron, also zeitgleich erfolgen, indem sie Meetings online halten und Dokumente parallel bearbeiten. Asynchrone Collaboration wird bei zeitlicher Verzögerung notwendig. Hier werden Dokumente und Daten über gemeinsame virtuelle Projekträume zeitversetzt bearbeitet und geteilt. Häufig müssen Mitarbeiter diese Zusammenarbeit mit Outlook, Excel & Co. organisieren. Der Aufwand und die Restriktionen sind dabei hoch und behindern die Teamarbeit mehr, als sie zu unterstützen.

Nachteile fehlender Collaboration-Software

  • In der Kommunikation per E-Mail und Chat werden nicht alle Mitglieder einbezogen
  • In der Cloud-Ablage und im Filesystem bleibt unklar, ob eine Dokumentversion die aktuellste ist und wer sie zuletzt bearbeitet hat
  • Aufgaben und Termine können mit Excel-Tabellen oder Kalendern nicht oder nur unzureichend koordiniert werden
  • Bei den genannten Lösungen können Sicherheitsrisiken auftreten, da nicht nachvollziehbar bleibt, an wen Informationen weitergegeben werden
  • Die Zusammenarbeit funktioniert trotz der vielen technischen Hilfsmittel nur begrenzt

Virtuelle Projekträume mit ECM realisieren

Mittels der Enterprise Content Management-Software (ECM) Doxis4 lassen sich virtuelle Projekträume gestalten, bei denen alle Projektbeteiligten jederzeit und ortsunabhängig auf eine gemeinsame Informationsbasis zugreifen können. Der Doxis4 iRoom bildet dabei die Grundlage für funktionierende Collaboration über Unternehmens-, Sprach- und Ländergrenzen hinweg. Damit ist es möglich, Projektmanagement, Informationsaustausch und die gemeinsame Kommunikation digital umzusetzen.

BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Ab­nah­men, Ver­träge, laufende Rech­nun­gen ihrer Märkte etc. in soge­nannten elektron­ischen Objekt­akten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell und unkom­pliziert papierlos bereit­zustellen.

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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Stadt Göttingen

Die Stadt Göttingen setzt auf eGovern­ment und hat mit Unter­stützung von SER in den ersten Orga­ni­sations­einheiten die elek­tro­nische Akten­führung eingeführt.

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DHL Express

DHL setzt seit 2010 auf eine ein­heit­liche, unter­nehmens­weite DMS-Lösung auf Basis von Doxis4, um mit dem Partner HP eines der größten kommer­ziellen Doku­men­ten­ar­chive welt­weit aufzu­bauen.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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DEGES

Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.

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PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

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Stadtwerke Bielefeld

Als Grundlage für eine einheitliche, struk­tu­rierte Doku­menten­ablage, den jeder­zei­tigen Zu­griff und die ge­wünsch­ten Prozess­ver­besse­rungen wurde die elektro­nische Bau­akte (EBA) auf Basis von Doxis4 ein­ge­führt.

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DER Touristik

Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unter­nehmens­gruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangs­rechnungen automatisch und archiviert alle Rech­nungs­belege revisions­sicher im SER-Archiv.

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Eissmann Group Automotive

Die Eissmann-Gruppe hat sich für den unter­nehmens­weiten Ein­satz der Doxis4 iECM-Suite von SER ent­schieden.

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Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Collaboration mit Doxis4

Zusammenarbeit im iRoom

Über den Doxis4 iRoom erhalten Projektteams einen geschützten Projektraum, der ihnen online jederzeit zur Verfügung steht. Externe Benutzer können per E-Mail eingeladen werden, sodass über Standorte, Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg Dokumente ausgetauscht, bearbeitet und Aufgaben verwaltet werden können. Dank der Check-in/Check-out-Funktion und Versionierung werden Dokumentänderungen nur von einer Person vorgenommen und es bleibt immer eindeutig nachvollziehbar, welche Dokumentversion die aktuelle ist. Soll z.B. in einem Brainstorming ein Dokument von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, kann es nach Office 365 oder SharePoint-Online ausgecheckt werden, wird dort gemeinsam geändert und anschließend wieder in Doxis4 eingecheckt. Grundlage für all dies bilden Doxis4-Funktionen wie Dokumentenmanagement (DMS), elektronische Akten und Business Process Management (BPM).

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Die Bearbeitung und Ablage von Dokumenten erfolgt in Doxis4 per Dokumentenmanagement (DMS). Nimmt ein Projektmitglied Änderungen an einem Dokument vor, dokumentiert Doxis4 Bearbeiter und Versionsstatus. Vorherige Versionen können jederzeit wieder aufgerufen und reaktiviert werden, falls ein Zugriff auf frühere Informationen nötig wird. Sollen Dokumente nicht verändert, aber mit einer Notiz versehen werden, können diese über Annotationen auf jedem Format angebracht werden. Per Abo-Funktion werden Projektmitglieder automatisch über alle Änderungen an Dokumenten, Akten und Vorgängen benachrichtigt.

Dokumente verwalten und teilen

Sollen Informationen über ein Projekt zusammengeführt werden, können Dokumente und damit verbundene Vorgänge in elektronischen Akten abgelegt werden. Der Digitale Aktendeckel zeigt alle wichtigen Informationen über den Akteninhalt auf einen Blick an. Über den Doxis4 iRoom erhalten auch externe Projektmitglieder Zugriff auf Akten und Dokumente. Das differenzierte Berechtigungskonzept sorgt dabei dafür, dass beispielsweise die Bearbeitung von Verträgen nur Projektleiter vornehmen dürfen und weitere Projektmitglieder lediglich Einsicht nehmen können.

Redundanzfreie Ablage im Kontext

Sollen zwischen Projektpartnern Dokumente mit großem Datenvolumen wie z.B. Bild- und Videodateien oder technische Zeichnungen ausgetauscht werden, stoßen E-Mail-Postfächer und Online-Speicherdienste schnell an ihre Grenzen, Sicherheitsrisiken inklusive. Doxis4 speichert dagegen alle Dokumente zentral in einem elektronischen Archiv. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über Verknüpfungen: Einmal in Doxis4 abgelegt kann ein Dokument beliebig oft mit weiteren Dokumenten, Aufgaben, elektronischen Akten oder im iRoom verknüpft werden. So stehen Dokumente direkt im richtigen Kontext zur Verfügung, ohne dass Kopien in unterschiedlichen Versionen entstehen.

Aufgaben und Projekte steuern

Aufgaben, Termine, Prioritäten und Bearbeiter managen Projektteams mit dem Taskmanagement von Doxis4. Projekte können so ad-hoc ohne lange Prozessmodellierung geplant und bei Bedarf jederzeit situativ angepasst werden. Dabei bleibt stets nachvollziehbar und protokolliert, wer welche Aufgaben bis wann erledigt. Automatische Fristenerinnerungen helfen Projektmitgliedern dabei, keine Aufgaben zu übersehen.

SharePoint & Co. integrieren

In Doxis4 sind Geschäftsprozesse mit den dazugehörigen Dokumenten und elektronischen Akten verknüpft, sodass alle erforderlichen Informationen stets im richtigen Kontext zur Verfügung stehen. Nutzt ein Unternehmen bereits Systeme wie SharePoint, lassen sie sich einfach einbinden: Dokumente und Vorgänge aus Doxis4 werden in das Collaboration-Tool integriert und stehen dort zur Verfügung. Umgekehrt können sie direkt aus dieser Anwendung heraus in Doxis4 recherchiert werden.

Vorteile der Collaboration mit Doxis4 auf einen Blick

Vorteile der Collaboration mit Doxis4 auf einen Blick

  • Geschützter virtueller Projektraum zur Zusammenarbeit
  • Schneller Austausch von Dokumenten und Daten über Standorte, Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg
  • Verfügbarkeit von zusammengehörigen Dokumenten, Akten und Vorgängen im Geschäftskontext
  • Differenzierte Zugriffsberechtigungen auf elektronische Akten, Register und Dokumente
  • Nachvollziehbarkeit der Entstehungshistorie und Aktualität von Dokumenten dank umfassender Versionierung und Dokumentation aller Vorgänge
  • Übersichtliche Steuerung und Verwaltung von Aufgaben und Vorgängen
  • Automatische Weiterleitung von Aufgaben und Fristenerinnerung

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