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Out of office – Mobiles ECM für flexibles Arbeiten an jedem Ort

Der Doxis4 mobileCube

Digitale Aktentasche für Smartphones und Tablets – Doxis4 mobileCube

Wenn Mitarbeiter schnellen Zugriff auf Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben benötigen, sitzen sie dabei nicht immer am Schreibtisch. Auf Geschäftsreisen, bei Kundenterminen und Sitzungen oder der Arbeit an wechselnden Standorten müssen wichtige Geschäftsunterlagen verfügbar sein und Geschäftsprozesse durch unmittelbare Entscheidungen vorangetrieben werden. Digitales Business kommt ohne mobiles Business ins Stocken.

Der mobile ECM-Client Doxis4 mobileCube bereichert die Doxis4 iECM-Suite durch ortsunabhängige Einsatzmöglichkeiten für Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben – überall, wo das Smartphone oder Tablet zur Hand ist (egal ob mit Apple iOS oder Google Android). Der Fokus des Doxis4 mobileCube liegt bewusst auf den typischen Anwendungsfällen des mobilen Anwenders.

Die Grundlage für ortsunabhängiges Arbeiten mit dem Doxis4 mobileCube bildet die leistungsstarke ECM-Infrastruktur der Doxis4 iECM-Suite mit dem zentralen Doxis4 Content Repository. Neben den flexiblen mobilen Zugriffsmöglichkeiten über Smartphone und Tablet stehen weitere windows- und webbasierte Clients zur Verfügung. So arbeiten alle Mitarbeiter und ggf. externen Beteiligten auf dem gleichen, aktuellen Informationsstand und können je nach Arbeitssituation PC, Notebook, Tablet oder Smartphone nutzen. 

Mit dem Doxis4 mobileCube greifen Nutzer unterwegs auf den gesamten Informationsbestand entsprechend ihrer Rolle und Berechtigungen zu. So sind sie jederzeit auskunfts- und entscheidungsfähig, meistern alltägliche Aufgaben und unerwartete Herausforderungen von jedem Ort aus.

Mobile Suche & Anzeige

Der mobile Client bietet dabei prinzipiell die gleichen Suchfunktionen wie die anderen Doxis4 Clients – natürlich optimiert für die mobile Nutzung. Gesucht wird über die hinterlegten Metadaten (Indexsuche), über den kompletten Dokumenteninhalt (Volltextsuche) oder mit einer Kombination beider Methoden. Die Suchergebnisse werden in einer für die Bildschirmgröße des Endgeräts optimierten Trefferliste angezeigt.

Für einen schnellen Zugriff auf häufig verwendete Dokumente können diese als Favorit gespeichert und auf das mobile Endgerät übertragen werden. Damit erhält der Anwender auch den Zugriff darauf ohne direkte Verbindung zu Doxis4 – z.B. bei der Nutzung im Flugzeug.

Zur Ansicht erstellt Doxis4 mobileCube für Bild- und TIFF-Dokumente eine PDF-Repräsentation „on-the-fly“ – inklusive Annotationen. Alle Dokumentformate, die das genutzte Betriebssystem unterstützt, können direkt in der Applikation angezeigt werden. Dazu gehören PDF, Office- sowie gängige Bildformate. In Verbindung mit dem Doxis4 Imaging Service zur Anzeige von Dokumenten unabhängig von der Originalanwendung können mehr als 300 Formate seitenweise auf das mobile Gerät geladen und angezeigt werden.

Mobile Ablage & Workflows

Dokumente, die auf dem mobilen Endgerät erzeugt, per E-Mail empfangen oder aus anderen Quellen heruntergeladen wurden, lassen sich über den Doxis4 mobileCube im Content Repository ablegen – so einfach wie Sie Inhalte in allen beliebten Apps teilen.

Mit Doxis4 mobileCube nehmen Anwender unterwegs an Vorgängen teil: sie empfangen Aufgaben, bearbeiten sie und leiten sie weiter. Zugriff besteht auf alle Postkörbe – sowohl persönliche und freigegebene Postkörbe als auch Gruppenpostkörbe.

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Ihr Nutzen

  • Ortsunabhängiger, mobiler Zugriff auf Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben
  • Einheitliche, aktuelle Informationen im zentralen Doxis4 Content Repository jederzeit verfügbar, auch offline
  • Unterstützung für verschiedene mobile Plattformen (Apple iOS, Google Android)
  • Windows- und Web-Clients für PC und Notebook gleichzeitig in einer Lösung nutzbar

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Client für mobile Endgeräte – Doxis4 mobileCube
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Client für mobile Endgeräte – Doxis4 mobileCube

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Design Client der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 cubeDesigner
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Design Client der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 cubeDesigner

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Fähigkeiten & Stärken

  • Dokumentenzugriff und Freigaben an jedem Ort

    Vom App-Startbildschirm des Doxis4 mobileCube aus sind die Funktionen für Dokumente, Vorgänge und Aufgaben in Doxis4 mit einem Fingerzeig erreichbar: Suche, Postkörbe, Verzeichnisse und Favoriten. Über vorkonfigurierte Profile ist die Verbindung zu verschiedenen Content Repositories in Doxis4 schnell hergestellt. Sie können so von „überall auf der Welt“ Anträge, Rechnungen etc. freigeben und auf wichtige Geschäftsunterlagen zugreifen. Auf Geschäftsreise können Warte- und Transferzeiten gut zum Arbeiten genutzt werden. Für Sitzungen oder beim Kundentermin sind ebenfalls alle wichtigen Akten und Dokumente verfügbar.

  • Persönlicher Arbeitsplatz

    Mit Doxis4 mobileCube steht nach der Anmeldung am Doxis4 Content Service Bus ein mobiler Arbeitsplatz mit direktem Zugriff auf die geschäftlich relevanten Informationen im Content Repository zur Verfügung. Dazu gehören die aktuell anstehenden Aufgaben im persönlichen Postkorb, in Gruppenpostkörben und in weiteren für den angemeldeten Doxis4-Nutzer freigegebenen Postkörben. Für einen schnellen Zugriff auf bestimmte Dokumente oder häufig verwendete Sucheinstellungen lassen sich eigene Verzeichnisse selbst definieren.

  • Keine mobilen Datenengpässe

    Die mobile Arbeit mit dem Smartphone oder Tablet scheitert oft an einer eingeschränkten oder fehlenden Netzwerkverbindung. Auf solche Engpässe ist der Doxis4 mobileCube vorbereitet: Alternativ zum Laden von kompletten Dokumenten können diese mit dem mobileCube seitenweise im mobilen Viewer geladen und angezeigt werden. Damit lassen sich auch umfangreiche Dokumente schnell öffnen, ohne lange Ladezeiten und mit minimaler übertragener Datenmenge. Wenn keine Verbindung zu Doxis4 besteht, sind persönliche Favoriten und vorkonfigurierte Verzeichnisse auch offline verfügbar. 

  • Compliance und Datenschutz

    Mit dem Doxis4 mobileCube können Mitarbeiter auch unterwegs Dokumente effizient und sicher austauschen, ohne Compliance- und Datenschutzrichtlinien zu verletzen. Spätestens seit der NSA-Affäre sollte sich jeder Gedanken darüber machen, wo man vertrauliche Informationen ablegt und mit welchen Apps man sie austauscht. Im zentralen Doxis4 Content Repository sind die Dokumente schon bisher gut aufgehoben und dort sollten sie auch bleiben – egal, wo mit ihnen gearbeitet wird. Selbst wenn das Smartphone oder Tablet verloren gehen sollte, sind die Daten sicher, weil sie in Doxis4 und nicht direkt auf dem Gerät gespeichert sind.

  • Mandantenfähigkeit

    Für Konzerne und mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit unentbehrlich. Doxis4 mobileCube unterstützt mandantenübergreifendes Arbeiten. Die verfügbaren Mandanten werden dazu am Doxis4 mobileCube Gateway konfiguriert. Mandanten, die nicht für eine mobile Nutzung vorgesehen sind, können nicht ungewollt verwendet werden.

  • Parallele Nutzung mit anderen Clients und Geräten

    Der Doxis4 mobileCube ist eine von vielen Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben in Doxis4. Je nach Arbeitssituation, Funktionsbedarf und Nutzungshäufigkeit können Mitarbeiter den passenden Doxis4-Client – auch als Windows- oder Webversion – auf PCs, Notebooks, Tablets oder Smartphones nutzen. So sind aktuelle Dokumentenversionen und Aufgaben jederzeit ortsunabhängig verfügbar und gemeinsam nutzbar. Unabhängig vom jeweiligen Client oder Gerät können die Rollen und Berechtigungen zentral, universell und einheitlich im Doxis4 cubeDesigner gesteuert werden.

Fähigkeiten & Stärken des Doxis4 mobileCube

Überall alles finden

Doxis4 mobileCube unterstützt die Suche nach allen Dokumenten im Content Repository, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat. Für verschiedene Anwendungsfälle sind jeweils passende Suchdialoge definierbar, um Dokumente über deren Metadaten und Dokumentinhalte zu finden. Die Trefferlisten passen sich automatisch an die Bildschirmgröße des Mobilgeräts an. Gruppierungen und Filter sorgen für einen schnellen Überblick über die Suchergebnisse, auch bei umfangreichen Trefferlisten.

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Dokumente unterwegs ablegen

Mit dem Doxis4 mobileCube lassen sich Dokumente, die Sie auf dem mobilen Endgerät erzeugen, per E-Mail empfangen oder aus anderen Quellen herunterladen, sicher im Content Repository ablegen und mit Kollegen „teilen“. Bei der Ablage der Dokumente können – je nach Konfiguration – die gewünschte Dokumentklasse (z.B. Angebot, Auftrag, Rechnung o.ä.) ausgewählt und weitere Indexkriterien für das zu archivierende Dokument automatisiert oder manuell vergeben werden. Damit lässt sich das Dokument auch zu einem späteren Zeitpunkt und von anderen Beteiligten leicht wiederfinden.

Jederzeit frei entscheiden

Zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort an Entscheidungsprozessen im Unternehmen teilnehmen, ist mit dem Doxis4 mobileCube Client ganz einfach möglich. Alle Postkörbe, auf die ein Anwender in Doxis4 Zugriff hat, stellt Doxis4 mobileCube dem Anwender zur mobilen Nutzung zur Verfügung. Um schnell und einfach auf neue Aufgaben zugreifen zu können, werden diese im Postkorb mit Angabe der Anzahl übersichtlich dargestellt. So kann beispielsweise die Entscheidung, ob eine Rechnung freigeben oder delegiert werden soll, ortsunabhängig und schnell getroffen werden.

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Doxis4 mobileCube im Überblick

Mobiler Client

  • Unterstützung für unterschiedliche mobile Plattformen (Apple iOS, Google Android)
  • Installation über Apple App Store oder Google Play Store
  • Zugriff auf mehrere Mandanten und Doxis4-Systeme

Suche

  • Verwendung von unterschiedlichen Suchdialogen, je nach Anwendungsfall
  • Systemseitige Vorschlagswerte für Eingabefelder („Proposals“)
  • Strukturierte Treffer-Darstellung mit konfigurierbarer Trefferlistendarstellung (ausgewählte Deskriptoren, vordefinierte Gruppierungen)
  • Performance-Optimierung durch „Paging“ – paketweise Übertragung zum mobilen Gerät

Verzeichnisse, Favoriten & Offline-Zugriff

  • Häufig verwendete Dokumente und Suchanfragen als persönliche Favoriten speichern
  • Startseite ermöglicht direkten Zugriff auf Favoriten und Verzeichnisse
  • Offline-Zugriff auf persönliche Favoriten und vorkonfigurierte Verzeichnisse
  • Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für Offline-Modus (z.B. Bildqualität, Seitenanzahl)

Anzeige

  • „On-the-fly“ Rendering von Imageformaten in PDF
  • Nutzung installierter Apps zur Dokumentanzeige
  • Thumbnail-Ansicht bei Teildokumenten
  • Einmischen von Annotationen bei der Anzeige in PDF
  • Nutzung des optionalen Doxis4 Imaging Service zur Anzeige von Dokumenten in mehr als 300 Formaten, unabhängig von der Originalanwendung
  • „Teilen“ von angezeigten Belegen mit anderen Anwendungen

Ablage & Indexierung

  • Ablage von Dokumenten aus anderen Apps über „Teilen“-Funktion
  • Konfigurierbare Ablagedialoge für verschiedene Dokumentklassen
  • Systemseitige Vorschlagswerte für Eingabefelder („Proposals“)
  • Anzeige- und Bearbeitungsfunktionen für die Dokumentdeskriptoren
  • „iecm-Links“ zu Aufgaben und/oder Dokumenten versenden und verarbeiten

BPM und Task Management

  • Einbindung mobiler Worker in laufende Geschäftsprozesse
  • Nutzung digitaler Postkörbe (persönliche, freigegebene, fremde und Gruppenpostkörbe)
  • Funktionen zur Vorgangssteuerung (Freigeben, Delegieren)
  • Anzeige aller Vorgangsinformationen (Metadaten und Dokumente)

Administration

  • Zentrale Administration z.B. zur Verteilung von Dialogen und Trefferlistendefinitionen
  • Unterstützung von Rollenkonzepten
  • Unterstützung für serverseitige Customizing-Fähigkeit
  • Unterstützung für vordefinierte Prozessmodelle

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