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Elektronische Archivierung mit Doxis4

Die Archivierungssoftware Doxis4 für die perfekte elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung mit der Doxis4 Archivierungssoftware ist heute weit mehr als nur die revisionssichere, langfristige Aufbewahrung von Informationen. Doxis4 bietet mit seinem Content Repository einen unternehmensweiten Informationspool für alle Dokumente und Daten. Hierin lassen sich Informationen zur Langzeitarchivierung genauso wie zur temporären Aufbewahrung und Bearbeitung ablegen. 

Das Doxis4 Content Repository verwaltet sämtliche  Informationsobjekte, die in einem digitalen Format vorliegen oder in eines überführt werden können – Dokumente, E-Mails, Bilder, Multimedia-Objekte, Links u.v.m. Basis für den späteren schnellen und zielsicheren Zugriff sind für Dokumente, Vorgänge und Akten getrennt  verwaltete Metadaten (Indexkriterien). Darüber hinaus erlaubt die vollständige Indizierung der Dokumente auch bequemes Recherchieren per Volltextsuche – dank Text Mining-Funktionalität erschließt die Suche in Doxis4 sogar im Kontext passende Informationen, auch wenn die Suchbegriffe nicht im Dokument enthalten sind.

Mit der richtigen Archivierungssoftware zur zertifizierten Revisionssicherheit

Auch in der täglichen Dokumentenarbeit müssen Sie sich gegen Datenverlust absichern. Fileverzeichnisse sind dazu nur bedingt geeignet. Sie könnten aus Versehen Dateien überschreiben, löschen oder Teile daraus unbedacht verändern. In der Komplexität mancher Fileverzeichnisse gehen Dokumente verloren, obwohl sie physikalisch noch vorliegen – es findet sie nur keiner mehr! Der Zugriff auf das Fileverzeichnis ist zumeist bestimmten Teams und Abteilungen vorbehalten. Dort, wo in Geschäftsprozessen abteilungsweit zusammen­gearbeitet wird, behindern Fileverzeichnisse den essenziellen Informationszugriff.

Als Archivierungssoftware und universelles Content Repository löst die Doxis4 DMS Software Fileverzeichnisse ab und eliminiert die zuvor beschriebenen Nachteile. Dank automatisierter Versionierung lassen sich Dokumente verändern, ohne dass die Ursprungs­version verloren geht. Die Entscheidung, ob und welche Dokumente dauerhaft archiviert werden sollen, wird durch ein Regelwerk gesteuert. Damit wird verhindert, dass nicht mehr benötigte Arbeitsversionen und nicht archiv­würdige Dokumente langzeit­gesichert werden.

Informationspool für eine sichere und strukturierte Archivierung von Dokumenten

In seiner Funktion als elektronisches Archiv gewährleistet Doxis4 die langfristige Sicherheit strukturierter und unstrukturierter Informationen. Die Archivierungssoftware sorgt durch ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept, Information Lifecycle Management (ILM) mit variablen Aufbewahrungsregeln, softwarebasiertem WORM-Schreibschutz und digitale Signaturen für ihre wirtschaftliche, revisionssichere sowie rechtskonforme Aufbewahrung. Eine ausgereifte Speichervirtualisierung ermöglicht die Anbindung, den gleichzeitigen Betrieb und den jederzeitigen Austausch unterschiedlichster Speichersysteme aller marktgängigen Hersteller – inkl. verschiedener Cloud-Lösungen. Mit Doxis4 lassen sich zudem jegliche Verteilungs- und Replikationsszenarien realisieren – zugeschnitten auf die Anforderungen vom ambitionierten Mittelstand bis hin zum weltweit agierenden Großkonzern. Doxis4 bietet für viele Anwendungs­fälle maßgeschneiderte Schnittstellen und Input-Services, beispielsweise für SAP-Daten, MS SharePoint, MS Exchange, IBM Lotus Domino etc., zur Realisierung unter­schiedlichster Archivierungs-Lösungen.

Das Doxis4 Content Repository steht also als Archivierungssoftware für weit mehr als nur elektronische Archivierung – es ist der Informationspool für effizientes Dokumentenmanagement.

Mehr über die Archivierungssoftware Doxis4 lesen

Ihr Nutzen

  • Sekundenschneller und ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
  • Sichere Aufbewahrung nach geltenden Compliance-Richtlinien
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung aller Abläufe
  • Maximale Flexibilität und langfristige Investitionssicherheit durch Speichervirtualisierung

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Ein Content Repository zur Archivierung aller Informationen

Elektronische Dokumentenarchivierung

Dokumentenarchivierung

Ablage über Doxis4- und Customer-Clients sowie di­rekt aus MS Office und Sharepoint. Au­to­ma­ti­scher Import/Indexierung großer Dokumentenmengen.

Elektronische E-Mail-ArchivierungElektronische E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung

Manuelle und automatisierte E-Mail-Archivierung, integriert in vorhandene Groupware: Exchange/ Outlook, Lotus Domino/Notes.

Elektronische FilesystemarchivierungElektronische Filesystemarchivierung

Filesystemarchivierung

Dateiarchivierung von Windows File Servern und anderen Systemen – manuell, administrativ oder regelgesteuert auf Basis von Datei­attributen.

Elektronische Datenarchivierung

Datenarchivierung

Archivierung von SAP-Daten durch Datenbank-Reorganisation aus allen SAP-Modulen – redu­ziert Größe und Wachstum der SAP-Datenbank.

SAP-ArchivierungSAP-Archivierung

SAP-Archivierung

Revisionssichere und rechtskonforme Archi­vierung von SAP-Dokumenten, inkl. Dokumentattributen.

SharePoint-ArchivierungSharePoint-Archivierung

Microsoft SharePoint-Archivierung

Manuelle Ablage direkt aus Microsoft SharePoint heraus und regelbasierte automatische, revisions­sichere Archivierung von SharePoint-Inhalten.

Dokumente und Daten erreichen Unternehmen aus unterschiedlichsten Quellen und in unterschiedlichen Formaten. Sie werden in vielen verschiedenen Applikationen (ERP, CRM, HR, Mail, Office etc.) erzeugt, müssen dort referenzierbar bleiben, auch wenn die Dokumente längst archiviert sind. Die Dokumentenarbeit erstreckt sich auf alle Unternehmensbereiche. Im Rahmen der Geschäftsprozesse müssen Mitarbeiter abteilungs- und standortübergreifend mit den Dokumenten arbeiten. Letztendlich müssen viele Dokumente langfristig gesichert werden, weil Gesetz, Compliance und Gewährleistung das erfordern. Für all das bietet die Archivierungssoftware auf Doxis4-Basis ein universelles und unternehmensweites Content Repository, bis hin zur elektronischen Archivierung und Langzeitaufbewahrung.

Doxis4 ermöglicht die Abkehr von einer verteilten und applikationsbezogenen, hin zu einer sicheren sach- und vorgangsbezogenen Informationsaufbewahrung. Über die bereits genannten Vorteile hinaus entlastet die Archivierung die verschiedenen Applikationen von der Datenlast und sichert damit deren Performance. Zudem senkt sie Kosten durch die Verlagerung von seltener benötigten Informationen auf günstigere Speichermedien. Aus Anwendersicht passiert das unbemerkt – es stehen weiterhin alle Informationen im jeweiligen Umfeld direkt zur Verfügung.

Whitepaper: GoBD-Anforderungen an ECM-Systeme

Whitepaper: GoBD-Anforderungen an ECM-Systeme

Dieses SER Whitepaper beschreibt relevante Anforderungen an Enterprise Content Management-Systeme (ECM) unter GoBD-Aspekten.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie betreffen alle DV-Systeme. Demnach müssen die in den GoBD definierten Grundsätze auch von einem ECM-/DMS-System erfüllt werden.

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GoBD-Anforderungen an ECM-Systeme
Whitepaper

GoBD-Anforderungen an ECM-Systeme

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Best Practice: Duravit AG
Anwenderbericht

Duravit AG: ECM mit Archiv, DMS und elektronischen Akten sowie serverbasierter E- Mail-Archivierung

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Archivierung von Personaldokumenten mit SAP-Integration
Short Best Practice

Randstad: Archivierung von Personaldokumenten mit SAP-Integration

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Der konzernweite Einsatz der Doxis4 Enterprise-Content-Management-Suite bei Eissmann Group Automotive
Anwendervideo

Der konzernweite Einsatz der Doxis4 ECM-Suite bei Eissmann Group Automotive

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Doxis4 Archiv Service
Fact Sheet

Archivierung mit Doxis4 - Doxis4 Archiv Service

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Fraport und SER: Jahrzehntelange Archivpartnerschaft
Anwenderbericht

Fraport und SER: Jahrzehntelange Archivpartnerschaft

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Doxis4 Consolidation Service
Whitepaper

Doxis4 Consolidation Service - Aufwände und Risiken bei der ECM-Migration minimieren

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DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv bei Knipex
Short Best Practice

Knipex: DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Archivierung & ILM für SharePoint
Whitepaper

Archivierung & ILM für SharePoint

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Massenscannen mit Doxis4 - Doxis4 Batch Scan
Fact Sheet

Massenscannen mit Doxis4 - Doxis4 Batch Scan

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Compliance Storage Lösungen: Sicher und zertifiziert
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Compliance Storage Lösungen: Sicher und zertifiziert – Doxis4 safeLock

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Storage, ILM, Replication & Retention
Fact Sheet

Storage, ILM, Replication & Retention – Doxis4 Storage-Related Services

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Fähigkeiten & Stärken der Archivierungssoftware Doxis4

  • Elektronisches Universal-Archiv

    Doxis4 Archivierungssoftware verwaltet und bewahrt jegliche Informationsobjekte, die in einem digitalen Format vorliegen oder in eines überführt werden können, sicher auf – Dokumente, E-Mails, Bilder, Multimedia-Objekte, Daten u.v.m. Von besonders aufbewahrungswürdigen bzw. aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen können jederzeit neben dem Originalbeleg langzeitsichere Ausführungen (Renditions) als TIFF, PDF, PDF/A-1 oder PDF/A-2 hinterlegt und auf unveränderbare Speichermedien, sog. WORM-Speicher, abgelegt werden. Die automatisierte, fein justierbare Verwaltung der Aufbewahrungsregeln und Löschfristen gemäß rechtlicher und unternehmensinterner Richtlinien sorgt einerseits für den notwendigen Schutz wichtiger Belege, andererseits dafür, dass Speicherkapazitäten auch wieder frei werden. Zur wirtschaftlichen Nutzung der verfügbaren Speichersysteme tragen außerdem Deduplizierung (Single-Instancing) und Information Lifecycle Management (ILM) bei. Ersteres stellt sicher, dass identische Inhalte nur einmal „physisch“ im Archiv gespeichert werden und vermeidet so Redundanzen, letzteres überwacht den kompletten Dokumenten­lebenszyklus und stellt dabei stets die optimale Verfügbarkeit bei Nutzung der möglichst kosteneffizientesten Speichersysteme sicher.

  • Zertifizierte Revisionssicherheit

    Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 iECM-Suite die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. Die elektronische Archivierung erfolgt mit der Archivierungssoftware Doxis4 demnach gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie AO, HGB und GoBD entsprechend revisionssicher. Softwarebasierter WORM-Schreibschutz(„Write Once Read Multiple“) verhindert, dass die auf Festplatten gespeicherten Daten nachträglich geändert oder gelöscht werden. Die zertifizierte Revisionssicherheit im Zusammenspiel mit sorgfältiger Verfahrensdokumentation, flexiblen Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und digitale Signaturen sind die Grundlage für Rechtskonformität und den langfristigen Schutz aufbewahrungspflichtiger und -würdiger Dokumente.

  • Informationen finden und standortunabhängiger Zugriff

    Informationen sicher aufzubewahren, ist nur der erste Schritt. Entscheidend für die tägliche Arbeit mit Informationen ist deren schnelles Auffinden. Basis dafür sind frei definierbare Indexkriterien (Metadaten) pro Dokument, Vorgang und Akte – die automatisiert erstellt werden (auch aus Drittsystemen, wie z.B. SAP), aber jederzeit manuell ergänzt werden können. Die getrennte Verwaltung der Metadaten (SQL-Datenbank) und Dokumentinhalte (Speichersystem) sorgt für schnelle Verfügbarkeit, auch bei riesigen Dokumentenbeständen. Zusätzlich indiziert die Archivierungssoftware Doxis4 sämtliche Inhalte und erschließt über eine intelligente assoziative Volltextsuche den gesamten Informationsbestand. Doxis4-Archive sind dabei äußerst flexibel einsetzbar: Bei Bedarf stellen sie die Dokumente im Kontext der Sach- und Vorgangsbearbeitung führender Systeme wie ERP, CRM, HR etc. bereit. Anderenfalls erfolgt der Zugriff über einen der Doxis4 Clients (Windows, Web, Mobil) oder in Intranet-Portalen, SharePoint uvm. über Portlets.

  • Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit

    Grundlage für die Sicherheit der archivierten Geschäftsunterlagen sind persönliche Benutzerautorisation und -Authentifizierung sowie die SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation. Granulare Berechtigungen ermöglichen eine differenzierte Zugangssteuerung zu unternehmenskritischen bzw. geheimen Informationen und verhindern deren unerlaubte Weitergabe. Die Archivierung kann zudem verschlüsselt erfolgen, um auch vor Ausspähung geschützt zu sein. Mit der in Doxis4 integrierten Audit Trail-Funktion lässt sich im Falle des Falles jederzeit nachweisen, wer wann welche Dokumente, Vorgänge und Akten eingesehen und Änderungen vorgenommen hat.

  • Speichervirtualisierung und Replikation

    Die Doxis4 Archivierungssoftware unterstützt alle marktgängigen Speichersysteme, z.B. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR,Centera und ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 safeLock uvm., und kann diese über Speichervirtualisierung zu einem übergreifenden, „virtuellen“ Speicherystem zusammenschließen. Der Einsatz der Speichervirtualisierung macht Unternehmen flexibel: Für die Speicherung von Langzeit-Datenbeständen können kostengünstige Speichermedien, für Bestände, auf die häufig zurückgegriffen wird, besonders schnelle Medien eingesetzt werden. Auch angesichts der rasanten Entwicklung im Bereich der Speichersysteme ist Speichervirtualisierung die richtige Lösung: Unternehmen profitieren von neuen Technologien – z.B. auch Cloudspeicher – ohne ältere Systeme sofort abschreiben zu müssen – Investitionen bleiben gesichert. Bei verteilten Standorten sorgen leistungsfähige intelligente Replikationsmechanismen für schnelle Verfügbarkeit und effiziente Auslastung der Speichersysteme.

  • Mandantenfähigkeit

    Für Konzerne und mittel­ständische Unter­nehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbst­ständiger Einheiten ist die Mandanten­fähigkeit der Doxis4-Archivierung unentbehrlich: Mehrere Gesellschaften bzw. Mandanten können gleichzeitig Dokumente und Daten revisionssicher und voneinander getrennt aufbewahren. Ein Wechsel zwischen den Mandanten ist entweder nur über eine erneute Benutzer­autorisation und -authentifizierung möglich oder die Mandanten­trennung wird über das Berechtigungs­konzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert. Doxis4 ermöglicht so eine getrennte Datenhaltung und verhindert gleichzeitig den gegenseitigen Datenzugriff – wie vom Gesetzgeber gefordert.

  • Elektronische Signaturen

    Ohne eine qualifizierte elektronische Signatur werden elektronische Dokumente nicht als Urkunde anerkannt. Signaturen schützen zudem vor Fälschungen und ermöglichen die zweifelsfreie Feststellung des Urhebers (Authentizität). Doxis4 unterstützt den Einsatz elektronischer Signaturen umfassend – vom Scannen bis zur revisionssicheren Archivierung. Signaturen können mit der Archivierungssoftware Doxis4 einzeln oder in Batch-Prozessen erstellt, überprüft und archiviert werden. Doxis4 verwaltet problemlos mehrere elektronische Signaturen pro Dokument.

Archivierungssoftware Doxis4 - IDW PS 880 zertifiziert

Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie der Digital Workspace chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.

Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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EDEKA Nord

EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Ab­nah­men, Ver­träge, laufende Rech­nun­gen ihrer Märkte etc. in soge­nannten elektron­ischen Objekt­akten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell und unkom­pliziert papierlos bereit­zustellen.

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DER Touristik

Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unter­nehmens­gruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangs­rechnungen automatisch und archiviert alle Rech­nungs­belege revisions­sicher im SER-Archiv.

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Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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Raffinerie Heide GmbH

Raffinerie Heide hat mit Doxis4 eine ECM-Infrastruktur aufgebaut: mit elektronischer Archivierung technischer Zeichnungen, Vertragsmanagement, eAkten, SAP-Archiv und Projektgenehmigungsworkflow.

Mehr lesen »
Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

Mehr lesen »
SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

Anwenderbericht »

Archivierungssoftware Doxis4 im Überblick

Content Repository

  • Archiviert Dokumente (NCI- und CI-Dokumente), Daten, E-Mails, Images, Multi-Media-Objekte uvm.
  • Einheitliche Metadatenverwaltung in relationaler Datenbank
  • Vielfältige Recherchemöglichkeiten über den kompletten Datenbestand
  • Umfassende Verwaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen
  • Virtualisierung physikalischer Speicher

Enterprise-ready

  • Hoch skalierbar – bis hin zu unternehmensweiten Anwendungen
  • Hochperformant auch bei hohen Anforderungen an Durchsatz und Zugriffsraten
  • Replikationsmodul für maximale Verfügbarkeit auch bei verteilten Standorten
  • Multi-Mandantenfähig

Compliance/Sicherheit

  • Zertifizierte revisionssichere Archivierung (IDW PS 880)
  • Softwarebasierter WORM-Schreibschutz
  • Serverseitige Verschlüsselung der Informationsobjekte
  • Sichere Client-Server-Kommunikation (SSL-basiert)

Schnittstellen

  • Unterstützung aller marktgängigen Speichersysteme: z.B. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR,Centera und ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock uvm.
  • Universelle Schnittstellen zu gängigen ERP-, HR- und CRM-Systemen
  • Zertifizierte Schnittstellen zu SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Administration

  • Plattformübergreifende Applikation und Datenhaltung
  • Administration über grafische Benutzeroberfläche (webbasiert)

Entdecken Sie interessante Inhalte zum Thema elektronische Archivierung in der SER-Mediathek

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In unserer Mediathek finden Sie eine Vielzahl interessanter und umfangreicher Dokumente und Referenzen rund um das Thema elektronische Archivierung. Hier finden Sie:

  • Anwenderberichte & -videos
  • Fact Sheets, Broschüren & Whitepaper
  • Webinar-Aufzeichnungen
  • und vieles mehr zum Thema Archivierung.

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Information Lifecycle Management (ILM)

ILM bündelt Prozesse und Technologien zur Verwaltung der Informationen eines Unternehmens über den gesamten Lebenszyklus. Es sorgt dafür, dass Daten und Dokumente im Geschäftsprozess zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen und gleichzeitig sicher auf dem jeweils optimalen Speicher-Medium abgelegt sind – unter Berücksichtigung von Geschwindigkeit, Kostenaspekten und gesetzlichen Bestimmungen.

Dokumentenlebenszyklus

  • Verwaltung strukturierter und unstrukturierter Informationen über den gesamten Lebenszyklus
  • automatisierte Verlagerung von Dokumenten und Daten auf das jeweils optimale Speichermedium
  • intelligente Caching-Mechanismen

Elektronische Archivierung von Dokumenten im Kontext der Doxis4-Architektur

Elektronische Archivierung auf Basis der integrierte ECM-Plattform Doxis4

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