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Vertragsmanagement Software –
Struktur und Transparenz mit der elektronischen Vertragsakte

Effektives Vertragsmanagement der elektronischen Vertragsakte in Doxis4

Vertragsmanagement Software Doxis4

Doxis4 bringt mit elektronischen Akten Ordnung, Struktur und Transparenz ins Vertragsmanagement. Die Lösung dient dem revisionssicheren Archivieren, Recherchieren und Überwachen jeglicher Vertragsunterlagen. Als Einstiegspunkt in die Doxis4 Vertragsakte dient das Informations­cockpit mit allen wichtigen Vertragsdaten. Von hier erfolgt der direkte Zugriff auf die Vertragsdokumente. In der Vertragsakte lassen sich ganzheitlich alle anfallenden Vertragsinformationen — gleich welchen Mediums — strukturiert über den gesamten Vertragszyklus verwalten. Fristenmonitor und Wiedervorlage­management informieren automatisiert über anstehende Termine und Fristen. Erweitert um Postkorb- und Workflow-Funktionalität lassen sich Vertragsfreigaben und –revision kontrolliert durchführen und dokumentieren.

Weitere Informationen zum Vertragsmanagement mit Doxis4 erhalten Sie auch in unserer kostenlosen Broschüre.

Ihr Nutzen

  • Informations­cockpit mit allen wichtigen Vertragsdaten
  • Automatisierte Wiedervorlagen und Fristenüberwachung
  • Einhaltung von Rechtsvorschriften und Compliance-Richtlinien
  • Standort- und abteilungsüber­greifender Zugriff auf Verträge
  • Basis für betriebswirt­schaftliche, rechtliche und statistische Reports

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Doxis4 Vertragsmanagement

Broschüre: Doxis4 Vertragsmanagement

Mit dem elektronischen Doxis4 Vertragsmanagement managen Sie compliant alle Vertragsunterlagen unternehmensweit und ermöglichen bereichs-, sprach- sowie länderübergreifend allen berechtigten Mitarbeiter Zugriff hierauf. So schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Ihrem Vertragswesen.

Erfahren Sie mehr über das Doxis4 Vertragsmanagement in unserer Broschüre.

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Fähigkeiten & Stärken - Vertragsmanagement Software Doxis4

  • Eine Lösung für alle Verträge

    Mit nur einer Lösung lassen sich alle im Unternehmen anfallenden Verträge und Vereinbarungen verwalten, z.B. Kreditverträge, Rahmenvereinbarungen, Kunden- und Lieferantenvereinbarungen, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, Gesellschaftsvereinbarungen, Konzernvereinbarungen, Versicherungen, Arbeitsverträge, Lizenz- und Wartungsverträge.

  • Einfacher Zugriff

    Verträge lassen sich strukturiert über alle erfassten Vertragsmetadaten standortunabhängig aufrufen. Zusätzlich ermöglicht die Volltextsuche eine inhaltsbezogene Suche über die Dokumenteninhalte und Metadaten. Der Zugriff auf die Vertragsakten und –dokumente wird über Berechtigungen gesichert. Außerhalb des Office ermöglichen Offline-Akte sowie Web- und Mobil-Client den Zugriff auf die Vertragsunterlagen.

  • Datenschutz/-sicherheit

    Für die Datensicherheit sorgt das systemeigene Doxis4-Berechtigungskonzept, das unkontrollierte und unautorisierte Zugriffe auf Verträge verhindert. Zudem protokolliert der im Doxis4 Vertragsmanagement integrierte Audit Trail alle Zugriffe und Veränderungen an den Vertragsunterlagen. Die Speicherung erfolgt in revisionssicheren Formaten (TIFF, PDF und PDF/A). Mittels eines zusätzlichen SoftWORM-Schutzes wird verhindert, dass Vertragsunterlagen absichtlich oder versehentlich gelöscht werden.

  • Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

    Das in Doxis4 enthaltene Fristen- und Wiedervorlagemanagement überwacht automatisiert sämtliche Vertragsunterlagen und informiert den zuständigen Vertragssachbearbeiter über anstehende Termine und Fristen. Erfolgt keine Reaktion, werden automatisch weitere Vertragsverantwortliche benachrichtigt (Eskalationsmechanismen).

  • Integration

    Das Doxis4 Vertragsmanagement lässt sich in Microsoft Office, ERP-, CRM-, Facility Management und andere vertragsrelevante Softwareanwendungen integrieren. Automatisiert können alle erforderlichen Vertragsstamm- und Bewegungsdaten übernommen werden. Durch die Microsoft-Integration lassen sich Vertragsdokumente schon beim Erstellen in das Doxis4 Vertragsmanagement überführen. Somit bieten sich Möglichkeiten von Vorlagenmanagement bis hin zur automatisierten Versionierung.

Effektives Vertragsmanagement mit Doxis4
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Broschüre Doxis4 Vertragsmanagement
Broschüre

Doxis4 Vertragsmanagement

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Neue Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen
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Neue Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen

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DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv bei Knipex
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Knipex: DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Verträge mit Doxis4 managen - Doxis4 Vertragsmanagement

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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
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Die eAkte – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Akten beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Akten in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Stadtwerke Bielefeld

Als Grundlage für eine einheitliche, struk­tu­rierte Doku­menten­ablage, den jeder­zei­tigen Zu­griff und die ge­wünsch­ten Prozess­ver­besse­rungen wurde die elektro­nische Bau­akte (EBA) auf Basis von Doxis4 ein­ge­führt.

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Raffinerie Heide GmbH

Raffinerie Heide hat mit Doxis4 eine ECM-Infrastruktur aufgebaut: mit elektronischer Archivierung technischer Zeichnungen, Vertragsmanagement, eAkten, SAP-Archiv und Projektgenehmigungsworkflow.

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KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Dokumentenmanagement (DMS) mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

Anwenderbericht »
PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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Vertragsmanagement: Alle Vertragsdaten im Blick

Die Doxis4 Vertragsakte zeigt alle wichtigen Vertragsdaten übersichtlich in einem Informationscockpit an — inklusive Fristen und Wiedervorlagen.

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Optimierte Vertragsprozesse

Unterschiedlichste Vertragsvorgänge lassen sich in Doxis4 standardisiert oder ad-hoc abbilden und durchführen. Umfassende DMS-Funktionen wie z.B. Annotationen, Vorlagen, Versionierung, ermöglichen die vollständig digitale Vertragsbearbeitung.

Reports & Auswertungen im Vertragsmanagement

Flexible, frei definierbare Auswertungsfunktionen bilden die Basis für betriebswirtschaftliche, rechtliche und statistische Reports (z.B. die Darlegung von Haftungsverhältnissen).

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Vertragsmanagement Software Doxis4 im Überblick

Vertragsaktenmanagement

  • Revisionssichere und rechtssichere Archivierung von Verträgen und vertragsrelevanten Dokumenten
  • Medienübergreifende Verwaltung aller Vertragsobjekte in einer Akte (Office-Dokumente, E-Mails, gescannte Papierdokumente, Videos etc.)
  • Referenzierungsmöglichkeiten (andere Verträge, Hierarchien, Gruppierungsmöglichkeiten)
  • Zuordnung von Dokumenten zu mehreren Vertragsvorgängen – ohne Redundanzen im Archiv 
  • Vorschlagslisten zur Indexierung der Dokumente und Auswahl beim Suchen
  • Nachträgliche Attributierung der Dokumente oder Änderung der Attributierung möglich

Vertragsdokumentenmanagement

  • Umfangreiche DMS-Funktionen (Annotationen, Versionierung, Check out/Check in)
  • Ablage von MS-Office Dokumenten via Drag & Drop in den Doxis4 Client inkl. Übernahme von Dateieigenschaften (optional)
  • Recherche relevanter Vertragsdokumente bei der Bearbeitung direkt aus MS Office heraus (optional)
  • Ablage von Dokumenten in verschiedenen Repräsentationen als Quell- und Zielformat, z.B. Word und PDF

Vertragsprozessmanagement

  • Flexible, transparente und dokumentierte Vertragsworkflows
  • Abbildung standardisierter und Ad-hoc-Workflows
  • Übersicht, welche Verträge sich in Abstimmung befinden
  • Clientseitiges Auditing — wer hat was, wann an welchen Dokumenten vorgenommen

Vertragsdatenmanagement

  • Übernahme und Synchronisation von Vertragsdaten aus kaufmännischen Bestandssystemen, Excel-Listen etc.
  • Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung
  • Standardexport zur Auswertung z.B. in MS-Excel

Haben Sie Fragen zur elektronischen Vertragsakte oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zur elektronischen Vertragsakte oder Enterprise Content Management mit Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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